File Excel tính tiền lương làm thêm giờ, làm ban đêm 2019

Cơ sở pháp lý

1. Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 ngày 20/11/2019, có hiệu lực từ ngày 01/01/2021 — Điều 98 quy định về tiền lương làm thêm giờ, làm việc vào ban đêm; Điều 105, 106, 107 quy định về thời giờ làm việc bình thường và giới hạn số giờ làm thêm.

2. Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020 của Chính phủ hướng dẫn Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động — Điều 55, 56, 57 quy định chi tiết cách xác định tiền lương làm căn cứ và công thức tính tiền lương làm thêm giờ, tiền lương làm việc vào ban đêm.

3. Nghị định số 12/2022/NĐ-CP ngày 17/01/2022 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động — chế tài đối với người sử dụng lao động vi phạm quy định về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi và giới hạn giờ làm thêm.

4. Nghị định số 74/2024/NĐ-CP ngày 30/6/2024 của Chính phủ quy định mức lương tối thiểu vùng — căn cứ xác định đơn giá tiền lương tối thiểu khi tính lương, trong đó có tiền lương làm thêm giờ, làm việc ban đêm.

Nội dung chi tiết

Theo Điều 98 Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm thêm giờ được trả lương ít nhất bằng 150% tiền lương giờ thực trả của ngày làm việc bình thường nếu làm thêm vào ngày thường; ít nhất bằng 200% nếu làm thêm vào ngày nghỉ hằng tuần; ít nhất bằng 300% nếu làm thêm vào ngày nghỉ lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương — trong đó khoản tiền lương của ngày lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương được tính riêng, chưa bao gồm trong mức 300% đối với người lao động hưởng lương theo ngày. Trường hợp ngày lễ, tết trùng vào ngày nghỉ hằng tuần, người lao động được nghỉ bù vào ngày làm việc kế tiếp; nếu làm thêm giờ vào ngày nghỉ bù này thì được trả ít nhất bằng 200% tiền lương.

Minh họa: Lao động & việc làm — Ảnh: namisito · CC BY-SA 4.0

Về tiền lương làm việc vào ban đêm, khoảng thời gian ban đêm được xác định từ 22 giờ đến 6 giờ sáng hôm sau. Người lao động làm việc vào ban đêm được trả thêm ít nhất bằng 30% tiền lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương theo công việc của ngày làm việc bình thường, tức tổng mức hưởng ít nhất bằng 130% đơn giá tiền lương giờ của ngày làm việc bình thường. Quy định này được áp dụng riêng cho từng loại ngày làm việc theo hướng dẫn chi tiết tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Đối với trường hợp làm thêm giờ vào ban đêm, ngoài tiền lương làm thêm giờ theo loại ngày tương ứng, người lao động còn được trả thêm 20% tiền lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương theo công việc làm vào ban ngày của ngày làm việc bình thường, ngày nghỉ hằng tuần hoặc ngày nghỉ lễ, tết. Theo công thức tại Điều 57 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, tiền lương làm thêm giờ vào ban đêm của ngày làm việc bình thường được cộng dồn các hệ số: 150% tiền lương làm thêm giờ, 30% phụ trội ban đêm và 20% phụ trội làm thêm trong ban đêm; các hệ số này được áp dụng tương ứng theo từng loại ngày nghỉ hằng tuần, ngày lễ, tết.

Về giới hạn số giờ làm thêm, Điều 107 Bộ luật Lao động 2019 quy định tổng số giờ làm thêm không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, không quá 40 giờ trong 01 tháng và không quá 200 giờ trong 01 năm. Riêng một số ngành nghề, công việc có tính chất đặc thù do Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội quy định, người lao động được làm thêm tối đa 300 giờ trong 01 năm; người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động tại địa phương và phải trả lương đúng theo các mức tỷ lệ nêu trên.

