Căn cứ pháp lý
Việc báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm được quy định trong các văn bản pháp lý sau:
- Điều 71 của Nghị định 129/2025/NĐ-CP: Quy định chi tiết về việc lập báo cáo định kỳ sáu tháng một lần liên quan đến tình hình lực lượng lao động trong doanh nghiệp.
- Mẫu số 01/PLI trong Phụ lục I theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP: Xác định biểu mẫu khai báo chính thức dùng cho việc báo cáo này.
- Điều 12 Bộ luật Lao động năm 2019: Ghi rõ nghĩa vụ quản lý, theo dõi và thống kê lao động của các cơ sở sử dụng lao động.
- Khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 35/2022/NĐ-CP và tiếp tục bổ sung bởi Nghị định 129/2025/NĐ-CP): Rõ ràng các trách nhiệm báo cáo khi có thay đổi trong đội ngũ lao động.
Minh họa: Lao động & việc làm — Ảnh: The government of the Democratic Republic · Public domain
Yêu cầu báo cáo và thời hạn
Mỗi cơ sở sử dụng lao động có bổn phận gửi báo cáo sáu tháng một lần liên quan đến tình hình sử dụng lao động. Đối với nửa đầu năm 2026, báo cáo này phải được nộp không quá hạn định bởi pháp luật đến Sở Nội vụ (hoặc Sở Lao động, Thương binh và Xã hội tùy theo địa phương), thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia với địa chỉ dichvucong.gov.vn.
Đồng thời, cơ sở sử dụng lao động cũng phải thông báo các nội dung liên quan đến cơ quan bảo hiểm xã hội có thẩm quyền tại khu vực nơi đặt văn phòng làm việc chính, chi nhánh hoặc các địa điểm hoạt động của mình.
Các bước nộp báo cáo trực tuyến
Bước 1: Truy cập hệ thống Cổng Dịch vụ công Quốc gia
Người đại diện doanh nghiệp cần mở trình duyệt web và điều hướng tới địa chỉ dichvucong.gov.vn để bắt đầu thủ tục nộp báo cáo.
Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống
Nếu đã sở hữu tài khoản tại Cổng Dịch vụ công Quốc gia, hãy nhập thông tin đăng nhập. Trong trường hợp chưa có tài khoản, hệ thống cung cấp tùy chọn để tạo tài khoản mới bằng cách chọn nút tương ứng.
Bước 3: Tìm kiếm và lựa chọn dịch vụ
Sau khi đăng nhập thành công, người dùng truy cập vào mục "Dịch vụ công trực tuyến". Tại đây, tìm kiếm thủ tục liên quan đến báo cáo tình hình sử dụng lao động. Lựa chọn "Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và báo cáo tình hình sử dụng lao động".
Bước 4: Khởi động quy trình nộp
Sau khi xác định thủ tục cần thực hiện, bấm vào nút hoặc liên kết gợi ý "Nộp trực tuyến" để bắt đầu quá trình khai báo.
Bước 5: Khai báo thông tin chi tiết
Điền đầy đủ các thông tin theo hướng dẫn của hệ thống. Tại bước này, chọn cơ quan chủ trì tiếp nhận báo cáo - đó là Sở Nội vụ (hoặc cơ quan tương ứng) tại địa điểm đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của doanh nghiệp.
Bước 6: Đăng ký thông tin
Nhấn nút "Đăng ký" để hệ thống ghi nhận và lưu trữ những thông tin vừa nhập.
Bước 7: Xác nhận thành công
Khi hệ thống hiển thị thông báo xác nhận "Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công", bấm nút "Thoát" để hoàn tất bước này.
Bước 8 đến 11: Phối hợp với bảo hiểm xã hội
Doanh nghiệp tiếp tục nhập biểu mẫu khai báo lao động theo mẫu quy định và gửi toàn bộ hồ sơ thông qua hệ thống quản lý của cơ quan bảo hiểm xã hội. Nhân viên bảo hiểm xã hội sẽ thực hiện xử lý và kiểm tra các tài liệu được nộp. Cổng Dịch vụ công Quốc gia sẽ tự động truy xuất dữ liệu lao động từ cơ sở dữ liệu bảo hiểm xã hội. Cuối cùng, báo cáo sẽ được gửi tự động tới hệ thống một cửa của địa phương theo kỳ báo cáo do Bộ Nội vụ xác định.
Nộp báo cáo bằng hình thức giấy
Trong trường hợp không thể hoàn tất nộp trực tuyến hoặc cơ sở sử dụng lao động có lý do chính đáng, có thể nộp báo cáo dưới dạng tài liệu giấy. Hồ sơ giấy phải sử dụng Mẫu số 01/PLI và được gửi trực tiếp đến Sở Nội vụ cũng như cơ quan bảo hiểm xã hội tại khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Đối với cơ sở hoạt động trong khu công nghiệp hoặc khu kinh tế, báo cáo cũng cần được gửi đến Ban quản lý khu công nghiệp hoặc khu kinh tế tương ứng.
Những lưu ý quan trọng
Cơ sở sử dụng lao động cần chú ý tuân thủ đúng thời hạn quy định bởi pháp luật để nộp báo cáo sáu tháng. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng các hồ sơ, tài liệu liên quan và đảm bảo tính chính xác của thông tin khai báo sẽ giúp tránh được những rủi ro pháp lý không cần thiết. Nếu cần tư vấn cụ thể cho tình huống riêng của doanh nghiệp, người sử dụng lao động nên liên hệ trực tiếp với cơ quan chủ quản hoặc cơ quan bảo hiểm xã hội để được hướng dẫn chi tiết.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
