Bối cảnh ban hành và căn cứ pháp lý
Cơ quan thuế tỉnh Đồng Nai ban hành Công văn số 16561/DON-QLDN1 ngày 26/8/2026 nhằm tháo gỡ một vướng mắc thường gặp trong thực tiễn: nghĩa vụ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) khi tổ chức, cá nhân chi trả các khoản thu nhập cho người lao động đã chấm dứt hợp đồng lao động (HĐLĐ). Đây là tình huống phát sinh khá phổ biến, chẳng hạn khi doanh nghiệp thanh toán các khoản còn nợ, thưởng, hỗ trợ hoặc các khoản chi khác cho người đã nghỉ việc sau thời điểm hợp đồng chấm dứt.
Văn bản hướng dẫn của cơ quan thuế Đồng Nai không đặt ra quy định mới mà căn cứ trực tiếp vào Nghị định 253/2026/NĐ-CP — văn bản quy định về thu nhập chịu thuế TNCN và trách nhiệm khấu trừ thuế đối với các khoản chi trả cho người lao động, bao gồm cả trường hợp người lao động đã chấm dứt HĐLĐ. Nói cách khác, Công văn 16561/DON-QLDN1 đóng vai trò làm rõ cách áp dụng các điều khoản đã có sẵn trong Nghị định 253/2026/NĐ-CP vào một tình huống cụ thể, giúp tổ chức và cá nhân chi trả thu nhập có cơ sở thống nhất để thực hiện.
Minh họa: Hợp đồng & dân sự — Ảnh: Kirsten Gillibrand 2020 · Public domain
Xác định thu nhập chịu thuế và thời điểm tính thuế
Theo Điều 6 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, thu nhập chịu thuế TNCN của một cá nhân được xác định bao gồm khoản thu nhập phát sinh từ tiền lương, tiền công, cùng với các khoản thu nhập khác theo quy định pháp luật. Điều 8 của Nghị định này tiếp tục làm rõ nội hàm của nhóm thu nhập từ tiền lương, tiền công — đây chính là cơ sở để xác định rằng các khoản chi trả cho người lao động sau khi đã chấm dứt HĐLĐ (nếu có bản chất là tiền lương, tiền công còn tồn đọng hoặc phát sinh liên quan đến quá trình lao động trước đó) vẫn thuộc diện thu nhập chịu thuế TNCN, chứ không đương nhiên được miễn trừ chỉ vì quan hệ lao động đã kết thúc.
Một điểm quan trọng khác được quy định tại khoản 3 Điều 46 Nghị định 253/2026/NĐ-CP là thời điểm xác định thu nhập tính thuế. Theo đó, thời điểm này được tính là thời điểm người sử dụng lao động (NSDLĐ) thực tế trả tiền lương cho người nộp thuế, chứ không phải thời điểm phát sinh nghĩa vụ chi trả, thời điểm ký thỏa thuận chấm dứt hợp đồng, hay bất kỳ mốc thời gian nào khác trước đó. Quy định này có ý nghĩa thực tiễn quan trọng: dù người lao động đã nghỉ việc từ trước, nghĩa vụ khấu trừ thuế của bên chi trả vẫn phát sinh ngay tại thời điểm thanh toán thực tế, không phụ thuộc vào thời điểm chấm dứt HĐLĐ.
Nguyên tắc và tỷ lệ khấu trừ thuế theo hai ngưỡng chi trả
Nội dung cốt lõi mà Công văn 16561/DON-QLDN1 hướng dẫn áp dụng nằm ở khoản 1 và khoản 2 Điều 50 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, quy định về trách nhiệm khấu trừ thuế của tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập cho người lao động đã chấm dứt HĐLĐ. Quy định này phân chia thành hai trường hợp dựa trên mức chi trả mỗi lần:
- Mức chi trả từ 05 triệu đồng/lần trở lên: tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập có trách nhiệm bắt buộc khấu trừ 10% thuế TNCN trên tổng số tiền chi trả, thực hiện ngay trước khi thanh toán cho cá nhân nhận thu nhập. Việc khấu trừ ở mức này không phụ thuộc vào việc cá nhân có đề nghị hay không — đây là nghĩa vụ chủ động của bên chi trả.
