Chính sách thuế với khoản chi phúc lợi cho người lao động

Cơ sở pháp lý

1. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 14/2008/QH12 ngày 03/6/2008 và các Luật sửa đổi, bổ sung, quy định nguyên tắc xác định chi phí được trừ khi tính thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

2. Nghị định số 218/2013/NĐ-CP ngày 26/12/2013 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Thuế TNDN, trong đó quy định về các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

3. Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 218/2013/NĐ-CP, quy định chi tiết về khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động tại khoản 2.30 Điều 6.

4. Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 78/2014/TT-BTC, trong đó Điều 4 sửa đổi khoản 2.30 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định tổng số chi phúc lợi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế.

5. Các văn bản hướng dẫn về chi phí được trừ và hóa đơn, chứng từ hợp pháp gồm Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và các văn bản sửa đổi, bổ sung hiện hành về quản lý thuế và chi phí được trừ.

6. Luật Thuế thu nhập cá nhân số 04/2007/QH12 và các văn bản hướng dẫn thi hành quy định về thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các khoản phúc lợi mà người lao động được thụ hưởng.

Nội dung chi tiết

Khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động là khoản chi mà người lao động được thụ hưởng trực tiếp gồm: chi hỗ trợ ăn giữa ca, chi khám chữa bệnh, chi hỗ trợ gia đình người lao động, chi cho sinh nhật, hiếu hỉ, trợ cấp khó khăn doanh nghiệp chi cho người lao động theo quy chế chi tiêu nội bộ của doanh nghiệp. Các khoản chi này nếu đáp ứng điều kiện quy định sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Minh họa: Lao động & việc làm — Ảnh: Marinus van Reymerswaele · Public domain

Điều kiện để khoản chi phúc lợi được trừ gồm: khoản chi thực tế phát sinh và thực chi cho người lao động; có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định; tổng số chi phúc lợi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp. Lương bình quân thực tế thực hiện được xác định theo quy chế tài chính và bảng lương của doanh nghiệp.

Phần chi phúc lợi vượt mức 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN và doanh nghiệp phải loại trừ khi quyết toán thuế.

Về thuế TNCN, các khoản chi phúc lợi bằng tiền hoặc hiện vật mà người lao động được thụ hưởng có thể thuộc thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động, trừ các khoản được miễn thuế theo quy định. Doanh nghiệp có trách nhiệm xác định và kê khai, khấu trừ thuế TNCN đối với các khoản phúc lợi chịu thuế theo quy định.

Về hình thức chi trả, doanh nghiệp có thể chi phúc lợi bằng tiền mặt hoặc bằng hiện vật cho người lao động nhưng phải đảm bảo quy chế chi tiêu nội bộ quy định rõ, có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh khoản chi thực tế phát sinh và người lao động được thụ hưởng trực tiếp.

Quy trình thực hiện

1. Xác định các khoản chi phúc lợi dự kiến trong năm dựa trên nhu cầu thực tế của người lao động và khả năng tài chính của doanh nghiệp.
2. Lập và ban hành quy chế chi phúc lợi của doanh nghiệp, trong đó quy định rõ đối tượng, mức chi, hình thức chi và thủ tục thanh toán cho từng khoản phúc lợi.
3. Thu thập đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp đối với từng khoản chi phúc lợi đã thực hiện, gồm chứng từ chi tiền, phiếu chi và tài liệu liên quan khác.
4. Tính tổng chi phúc lợi thực tế trong năm và so sánh với 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế để xác định phần chi được trừ.
5. Kê khai các khoản chi phúc lợi hợp lý trong hồ sơ quyết toán thuế TNDN, loại trừ phần chi vượt mức không được trừ.
6. Đối chiếu với việc kê khai thuế TNCN của người lao động để đảm bảo các khoản phúc lợi chịu thuế được kê khai, khấu trừ đầy đủ theo quy định.

Lưu ý quan trọng

Nếu quy chế chi tiêu nội bộ của doanh nghiệp quy định rõ các khoản chi phúc lợi thì khoản chi này có thể được tính vào chi phí được trừ trong giới hạn 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế theo quy định.

Phần chi phúc lợi vượt mức 01 tháng lương bình quân bị loại trừ khi quyết toán thuế TNDN, do đó doanh nghiệp cần theo dõi, kiểm soát tổng mức chi trong năm để tránh phát sinh khoản chi không được trừ.

Các khoản phúc lợi bằng tiền mặt hoặc hiện vật cho người lao động có thể thuộc thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động, trừ các khoản được miễn thuế theo quy định; doanh nghiệp cần rà soát để kê khai, khấu trừ đúng nghĩa vụ thuế TNCN.

Cần đảm bảo đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và hồ sơ chứng minh khoản chi thực tế phát sinh; thiếu chứng từ là căn cứ để cơ quan thuế loại trừ khoản chi khi thanh tra, kiểm tra thuế.

Quy định về chi phí được trừ và thuế TNCN thường xuyên được sửa đổi, bổ sung; doanh nghiệp nên cập nhật các văn bản mới nhất của cơ quan thuế và văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính để áp dụng đúng quy định hiện hành.

Khi có vướng mắc về chính sách thuế, doanh nghiệp nên liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc tổ chức tư vấn thuế chuyên nghiệp để được hướng dẫn cụ thể trước khi thực hiện.

Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.