Doanh nghiệp phải chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động

Cơ sở pháp lý

1. Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13 ngày 20/11/2014, có hiệu lực từ 01/01/2016, quy định toàn diện về chế độ bảo hiểm xã hội bắt buộc đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động.

2. Nghị định số 115/2020/NĐ-CP ngày 25/9/2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và hướng dẫn thi hành Luật Bảo hiểm xã hội 2014, trong đó nêu rõ quyền và nghĩa vụ của cơ quan bảo hiểm xã hội cũng như người sử dụng lao động.

3. Nghị định số 131/2021/NĐ-CP ngày 23/9/2021 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định hướng dẫn thi hành Luật Bảo hiểm xã hội, cập nhật quy định về thời hạn và quy trình chốt sổ bảo hiểm xã hội.

4. Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 04/12/2020 của Chính phủ quy định về thời gian làm việc, nghỉ ngơi, lương ngày nghỉ và tiền lương khác đối với người lao động, liên quan đến việc xác định mức đóng bảo hiểm xã hội.

5. Thông tư số 05/2022/TT-BLĐTBXH ngày 30/6/2022 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hướng dẫn xử lý hồ sơ bảo hiểm xã hội, bao gồm quy trình chốt sổ bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng.

Nội dung chi tiết

Chốt sổ bảo hiểm xã hội là quá trình xác nhận và kết thúc thời kỳ đóng bảo hiểm xã hội của người lao động tại một doanh nghiệp nhất định, đồng thời ghi nhận toàn bộ thời gian đóng bảo hiểm đã tích lũy trên sổ bảo hiểm xã hội cá nhân. Đây là bước cuối cùng trong quy trình quản lý bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động hoặc nghỉ việc.

Minh họa: Lao động & việc làm — Ảnh: amenoc · CC BY-SA 3.0

Doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động trong trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động, nghỉ việc, hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật. Nghĩa vụ này thuộc về người sử dụng lao động và không được chuyển giao hoặc gánh chịu cho người lao động.

Thời hạn chốt sổ bảo hiểm xã hội được quy định cụ thể: doanh nghiệp phải thực hiện chốt sổ trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động hoặc từ ngày người lao động nghỉ việc. Trong trường hợp đặc biệt, thời hạn có thể được kéo dài theo quy định tại Nghị định 131/2021/NĐ-CP.

Hậu quả nếu doanh nghiệp không chốt sổ bảo hiểm xã hội đúng hạn là rất nghiêm trọng: doanh nghiệp bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật, phải chịu tiền chậm nộp bảo hiểm xã hội, và người lao động có thể kiện ra tòa để yêu cầu doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ. Ngoài ra, thời gian không chốt sổ có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động khi đến tuổi nghỉ hưu hoặc khi cần hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội khác.

Việc chốt sổ bảo hiểm xã hội đúng quy trình có ý nghĩa quan trọng đối với người lao động, giúp họ đảm bảo quyền lợi được tính đầy đủ về thời gian đóng bảo hiểm, từ đó được hưởng đầy đủ các chế độ khi đủ điều kiện theo quy định pháp luật.

Quy trình thực hiện

1. Xác định danh sách người lao động cần chốt sổ: Doanh nghiệp rà soát toàn bộ danh sách nhân sự, xác định những trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động hoặc nghỉ việc trong kỳ chốt sổ gần nhất.
2. Chuẩn bị hồ sơ chốt sổ: Thu thập và hoàn thiện các giấy tờ cần thiết bao gồm hợp đồng lao động đã chấm dứt, quyết định nghỉ việc, danh sách người lao động, và các giấy tờ liên quan khác theo quy định của cơ quan bảo hiểm xã hội.
3. Nộp hồ sơ tại cơ quan Bảo hiểm xã hội: Doanh nghiệp nộp hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội đã được chuẩn bị đầy đủ đến cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp quận/huyện nơi doanh nghiệp đăng ký sử dụng lao động.
4. Nhận kết quả và xác nhận: Sau khi kiểm tra hồ sơ, cơ quan Bảo hiểm xã hội tiến hành chốt sổ và cấp xác nhận cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp nhận kết quả và kiểm tra lại thông tin trên sổ bảo hiểm xã hội của người lao động.
5. Lưu trữ hồ sơ: Doanh nghiệp cất giữ toàn bộ hồ sơ chốt sổ đã nộp và xác nhận nhận được trong tối thiểu 05 năm theo quy định về lưu trữ hồ sơ lao động.
6. Theo dõi và cập nhật: Doanh nghiệp thường xuyên theo dõi tình trạng sổ bảo hiểm xã hội của người lao động, phối hợp với cơ quan Bảo hiểm xã hội để cập nhật thông tin khi có thay đổi.

Lưu ý quan trọng

Doanh nghiệp phải chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động đúng thời hạn quy định. Việc chậm trễ hoặc từ chối chốt sổ là vi phạm pháp luật và có thể dẫn đến các hình thức xử phạt hành chính cũng như trách nhiệm bồi thường cho người lao động.

Nội dung trên sổ bảo hiểm xã hội sau khi chốt cần được người lao động kiểm tra kỹ lưỡng, bao gồm: số năm đóng bảo hiểm, mức lương dùng làm căn cứ đóng, và các thông tin cá nhân khác. Nếu phát hiện sai sót, người lao động có quyền yêu cầu doanh nghiệp hoặc cơ quan Bảo hiểm xã hội chỉnh sửa.

Trường hợp doanh nghiệp giải thể, phá sản hoặc không còn hoạt động, cơ quan Bảo hiểm xã hội sẽ tiếp nhận và xử lý việc chốt sổ cho người lao động theo quy định riêng. Người lao động cần liên hệ trực tiếp với cơ quan Bảo hiểm xã hội để được hỗ trợ.

Người lao động có thể liên hệ Tổng đài Bảo hiểm xã hội số 19009068 hoặc đến trực tiếp cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp quận/huyện để được tư vấn và hỗ trợ về các vấn đề liên quan đến chốt sổ bảo hiểm xã hội.

Việc lưu trữ và quản lý sổ bảo hiểm xã hội điện tử được áp dụng rộng rãi theo quy định hiện hành. Doanh nghiệp cần đảm bảo dữ liệu điện tử chính xác, đầy đủ và được cập nhật kịp thời trên hệ thống quản lý bảo hiểm xã hội.

Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.