Căn cứ pháp lý
Chế định hợp đồng lao động điện tử được ghi nhận chính thức tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, theo đó đây là loại hợp đồng lao động được xác lập dưới hình thức thông điệp dữ liệu và có giá trị pháp lý không kém gì hợp đồng lao động lập thành văn bản giấy truyền thống. Các nguyên tắc mà các bên phải tuân thủ khi tham gia loại hình hợp đồng này được nêu tại Điều 4 của cùng Nghị định, gồm việc bảo đảm phù hợp với pháp luật về lao động, pháp luật về giao dịch điện tử, các yêu cầu về an toàn thông tin mạng, bảo vệ dữ liệu cá nhân cũng như nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ. Bên cạnh đó, Thông tư 08/2026/TT-BNV hướng dẫn việc cấp một mã định danh riêng, không trùng lặp cho từng hợp đồng lao động điện tử được xác lập. Trình tự đăng ký tài khoản để truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cũng được Thông tư này quy định cụ thể tại Điều 7. Riêng điều kiện để doanh nghiệp và người lao động được phép giao kết hợp đồng theo phương thức điện tử được đặt ra tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
Minh họa: Hợp đồng & dân sự — Ảnh: Cabinet Secretariat · CC BY 4.0
Nội dung quy định
Hợp đồng lao động điện tử là phương thức giao kết mới bên cạnh hình thức hợp đồng giấy truyền thống, cho phép người sử dụng lao động và người lao động xác lập quan hệ lao động thông qua các phương tiện điện tử mà không nhất thiết phải gặp mặt trực tiếp để ký kết trên giấy. Về mặt giá trị pháp lý, loại hợp đồng này được thừa nhận tương đương với hợp đồng bằng văn bản, qua đó góp phần rút ngắn thời gian xử lý và giảm bớt chi phí cho công tác quản trị nhân sự của doanh nghiệp.
Khi tham gia giao kết, các bên phải bảo đảm một số nguyên tắc cốt lõi: hợp đồng được truyền tải dưới dạng thông điệp dữ liệu theo đúng chuẩn kỹ thuật quy định; hệ thống lưu trữ và truyền dẫn phải đáp ứng yêu cầu an toàn thông tin mạng; đồng thời dữ liệu cá nhân của người lao động phải được bảo vệ theo quy định pháp luật hiện hành. Đây là những điều kiện bắt buộc, không phải là khuyến nghị mang tính tùy nghi.
Một điểm đáng chú ý là mỗi hợp đồng lao động điện tử khi được xác lập sẽ được gắn một mã định danh riêng biệt. Mã số này được giữ cố định trong suốt thời gian hợp đồng còn hiệu lực, kể cả khi hợp đồng có sửa đổi hay bổ sung nội dung, nhằm phục vụ công tác tra cứu, đối chiếu và quản lý về sau.
Để có thể sử dụng Nền tảng hợp đồng lao động điện tử, cả người sử dụng lao động lẫn người lao động đều phải hoàn tất việc đăng ký tài khoản định danh điện tử theo đúng quy định pháp luật hiện hành trước khi tiến hành các bước giao kết. Yêu cầu này nhằm bảo đảm tính xác thực của các chủ thể tham gia, đồng thời góp phần phòng ngừa rủi ro giả mạo hoặc tranh chấp phát sinh từ việc xác định danh tính các bên trong quá trình giao kết trực tuyến.
Trình tự, thủ tục giao kết
Việc giao kết hợp đồng lao động điện tử thường được tiến hành qua các bước sau:
Bước một, người sử dụng lao động và người lao động thực hiện đăng ký tài khoản định danh điện tử theo quy định pháp luật hiện hành — đây là điều kiện tiên quyết trước khi có thể truy cập vào hệ thống.
Bước hai, hai bên sử dụng tài khoản đã đăng ký để tiến hành giao kết hợp đồng lao động điện tử ngay trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
Bước ba, ngay khi hợp đồng được gửi thành công về Nền tảng, hệ thống sẽ tự động cấp một mã định danh duy nhất gắn với hợp đồng đó.
Bước bốn, các bên tiếp tục thực hiện những thủ tục có liên quan khác theo quy định pháp luật để hoàn tất quá trình xác lập quan hệ lao động, chẳng hạn như việc cập nhật thông tin, lưu trữ hồ sơ hay các nghĩa vụ thông báo nếu có.
Một số lưu ý khi áp dụng
Trong quá trình triển khai, các bên cần bảo đảm toàn bộ nội dung và trình tự giao kết hợp đồng lao động điện tử tuân thủ đầy đủ, nghiêm túc các quy định pháp luật hiện hành liên quan đến lao động, giao dịch điện tử và bảo vệ dữ liệu cá nhân. Một điểm cần đặc biệt lưu ý là thời hạn hiệu lực của hợp đồng không bị thay đổi chỉ vì có sửa đổi, bổ sung nội dung hoặc khi các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn — mã định danh và thời hạn ban đầu vẫn được giữ nguyên làm căn cứ đối chiếu.
Trước khi tiến hành giao kết, các bên nên chuẩn bị sẵn đầy đủ giấy tờ cần thiết, bao gồm giấy tờ tùy thân của người lao động cũng như các giấy tờ pháp lý liên quan đến doanh nghiệp, để quá trình đăng ký tài khoản định danh điện tử và giao kết hợp đồng trên Nền tảng diễn ra thuận lợi, không bị gián đoạn do thiếu hồ sơ. Việc chủ động rà soát trước các điều kiện về giao kết theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP cũng giúp doanh nghiệp và người lao động tránh được những vướng mắc phát sinh ngoài mong muốn trong quá trình sử dụng hình thức hợp đồng lao động điện tử.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
