File excel tính tiền lương hàng tháng của người lao động

Cơ sở pháp lý

1. Bộ luật Lao động năm 2019 (Điều 90 đến Điều 96) quy định về tiền lương, nguyên tắc trả lương, kỳ hạn trả lương, tiền lương làm thêm giờ, làm việc vào ban đêm và các trường hợp tạm ứng, khấu trừ tiền lương.

2. Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020 của Chính phủ hướng dẫn thi hành Bộ luật Lao động về tiền lương, tiền lương làm thêm giờ, chế độ phụ cấp và một số nội dung liên quan đến quan hệ lao động.

3. Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 quy định về các khoản trích nộp bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế và mức đóng, phương thức đóng của người lao động và người sử dụng lao động.

4. Luật Thuế thu nhập cá nhân năm 2007, được sửa đổi, bổ sung năm 2012 và các văn bản hướng dẫn liên quan, quy định về thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công và mức giảm trừ gia cảnh.

5. Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Luật Thuế thu nhập cá nhân, trong đó quy định cách xác định thu nhập tính thuế, giảm trừ gia cảnh và biểu thuế lũy tiến từng phần.

6. Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính về chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, quy định mẫu bảng thanh toán tiền lương và các chứng từ kế toán liên quan (đối với doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán này; doanh nghiệp khác có thể sử dụng mẫu theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC).

Nội dung chi tiết

Tiền lương hàng tháng của người lao động được xây dựng dựa trên nhiều yếu tố cấu thành, bao gồm: mức lương theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động; các khoản phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, phụ cấp độc hại... nếu có; tiền lương làm thêm giờ (tối thiểu 150% vào ngày thường, 200% vào ngày nghỉ hằng tuần, 300% vào ngày lễ, tết và ngày nghỉ có hưởng lương, chưa kể tiền lương ngày nghỉ được hưởng); tiền lương làm việc vào ban đêm (thêm tối thiểu 30%). Người lao động làm thêm giờ vào ban đêm còn được cộng thêm 20% theo quy định. Khi xây dựng bảng tính lương, doanh nghiệp cần liệt kê đầy đủ từng khoản thu nhập theo đúng hợp đồng và chế độ đang áp dụng tại đơn vị.

Minh họa: Lao động & việc làm — Ảnh: Nguyen Thanh Lam · CC BY 2.0

Căn cứ tính lương còn bao gồm các khoản trích theo lương của người lao động theo quy định hiện hành: bảo hiểm xã hội 8%, bảo hiểm y tế 1,5%, bảo hiểm thất nghiệp 1% tính trên tiền lương tháng đóng bảo hiểm. Người sử dụng lao động đóng thêm bảo hiểm xã hội 17,5%, bảo hiểm y tế 3%, bảo hiểm thất nghiệp 1%. Các tỷ lệ này được doanh nghiệp trích nộp cùng với phần của người lao động, do đó trong bảng tính lương cần tách bạch phần trích của người lao động (khấu trừ vào lương) và phần trích của người sử dụng lao động (hạch toán vào chi phí).

Về thuế thu nhập cá nhân, thu nhập từ tiền lương, tiền công là thu nhập chịu thuế. Người lao động được giảm trừ gia cảnh đối với bản thân 11 triệu đồng/tháng và giảm trừ 4,4 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc đã đăng ký. Thu nhập tính thuế được xác định bằng tổng thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công trừ đi các khoản đóng bảo hiểm bắt buộc, giảm trừ gia cảnh và các khoản giảm trừ khác theo quy định. Số thuế phải nộp được tính theo biểu thuế lũy tiến từng phần gồm 7 bậc, từ 5% đến 35%, áp dụng cho thu nhập tính thuế sau khi đã trừ các khoản giảm trừ; đối với người ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên thì doanh nghiệp có trách nhiệm tạm khấu trừ thuế theo biểu thuế này khi trả lương.

Công thức tính lương thực nhận như sau: lương thực nhận bằng tổng thu nhập (lương theo hợp đồng cộng phụ cấp, tiền làm thêm giờ, tiền lương ngày lễ...) trừ đi các khoản trích bảo hiểm bắt buộc của người lao động, trừ thuế thu nhập cá nhân (nếu có), cộng các khoản thu nhập khác không tính thuế hoặc các khoản bù trừ theo quy định. Kết quả cuối cùng là số tiền thực tế doanh nghiệp trả cho người lao động trong kỳ.

