Căn cứ pháp lý
Công văn số 7512/CTH-QLDN1, do Cục Thuế thành phố Cần Thơ ban hành ngày 24/8/2026, đưa ra hướng dẫn cụ thể về nghĩa vụ kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với khoản thu nhập phát sinh từ tiền lương, tiền công của người lao động. Văn bản này được xây dựng dựa trên các quy định hiện hành, gồm khoản 2 Điều 3 Luật Thuế thu nhập cá nhân năm 2025, cùng với khoản 1 và khoản 3 Điều 26, khoản 3 Điều 46, khoản 1 và khoản 2 Điều 50 của Nghị định số 253/2026/NĐ-CP. Đây là những căn cứ then chốt để xác định phạm vi thu nhập chịu thuế, thời điểm tính thuế cũng như trách nhiệm khấu trừ của tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập.
Minh họa: Lao động & việc làm — Ảnh: Office of Congressman Duncan D. Hunter · Public domain
Phạm vi thu nhập chịu thuế và các trường hợp loại trừ
Theo hướng dẫn tại công văn, thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công được xác định bao gồm nhiều nhóm khoản mục cụ thể. Trước hết là tiền lương, tiền công cùng những khoản có bản chất tương đương tiền lương, tiền công mà người lao động nhận được. Bên cạnh đó, các khoản tiền thù lao dưới mọi hình thức, cũng như các lợi ích mà người lao động được hưởng dù bằng tiền mặt hay không bằng tiền mặt, cũng thuộc diện phải tính thuế. Ngoài ra, các khoản phụ cấp, trợ cấp và thu nhập khác phát sinh trong quá trình làm việc cũng được đưa vào diện chịu thuế.
Tuy nhiên, công văn cũng làm rõ những trường hợp được loại trừ khỏi thu nhập chịu thuế, cụ thể là các khoản phụ cấp, trợ cấp áp dụng theo chính sách ưu đãi đối với người có công với cách mạng, các khoản phụ cấp mang tính chất quốc phòng, an ninh, phụ cấp cho công việc độc hại hoặc nguy hiểm, cùng những khoản trợ cấp khác được quy định trong pháp luật về bảo hiểm xã hội. Đây là những khoản mang tính chất an sinh, đãi ngộ đặc thù nên không bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
Một điểm đáng chú ý khác là chính sách miễn thuế TNCN áp dụng cho phần tiền lương, tiền công trả cho thời gian người lao động làm việc vào ban đêm hoặc làm thêm giờ. Để được áp dụng chính sách miễn thuế này, công văn yêu cầu tổ chức, doanh nghiệp sử dụng lao động phải lập bảng kê chi tiết, phản ánh rõ ràng, minh bạch thời gian làm việc thực tế cũng như số tiền lương tương ứng đã chi trả cho người lao động trong khoảng thời gian đó.
Thời điểm xác định thu nhập tính thuế và nguyên tắc khấu trừ
Về thời điểm xác định thu nhập tính thuế, công văn hướng dẫn rằng thời điểm này được tính là thời điểm mà người sử dụng lao động thực hiện việc chi trả tiền lương, hoặc thời điểm mà người nộp thuế thực tế nhận được khoản thu nhập đó, tùy theo cách xác định phù hợp với từng trường hợp cụ thể phát sinh trên thực tế.
Đối với nghĩa vụ khấu trừ thuế, các tổ chức, cá nhân có trách nhiệm chi trả thu nhập cho người lao động phải thực hiện khấu trừ thuế TNCN trước khi chi trả. Việc khấu trừ được thực hiện theo biểu thuế lũy tiến từng phần đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của người lao động có ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên. Riêng đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động, hoặc có ký nhưng thời hạn hợp đồng dưới 3 tháng, nếu mỗi lần chi trả thu nhập từ 5 triệu đồng trở lên thì bên chi trả phải khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10% trên tổng thu nhập trước khi thanh toán cho người lao động.
Trình tự các bước tổ chức, doanh nghiệp cần thực hiện
Để tuân thủ đúng hướng dẫn nêu trên, tổ chức, doanh nghiệp chi trả thu nhập nên thực hiện tuần tự theo các bước sau.
Trước tiên, bộ phận phụ trách cần lập bảng kê chi tiết, ghi nhận đầy đủ thông tin về thời gian làm việc ban đêm và làm thêm giờ của từng người lao động, cùng số tiền lương, tiền công tương ứng đã hoặc sẽ chi trả cho khoảng thời gian đó, làm cơ sở áp dụng chính sách miễn thuế nếu đủ điều kiện.
Tiếp theo, doanh nghiệp cần xác định chính xác thời điểm chi trả tiền lương cho người lao động, vì đây là căn cứ để tính thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế TNCN tương ứng.
Sau khi xác định thời điểm và các khoản thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp thực hiện khấu trừ thuế theo đúng biểu thuế lũy tiến từng phần hoặc mức 10%, tùy vào tình trạng hợp đồng lao động của từng cá nhân như đã trình bày ở phần trên.
Cuối cùng, số thuế TNCN đã khấu trừ phải được kê khai và nộp về cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo đúng thời hạn và biểu mẫu quy định.
Một số lưu ý khi triển khai thực hiện
Các tổ chức, doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng việc lập và lưu trữ bảng kê làm căn cứ chứng minh cho các khoản thu nhập được miễn thuế hoặc thuộc diện chịu thuế, bởi đây là tài liệu quan trọng khi cơ quan thuế thực hiện kiểm tra, đối chiếu. Việc chuẩn bị hồ sơ, chứng từ liên quan cũng như tuân thủ đúng thời hạn kê khai, nộp thuế cần được thực hiện nghiêm túc nhằm hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý có thể phát sinh trong quá trình quyết toán thuế.
Ngoài ra, trường hợp phát hiện có hành vi gian lận trong việc kê khai thu nhập nhằm trốn tránh nghĩa vụ thuế, tổ chức hoặc cá nhân vi phạm sẽ bị xử lý theo đúng quy định của pháp luật hiện hành. Do đó, việc kê khai trung thực, chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các chế tài xử phạt mà còn đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế TNCN.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
