Cơ sở pháp lý
-
Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn.
-
Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015 quy định về đặt cọc.
Nội dung chi tiết
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa tiền đặt cọc và tiền tạm ứng. Mặc dù cả hai đều là khoản tiền thanh toán trước, nhưng bản chất pháp lý của chúng có sự khác biệt quan trọng trong việc xác định thời điểm lập hóa đơn.
Cụ thể, theo quy định tại khoản 1, 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP:
-
Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.
-
Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Nếu người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, trừ trường hợp thu tiền đặt cọc để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ.
Do đó, nếu khoản tiền đặt cọc chỉ nhằm mục đích bảo đảm việc ký kết hoặc thực hiện hợp đồng mà không liên quan trực tiếp đến thanh toán cho hàng hóa, dịch vụ, doanh nghiệp không cần lập hóa đơn tại thời điểm nhận tiền. Ngược lại, nếu khách hàng trả trước phí dịch vụ, kế toán phải lập hóa đơn ngay tại thời điểm thu tiền.
Trước đây, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (đã hết hiệu lực), các khoản tiền tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ chưa phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận tiền. Tuy nhiên, từ 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP không còn giới hạn các nhóm dịch vụ mà quy định theo bản chất khoản đặt cọc theo Bộ luật Dân sự 2015.
Quy trình thực hiện
- Xác định khoản tiền nhận được là đặt cọc hay tạm ứng dịch vụ.
- Nếu là tiền đặt cọc, không cần lập hóa đơn tại thời điểm nhận tiền.
- Nếu là tiền tạm ứng dịch vụ, lập hóa đơn ngay tại thời điểm thu tiền.
- Lưu trữ hóa đơn và các tài liệu liên quan theo quy định.
Lưu ý quan trọng
Minh họa: Hợp đồng & dân sự — Ảnh: Donald Trung Quoc Don (Chữ Hán: 徵國單) - Wi · CC BY-SA 4.0
Lưu ý quan trọng: Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
