Căn cứ pháp lý áp dụng
Việc xử lý nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với khoản tiền doanh nghiệp chi trả cho người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động được cơ quan thuế Thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn cụ thể tại Công văn số 12004/TTPHCM-QLDN3 ban hành ngày 26/8/2026. Văn bản này được xây dựng trên cơ sở hệ thống quy định pháp luật hiện hành, bao gồm:
- Luật Thuế thu nhập cá nhân năm 2025, cụ thể là Điều 3 và Điều 4 — hai điều khoản xác lập phạm vi các nguồn thu nhập phải chịu thuế và các trường hợp thu nhập được loại trừ khỏi diện chịu thuế.
- Bộ luật Lao động năm 2019, Điều 113 — quy định về chế độ nghỉ hằng năm (nghỉ phép năm) của người lao động.
- Nghị định số 253/2026/NĐ-CP, trong đó Điều 8 quy định về thu nhập phát sinh từ tiền lương, tiền công, còn Điều 26 quy định riêng về tiền lương, tiền công trả cho thời gian làm việc vào ban đêm và làm thêm giờ.
- Thông tư số 89/2026/TT-BTC, Điều 22 — hướng dẫn cụ thể về thủ tục khai thuế thu nhập cá nhân.
Đây là những căn cứ then chốt để xác định khoản chi trả nào cho người lao động nghỉ việc phải tính thuế, khoản nào thuộc diện được miễn.
Minh họa: Lao động & việc làm — Ảnh: Office of Congressman Duncan D. Hunter · Public domain
Bối cảnh ban hành và phạm vi hướng dẫn
Công văn 12004/TTPHCM-QLDN3 được cơ quan thuế thành phố ban hành nhằm phúc đáp Văn bản số 0408/2026/CV-AWSVN, đề ngày 04/8/2026, do một tổ chức gửi đến để xin ý kiến về cách tính thuế TNCN cho khoản chi trả khi người lao động thôi việc. Nội dung trả lời khẳng định rằng khoản thu nhập này phải được đối chiếu, xem xét trên cơ sở các quy định của Luật Thuế thu nhập cá nhân hiện hành để xác định tính chất chịu thuế hay được miễn, chứ không áp dụng một cách máy móc cho mọi khoản chi trả khi người lao động nghỉ việc.
Cách xác định phần thu nhập chịu thuế và phần được miễn thuế
Theo hướng dẫn, nhóm thu nhập chịu thuế TNCN bao gồm tiền lương, tiền công cùng các khoản mang bản chất tiền lương, tiền công mà người lao động nhận được. Đây là nguyên tắc chung áp dụng cho phần lớn các khoản chi trả phát sinh từ quan hệ lao động.
Tuy nhiên, pháp luật cũng quy định một số khoản được loại trừ khỏi diện chịu thuế, cụ thể là phần tiền trả thêm cho thời gian làm việc ban đêm, làm thêm giờ, và khoản chi trả tương ứng với những ngày phép năm mà người lao động chưa nghỉ hết. Riêng đối với trường hợp chấm dứt quan hệ lao động khi người lao động vẫn còn số ngày nghỉ phép năm chưa sử dụng, doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán bằng tiền cho những ngày phép còn lại đó. Điểm cần lưu ý là khoản thanh toán bù cho những ngày phép năm chưa nghỉ này, dù phát sinh trong bối cảnh nghỉ việc, vẫn được xác định là thu nhập chịu thuế TNCN theo hướng dẫn tại công văn nêu trên, chứ không thuộc diện được miễn trừ như các khoản làm đêm, làm thêm giờ.
Trình tự xử lý thuế khi chi trả cho người lao động nghỉ việc
Để thực hiện đúng nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp có thể tiến hành theo trình tự sau:
Bước 1 — Rà soát số ngày phép năm còn tồn: Bộ phận nhân sự xác định chính xác số ngày nghỉ hằng năm mà người lao động sắp nghỉ việc chưa sử dụng hết, làm cơ sở cho việc tính toán khoản chi trả.
Bước 2 — Tính toán các khoản phải chi trả: Trên cơ sở số ngày phép còn lại, doanh nghiệp tính ra số tiền tương ứng, đồng thời gộp thêm các khoản chi trả khác có liên quan phát sinh từ việc chấm dứt hợp đồng lao động.
Bước 3 — Khấu trừ thuế trước khi chi trả: Với những khoản chi trả có giá trị từ 5 triệu đồng/lần trở lên, doanh nghiệp phải thực hiện khấu trừ 10% tiền thuế TNCN ngay trước khi thanh toán cho người lao động, theo đúng cơ chế khấu trừ tại nguồn.
Bước 4 — Khai và quyết toán thuế: Doanh nghiệp có trách nhiệm kê khai thuế TNCN theo từng quý phát sinh, sau đó thực hiện quyết toán thuế năm theo trình tự, thủ tục được quy định tại Thông tư số 89/2026/TT-BTC.
Rủi ro và những điểm doanh nghiệp cần lưu ý
Việc bỏ sót hoặc thực hiện sai quy trình khấu trừ thuế đối với khoản chi trả cho người lao động nghỉ việc có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với rủi ro bị xử lý vi phạm về thuế cũng như phát sinh thêm nghĩa vụ truy thu, tính chậm nộp. Do đó, các mốc thời hạn nộp hồ sơ khai thuế theo quý và hồ sơ quyết toán thuế năm cần được theo dõi sát sao và tuân thủ nghiêm túc.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên lưu trữ đầy đủ, có hệ thống toàn bộ hồ sơ, chứng từ liên quan đến các khoản chi trả thu nhập cho người lao động nghỉ việc — bao gồm bảng tính ngày phép còn lại, chứng từ chi trả, chứng từ khấu trừ thuế — để sẵn sàng cung cấp khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra, đối chiếu. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu không chỉ giúp doanh nghiệp chủ động trong công tác quyết toán mà còn hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý có thể phát sinh sau này.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