Để xây dựng bảng tính lương bằng Excel, doanh nghiệp nên thiết lập các cột cơ bản gồm: số thứ tự, họ và tên, mức lương cơ bản theo hợp đồng, các khoản phụ cấp, ngày công thực tế, lương thực tế theo ngày công, số giờ hoặc số ngày làm thêm, tiền làm thêm giờ, tổng thu nhập, các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thu nhập tính thuế, thuế thu nhập cá nhân, tạm ứng và các khoản khấu trừ khác, cuối cùng là cột lương thực nhận. Các công thức trong bảng cần được liên kết tự động để hạn chế sai sót khi nhập liệu, đồng thời đối chiếu với mức lương tối thiểu vùng và thời hạn trả lương theo quy định của pháp luật lao động.

Quy trình thực hiện

1. Xác định các khoản thu nhập của người lao động theo hợp đồng lao động và thỏa thuận đang áp dụng, bao gồm mức lương cơ bản, phụ cấp, các khoản bổ sung và căn cứ đóng bảo hiểm xã hội.
2. Xác định ngày công thực tế trong tháng của từng người lao động dựa trên bảng chấm công, đồng thời xác định số giờ làm thêm, số ngày nghỉ lễ, tết, nghỉ phép có hưởng lương trong kỳ.
3. Nhập dữ liệu vào bảng tính Excel theo từng cột đã thiết lập: họ tên, lương cơ bản, phụ cấp, ngày công, lương thực tế, làm thêm... đồng thời kiểm tra tính hợp lý của số liệu so với chứng từ gốc.
4. Tính các khoản trích bảo hiểm xã hội 8%, bảo hiểm y tế 1,5%, bảo hiểm thất nghiệp 1% trên tiền lương tháng đóng bảo hiểm của từng người lao động và cập nhật tỷ lệ theo quy định hiện hành.
5. Tính thu nhập tính thuế và thuế thu nhập cá nhân theo biểu thuế lũy tiến từng phần sau khi trừ giảm trừ gia cảnh bản thân, người phụ thuộc và các khoản giảm trừ hợp pháp khác.
6. Ra lương thực nhận cho từng người lao động, rà soát số liệu, đối chiếu tổng quỹ lương với chứng từ kế toán, sau đó lập bảng thanh toán tiền lương chính thức theo mẫu quy định để làm căn cứ chi trả và lưu trữ.

Lưu ý quan trọng

Tiền lương trả cho người lao động làm việc trong điều kiện lao động bình thường, đủ thời giờ làm việc theo quy định không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ công bố theo từng thời kỳ; doanh nghiệp phải cập nhật kịp thời khi mức lương tối thiểu vùng thay đổi.

Doanh nghiệp phải trả lương đúng hạn, đầy đủ và trực tiếp cho người lao động theo kỳ hạn đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động, thông thường không quá một tháng; trường hợp vì lý do bất khả kháng phải trả chậm tối đa 30 ngày, doanh nghiệp phải thông báo và có trách nhiệm trả thêm tiền theo quy định.

Việc trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp phải thực hiện đúng mức đóng, đúng đối tượng và đúng hạn; chậm đóng hoặc trốn đóng có thể bị xử phạt vi phạm hành chính và phải chịu lãi chậm đóng theo quy định của pháp luật bảo hiểm xã hội.

Việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải căn cứ vào thu nhập tính thuế thực tế, giảm trừ gia cảnh hợp lệ và giấy tờ người phụ thuộc đã đăng ký; khấu trừ sai có thể dẫn đến truy thu thuế, phạt vi phạm hành chính về thuế và ảnh hưởng đến quyết toán thuế cuối năm của người lao động.

Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ kế toán quan trọng phải được lập theo mẫu quy định, có chữ ký của người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, đồng thời được lưu trữ theo chế độ lưu trữ chứng từ kế toán để phục vụ thanh tra, kiểm tra của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

File Excel chỉ là công cụ hỗ trợ tính toán, không thay thế các quy định pháp luật; mọi số liệu trong bảng tính phải được kiểm tra, đối chiếu với hợp đồng lao động, bảng chấm công và các văn bản quy định hiện hành. Nội dung bài viết chỉ mang tính tham khảo; khi gặp vướng mắc hoặc có sự thay đổi về quy định, doanh nghiệp nên liên hệ cơ quan lao động, cơ quan thuế hoặc tổ chức tư vấn pháp lý có thẩm quyền để được hướng dẫn cụ thể.

Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.