Căn cứ pháp lý
Vấn đề quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với khoản tiền lương, tiền công được điều chỉnh bởi Nghị định 253/2026/NĐ-CP. Trong đó, Điều 51 của Nghị định này quy định cụ thể trách nhiệm quyết toán thuế thuộc về tổ chức, cá nhân trả thu nhập cũng như cá nhân cư trú có phát sinh thu nhập từ tiền lương, tiền công; đồng thời Điều 50 quy định về việc khấu trừ thuế TNCN áp dụng cho cá nhân cư trú giao kết hợp đồng lao động (HĐLĐ) từ 03 tháng trở lên và một số trường hợp khấu trừ thuế khác. Đây là hai điều khoản then chốt để xác định một người lao động, sau khi chấm dứt HĐLĐ và đã bị khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10% trên thu nhập, có còn nghĩa vụ tự quyết toán thuế hay không.
Minh họa: Hợp đồng & dân sự — Ảnh: Mti · CC BY-SA 3.0
Nguyên tắc xác định trách nhiệm quyết toán thuế
Theo khoản 1 Điều 51 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, nguyên tắc chung là cá nhân phát sinh thu nhập từ tiền lương, tiền công phải thực hiện quyết toán thuế theo từng năm tính thuế. Tuy nhiên, pháp luật cũng đặt ra một số ngoại lệ, theo đó cá nhân được miễn trách nhiệm tự quyết toán trong hai trường hợp sau:
Thứ nhất, khi số thuế còn phải nộp thêm sau khi xác định lại thấp hơn số thuế đã tạm nộp trong kỳ tính thuế, và cá nhân đó không có yêu cầu hoàn lại phần chênh lệch hoặc không đề nghị bù trừ số tiền này vào nghĩa vụ thuế của kỳ kế tiếp.
Thứ hai, khi cá nhân có thêm nguồn thu nhập từ nơi khác ngoài đơn vị chi trả chính, nhưng phần thu nhập phát sinh thêm này tính bình quân theo tháng trong năm không vượt quá 15 triệu đồng, và tổ chức hoặc cá nhân chi trả khoản thu nhập đó đã thực hiện khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% ngay tại thời điểm chi trả. Đây chính là trường hợp thường gặp khi người lao động chấm dứt HĐLĐ giữa năm: khoản tiền lương, trợ cấp hoặc các khoản chi trả khác sau khi nghỉ việc có thể bị đơn vị sử dụng lao động khấu trừ 10% trước khi chi trả, và nếu thoả mãn điều kiện về mức thu nhập bình quân nêu trên thì cá nhân không bắt buộc phải tự quyết toán đối với phần thu nhập này.
Nói cách khác, việc đã bị khấu trừ 10% không tự động đồng nghĩa với việc được miễn quyết toán; điều kiện tiên quyết là mức thu nhập phát sinh thêm phải nằm trong ngưỡng bình quân tháng theo quy định, đồng thời cá nhân không thuộc trường hợp phải quyết toán vì các lý do khác.
Quy định về khấu trừ thuế đối với tiền lương, tiền công
Điều 50 Nghị định 253/2026/NĐ-CP quy định, đối với cá nhân cư trú đã giao kết HĐLĐ có thời hạn từ 03 tháng trở lên, tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập có nghĩa vụ khấu trừ thuế TNCN theo Biểu thuế luỹ tiến từng phần, tức là mức khấu trừ được tính theo từng bậc thu nhập chịu thuế chứ không áp dụng một tỷ lệ cố định. Riêng đối với trường hợp cá nhân chỉ nhận khoản chi trả từ tiền lương, tiền công dưới 05 triệu đồng cho mỗi lần chi trả và không thuộc diện ký HĐLĐ dài hạn nêu trên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập có thể thực hiện khấu trừ theo tỷ lệ khoán, nhưng chỉ khi có đề nghị của chính cá nhân nhận thu nhập; việc khấu trừ này không mặc nhiên áp dụng nếu người lao động không yêu cầu.
Sự khác biệt giữa hai cơ chế khấu trừ nêu trên có ý nghĩa quan trọng khi xác định nghĩa vụ quyết toán: khoản thu nhập bị khấu trừ theo Biểu luỹ tiến từng phần (áp dụng cho HĐLĐ từ 03 tháng trở lên) về nguyên tắc đã được tính toán sát với nghĩa vụ thuế thực tế phát sinh trong thời gian làm việc, trong khi khoản thu nhập bị khấu trừ 10% thường phát sinh từ các khoản chi trả rời rạc, không thường xuyên hoặc phát sinh sau khi hợp đồng đã chấm dứt.
Trình tự thực hiện quyết toán thuế TNCN
Để xác định và thực hiện đúng nghĩa vụ thuế sau khi chấm dứt HĐLĐ, cá nhân có thể tuân theo trình tự sau:
Bước 1: Tổng hợp toàn bộ thu nhập chịu thuế phát sinh trong năm tính thuế, bao gồm cả thu nhập từ đơn vị đã chấm dứt hợp đồng và thu nhập từ các nguồn khác (nếu có), đồng thời xác định rõ số thuế đã bị khấu trừ tại từng nguồn.
Bước 2: Đối chiếu các số liệu này với quy định tại Điều 50 và Điều 51 Nghị định 253/2026/NĐ-CP để xác định mình có thuộc trường hợp được miễn quyết toán hay không.
Bước 3: Nếu thuộc diện phải quyết toán, cá nhân chuẩn bị đầy đủ hồ sơ quyết toán thuế TNCN theo quy định hiện hành.
Bước 4: Nộp hồ sơ quyết toán tới cơ quan thuế có thẩm quyền theo đúng thời hạn và phương thức được hướng dẫn.
Một số lưu ý khi chấm dứt hợp đồng lao động
Việc không thực hiện quyết toán thuế trong trường hợp thuộc diện bắt buộc có thể khiến cá nhân đối mặt với rủi ro bị xử lý theo quy định pháp luật về quản lý thuế, kể cả khi số thuế còn thiếu không lớn. Do đó, người lao động vừa chấm dứt HĐLĐ nên chủ động rà soát lại toàn bộ thu nhập phát sinh trong năm, đặc biệt là các khoản chi trả sau khi nghỉ việc đã bị khấu trừ 10%, để xác định chính xác nghĩa vụ của mình thay vì mặc định rằng đã bị khấu trừ thì không cần quyết toán nữa.
Thời hạn quyết toán thuế TNCN theo thông lệ thường rơi vào cuối tháng 3 của năm liền sau năm tính thuế; cá nhân nên chủ động chuẩn bị sớm để tránh bị động về thời gian. Hồ sơ cần chuẩn bị thường bao gồm: hợp đồng lao động (và văn bản chấm dứt hợp đồng, nếu có), bảng lương hoặc chứng từ chi trả thu nhập, các chứng từ khấu trừ thuế do đơn vị chi trả cấp, cùng những tài liệu khác chứng minh nguồn thu nhập và số thuế đã nộp trong năm. Việc lưu giữ đầy đủ các chứng từ này ngay từ thời điểm chấm dứt hợp đồng sẽ giúp quá trình đối chiếu và quyết toán (nếu thuộc diện bắt buộc) được thực hiện thuận lợi, chính xác hơn.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
