Căn cứ pháp lý
Vấn đề ủy quyền nhận lương hưu được đề cập tại khoản 2 Điều 10 Luật Bảo hiểm xã hội. Theo quy định này, người đang thụ hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội — trong đó bao gồm cả chế độ hưu trí hằng tháng — có quyền lập văn bản ủy quyền cho một cá nhân khác thay mình thực hiện các thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội, kể cả việc trực tiếp nhận tiền lương hưu. Điểm cần đặc biệt lưu ý là văn bản ủy quyền dạng này không có giá trị sử dụng vô thời hạn: pháp luật ấn định mốc tối đa 12 tháng kể từ ngày việc ủy quyền được xác lập, đồng thời văn bản chỉ phát sinh hiệu lực pháp lý khi đã được chứng thực theo đúng quy định pháp luật về chứng thực.
Minh họa: Hợp đồng & dân sự — Ảnh: Cabinet Secretariat · CC BY 4.0
Nội dung quy định về thời hạn và hình thức văn bản
Người đang nhận lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội hằng tháng hoặc các chế độ khác theo Luật Bảo hiểm xã hội, nếu vì lý do sức khỏe, khoảng cách địa lý hay những trở ngại thực tế khác mà không thể trực tiếp đi nhận, hoàn toàn có quyền giao việc này lại cho một người khác thông qua văn bản ủy quyền hợp pháp. Quy định hiện hành nêu rõ: kể từ thời điểm văn bản được xác lập, thời hạn hiệu lực tối đa mà văn bản ủy quyền còn được sử dụng là 12 tháng. Khi hết mốc thời gian này, cho dù giữa các bên không phát sinh tranh chấp hay thay đổi ý chí, văn bản ủy quyền cũ vẫn đương nhiên chấm dứt hiệu lực và không còn được dùng làm căn cứ để người được ủy quyền tiếp tục đi nhận thay. Muốn duy trì việc nhận hộ sau mốc này, người ủy quyền bắt buộc phải lập một văn bản ủy quyền hoàn toàn mới, đồng thời thực hiện lại đầy đủ thủ tục chứng thực như lần đầu.
Yêu cầu chứng thực ở đây không phải là một thủ tục mang tính hình thức, mà là điều kiện bắt buộc để văn bản có hiệu lực. Nói cách khác, một giấy ủy quyền dù có đầy đủ nội dung và chữ ký của các bên nhưng chưa được chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền thì chưa được công nhận là căn cứ hợp pháp để cơ quan bảo hiểm xã hội hay đơn vị chi trả xem xét giải quyết việc nhận thay.
Trình tự, thủ tục thực hiện việc ủy quyền
Để việc ủy quyền nhận lương hưu được tiến hành đúng quy định, các bên liên quan thường thực hiện lần lượt các bước sau đây:
- Soạn thảo văn bản ủy quyền: người ủy quyền chuẩn bị giấy ủy quyền theo mẫu phù hợp, ghi rõ thông tin nhân thân của cả hai bên, phạm vi công việc được giao (nhận lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội hoặc các chế độ khác nếu có) và thời hạn ủy quyền, bảo đảm không vượt quá 12 tháng theo quy định.
- Thực hiện chứng thực văn bản: hai bên mang giấy ủy quyền đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực theo quy định pháp luật về chứng thực, để xác nhận chữ ký cùng tính hợp pháp của văn bản.
- Nộp văn bản đã được chứng thực: sau khi hoàn tất chứng thực, văn bản được nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc đơn vị đang trực tiếp chi trả lương hưu, trợ cấp cho người ủy quyền, làm cơ sở để chi trả cho người được ủy quyền.
- Nhận chế độ theo nội dung ủy quyền: dựa trên văn bản đã được ghi nhận, người được ủy quyền thực hiện việc nhận lương hưu, trợ cấp thay cho người ủy quyền trong suốt khoảng thời gian văn bản còn hiệu lực.
Một số lưu ý khi lập và sử dụng giấy ủy quyền
Do thời hạn hiệu lực của văn bản bị giới hạn ở mức tối đa 12 tháng, người ủy quyền — đặc biệt là người cao tuổi hoặc người có vấn đề sức khỏe kéo dài — nên chủ động theo dõi, ghi nhớ mốc hết hạn để kịp thời lập lại văn bản ủy quyền mới. Việc chậm trễ trong khâu tái lập có thể khiến kỳ chi trả lương hưu bị gián đoạn cho đến khi văn bản mới được hoàn tất thủ tục và nộp cho cơ quan có thẩm quyền.
Bên cạnh yếu tố thời hạn, khâu chứng thực cần được các bên đặc biệt coi trọng. Một văn bản ủy quyền chưa qua chứng thực, dù nội dung có đầy đủ đến đâu, vẫn không được công nhận giá trị pháp lý và vì vậy không thể trở thành cơ sở để cơ quan chi trả giải quyết cho người được ủy quyền. Do đó, các bên nên hoàn tất việc chứng thực ngay sau khi soạn thảo xong văn bản, tránh để giấy ủy quyền tồn tại trong tình trạng chưa có giá trị sử dụng trong một thời gian dài.
Ngoài ra, nội dung ủy quyền cần được trình bày rõ ràng, cụ thể, tránh diễn đạt mập mờ về phạm vi công việc được giao, để cơ quan bảo hiểm xã hội có đủ cơ sở đối chiếu, xác định đúng chế độ mà người ủy quyền đang thụ hưởng và giải quyết cho người được ủy quyền một cách chính xác, kịp thời.
Cuối cùng, người ủy quyền cũng nên lưu giữ một bản sao của văn bản đã chứng thực cùng các giấy tờ liên quan, để thuận tiện đối chiếu khi cần, cũng như chủ động chuẩn bị hồ sơ cho lần lập ủy quyền tiếp theo trước khi văn bản hiện tại hết hiệu lực.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