File Excel tính tiền lương làm thêm giờ, làm ban đêm được thiết kế để hỗ trợ cán bộ nhân sự, kế toán tiền lương tính nhanh và chính xác các khoản sau: tiền làm thêm giờ vào ngày bình thường; tiền làm thêm giờ vào ngày nghỉ hằng tuần; tiền làm thêm giờ vào ngày lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương; tiền làm việc vào ban đêm của ngày bình thường; tiền làm thêm giờ vào ban đêm của ngày bình thường; tiền làm thêm giờ và làm việc ban đêm của ngày nghỉ hằng tuần, ngày lễ, tết. Người dùng chỉ cần nhập đơn giá tiền lương giờ và số giờ làm thêm tương ứng, file sẽ tự động áp dụng hệ số 150%, 200%, 300%, 130% và 20% theo đúng quy định, nhờ đó tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót trong quyết toán lương.

Quy trình thực hiện

1. Xác định loại ngày làm thêm giờ: ngày làm việc bình thường, ngày nghỉ hằng tuần hay ngày nghỉ lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương, đồng thời xác định thời điểm làm việc có thuộc khoảng thời gian ban đêm từ 22 giờ đến 6 giờ sáng hôm sau hay không.
2. Xác định đơn giá tiền lương giờ của người lao động căn cứ vào tiền lương theo công việc đang làm và số giờ làm việc bình thường theo thang lương, bảng lương của doanh nghiệp, bảo đảm không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng hiện hành.
3. Nhập số liệu vào file Excel: đơn giá tiền lương giờ, số giờ làm thêm của từng loại ngày, số giờ làm việc ban đêm và số giờ làm thêm vào ban đêm theo từng cột tương ứng.
4. Kiểm tra kết quả tính toán mà file tự động trả về cho từng mục, đối chiếu với các mức 150%, 200%, 300%, 130% và 20% theo quy định của Điều 98 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 57 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
5. Đối chiếu số liệu vừa tính với bảng chấm công thực tế, quy chế trả lương, thỏa ước lao động tập thể (nếu có) để bảo đảm đúng hiện trạng làm việc của từng người lao động.
6. Lưu trữ file, trình người có thẩm quyền phê duyệt và sử dụng làm căn cứ quyết toán tiền lương hằng tháng cho người lao động, đồng thời lưu hồ sơ theo quy định về quản lý lao động, tiền lương của doanh nghiệp.

Lưu ý quan trọng

Việc làm thêm giờ phải được sự đồng ý của người lao động, trừ trường hợp đặc biệt được huy động làm thêm giờ theo Điều 108 Bộ luật Lao động 2019; người sử dụng lao động không được ép buộc người lao động làm thêm giờ trái quy định.

Tổng số giờ làm thêm không được vượt quá 200 giờ/năm (tối đa 300 giờ/năm đối với một số ngành nghề, công việc đặc thù); người sử dụng lao động vi phạm giới hạn giờ làm thêm có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Tiền lương làm căn cứ tính tiền lương làm thêm giờ, làm việc ban đêm là tiền lương thực trả theo công việc đang làm, bao gồm mức lương và phụ cấp lương theo quy định tại Điều 55 Nghị định 145/2020/NĐ-CP; các khoản phụ cấp, bổ sung không thuộc diện quy đổi theo đơn giá tiền lương giờ phải được xác định riêng.

Cần phân biệt hai khoản tiền trong ngày lễ, tết: người lao động hưởng lương theo ngày ngoài 300% tiền lương làm thêm giờ còn được hưởng nguyên tiền lương của ngày nghỉ lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương; tránh nhầm lẫn hoặc tính trùng khi quyết toán.

File Excel chỉ là công cụ tính toán tham khảo; số liệu chính thức phải căn cứ vào bảng chấm công, bảng lương và quy chế trả lương của doanh nghiệp. Người sử dụng lao động cần thường xuyên cập nhật mức lương tối thiểu vùng theo quy định hiện hành để bảo đảm đơn giá tiền lương giờ luôn hợp pháp.

Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.