Căn cứ pháp lý áp dụng
Việc xử phạt hành vi không báo cáo tình hình thay đổi lao động hiện được điều chỉnh tại điểm c khoản 2 Điều 11 Nghị định số 283/2026/NĐ-CP, văn bản có hiệu lực thi hành từ ngày 10/9/2026. Song song đó, nghĩa vụ quản lý lao động của người sử dụng lao động còn được xác lập tại Điều 12 Bộ luật Lao động năm 2019 và được hướng dẫn cụ thể tại Điều 4 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP. Đây là hệ thống quy định nền tảng mà bất kỳ đơn vị sử dụng lao động nào cũng cần nắm vững để thực hiện đúng, đủ nghĩa vụ báo cáo định kỳ với cơ quan quản lý nhà nước về lao động, tránh phát sinh vi phạm không đáng có.
Minh họa: Lao động & việc làm — Ảnh: Uncredited photographer, from government · Public domain
Mức xử phạt khi doanh nghiệp không báo cáo thay đổi lao động
Theo quy định nêu trên, nếu người sử dụng lao động là cá nhân không thực hiện báo cáo tình hình thay đổi lao động theo đúng quy định, mức phạt tiền áp dụng dao động từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng. Trường hợp chủ thể vi phạm là tổ chức — bao gồm doanh nghiệp, công ty, hợp tác xã và các đơn vị sử dụng lao động khác có tư cách pháp nhân — mức phạt được ấn định cao gấp hai lần so với cá nhân, cụ thể từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng. Cách quy định mức phạt cao hơn đối với tổ chức phản ánh quan điểm xử lý nghiêm khắc hơn với chủ thể có quy mô sử dụng lao động lớn, đồng thời khẳng định vai trò quan trọng của công tác báo cáo trong việc quản lý nhà nước về thị trường lao động.
Trách nhiệm quản lý và báo cáo lao động của người sử dụng lao động
Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 xác lập rõ trách nhiệm của người sử dụng lao động trong công tác quản lý nhân sự, bao gồm việc lập và thường xuyên cập nhật sổ quản lý lao động; thực hiện khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ khi bắt đầu hoạt động; và định kỳ báo cáo tình hình biến động lao động cho cơ quan có thẩm quyền. Cụ thể hóa quy định này, Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP yêu cầu doanh nghiệp phải khai trình việc sử dụng lao động khi mới thành lập, đồng thời duy trì chế độ báo cáo định kỳ hai lần trong năm: đợt một hoàn thành trước ngày 05/6 và đợt hai hoàn thành trước ngày 05/12 hằng năm. Báo cáo được gửi đến Sở Nội vụ nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia; trường hợp không thể nộp trực tuyến, doanh nghiệp có thể nộp bằng bản giấy. Đối với đơn vị sử dụng lao động hoạt động trong khu công nghiệp, ngoài việc báo cáo với Sở Nội vụ, doanh nghiệp còn phải gửi thêm báo cáo đến Ban quản lý khu công nghiệp để cơ quan này theo dõi, tổng hợp tình hình lao động trên địa bàn quản lý. Sở Nội vụ giữ vai trò đầu mối tiếp nhận, tổng hợp dữ liệu báo cáo từ các doanh nghiệp nhằm phục vụ công tác quản lý nhà nước về lao động.
Trình tự thực hiện nghĩa vụ báo cáo
Để tuân thủ đầy đủ quy định và tránh bị xử phạt, doanh nghiệp có thể thực hiện lần lượt theo các bước sau:
Bước 1: Tổng hợp số liệu biến động nhân sự trong kỳ và thể hiện vào biểu mẫu báo cáo — cụ thể là Mẫu số 01/PLI, phụ lục đính kèm Nghị định số 145/2020/NĐ-CP.
Bước 2: Gửi báo cáo đã lập đến Sở Nội vụ nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia; nếu điều kiện không cho phép nộp trực tuyến thì nộp bằng văn bản giấy.
Bước 3: Đồng thời thông báo tình hình thay đổi lao động đến cơ quan bảo hiểm xã hội tại địa bàn nơi doanh nghiệp, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện đặt trụ sở, nhằm bảo đảm dữ liệu lao động được cập nhật đồng bộ giữa các cơ quan quản lý.
Bước 4: Riêng đối với doanh nghiệp sử dụng lao động trong khu công nghiệp, cần gửi thêm báo cáo đến Ban quản lý khu công nghiệp để hoàn tất nghĩa vụ báo cáo theo quy định đặc thù áp dụng cho khu vực này.
Một số lưu ý để doanh nghiệp tránh bị xử phạt
Trước hết, doanh nghiệp cần theo dõi sát hai mốc thời hạn báo cáo định kỳ trong năm là trước ngày 05/6 và trước ngày 05/12, bởi việc chậm trễ hoặc bỏ sót báo cáo đều có thể bị xem là hành vi vi phạm và bị xử phạt theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP. Bên cạnh đó, hồ sơ, tài liệu cần chuẩn bị sẵn sàng bao gồm sổ quản lý lao động được cập nhật thường xuyên cùng các báo cáo theo đúng biểu mẫu quy định, để khi cơ quan chức năng yêu cầu kiểm tra, doanh nghiệp có thể xuất trình kịp thời, đầy đủ. Việc không thực hiện nghiêm túc, đúng hạn nghĩa vụ báo cáo không chỉ dẫn đến rủi ro bị xử phạt hành chính mà còn có thể ảnh hưởng đến công tác quản lý nội bộ cũng như uy tín của doanh nghiệp trong quan hệ với cơ quan quản lý nhà nước về lao động. Vì vậy, bộ phận nhân sự và pháp chế của doanh nghiệp nên chủ động xây dựng lịch nhắc nội bộ, phân công đầu mối phụ trách theo dõi, tổng hợp và nộp báo cáo, qua đó bảo đảm tuân thủ nghiêm túc các quy định pháp luật hiện hành về lao động, hạn chế tối đa rủi ro pháp lý và tài chính có thể phát sinh.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