- Mức chi trả dưới 05 triệu đồng/lần: việc khấu trừ 10% thuế TNCN chỉ được thực hiện khi cá nhân nhận thu nhập có yêu cầu rõ ràng. Nếu cá nhân không đưa ra yêu cầu này, tổ chức, cá nhân chi trả không bắt buộc phải khấu trừ ở ngưỡng chi trả thấp hơn 05 triệu đồng.
Cách thiết kế hai ngưỡng như trên nhằm cân bằng giữa việc bảo đảm nguồn thu ngân sách đối với các khoản chi trả có giá trị lớn, đồng thời tránh gây phiền hà thủ tục cho những khoản chi trả nhỏ, lẻ — nơi mà quyền quyết định khấu trừ hay không được trao lại cho chính người nhận thu nhập.
Các bước tổ chức, cá nhân chi trả cần thực hiện trên thực tế
Để áp dụng đúng hướng dẫn tại Công văn 16561/DON-QLDN1 cùng các điều khoản liên quan của Nghị định 253/2026/NĐ-CP, tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập cho người lao động đã chấm dứt HĐLĐ có thể thực hiện theo trình tự sau:
- Rà soát và xác định mức thu nhập sẽ chi trả cho từng người lao động đã chấm dứt HĐLĐ trong mỗi lần thanh toán, làm cơ sở đối chiếu với ngưỡng 05 triệu đồng.
- Đối với khoản chi trả từ 05 triệu đồng/lần trở lên, thực hiện khấu trừ 10% thuế TNCN trên số tiền chi trả trước khi thanh toán thực tế cho cá nhân, không chờ cá nhân yêu cầu.
- Đối với khoản chi trả dưới 05 triệu đồng/lần, chỉ khấu trừ 10% khi nhận được yêu cầu cụ thể từ phía cá nhân nhận thu nhập; nếu không có yêu cầu, có thể chi trả đủ số tiền mà không khấu trừ ở bước này.
- Kê khai và nộp số thuế đã khấu trừ về cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo đúng thời hạn, biểu mẫu và thủ tục hiện hành, đồng thời lưu giữ chứng từ khấu trừ để phục vụ đối chiếu, quyết toán thuế khi cần.
Việc tuân thủ đầy đủ bốn bước trên giúp tổ chức, cá nhân chi trả vừa hoàn thành đúng nghĩa vụ thuế, vừa hạn chế phát sinh tranh chấp hoặc khiếu nại từ phía người lao động đã nghỉ việc liên quan đến số tiền thực nhận.
Một số lưu ý khi áp dụng trong thực tế
Việc xác định đúng hai yếu tố — mức chi trả theo từng lần (để áp đúng ngưỡng 05 triệu đồng) và thời điểm chi trả thực tế (để xác định đúng kỳ tính thuế) — là hai điểm dễ phát sinh sai sót nhất trong thực tiễn áp dụng. Nếu tổ chức, cá nhân chi trả khấu trừ thiếu, khấu trừ sai đối tượng, hoặc chậm nộp số thuế đã khấu trừ, có thể phải đối mặt với việc bị truy thu, tính lại số thuế hoặc xử lý theo quy định về vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.
Ngoài ra, do các quy định về thuế TNCN nói chung và về khấu trừ thuế đối với người lao động đã chấm dứt HĐLĐ nói riêng có thể được sửa đổi, bổ sung theo từng giai đoạn, tổ chức và cá nhân liên quan nên thường xuyên cập nhật các văn bản hướng dẫn mới nhất của cơ quan thuế địa phương nơi quản lý thuế trực tiếp. Đồng thời, mỗi trường hợp chi trả thu nhập cho người lao động đã nghỉ việc có thể có những tình tiết riêng (ví dụ: bản chất khoản chi trả, thời điểm phát sinh nghĩa vụ, hồ sơ chứng từ đi kèm...), vì vậy cần đối chiếu cụ thể với quy định pháp luật hiện hành và hướng dẫn của cơ quan thuế quản lý trước khi thực hiện khấu trừ, tránh áp dụng máy móc theo một khuôn mẫu chung.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
