Căn cứ pháp lý áp dụng
Ngày 09/9/2026, Thuế tỉnh Ninh Bình đã ban hành Công văn số 11805/NBI-QLDN1, giải đáp vướng mắc của doanh nghiệp về nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với khoản tiền lương trả cho người lao động khi làm việc vào ban đêm. Văn bản hướng dẫn được xây dựng dựa trên hai nhóm quy định nòng cốt:
- Bộ luật Lao động năm 2019, trong đó Điều 98 ấn định nguyên tắc trả lương khi người lao động làm thêm giờ hoặc làm việc vào ban đêm;
- Nghị định số 253/2026/NĐ-CP, mà Điều 26 cụ thể hóa cách xác định tiền lương, tiền công cho thời gian làm đêm và làm thêm giờ, đồng thời Điều 8 của nghị định này liệt kê các khoản thu nhập không phải chịu thuế TNCN.
Sự kết hợp giữa quy định về lao động và quy định về thuế là cơ sở để cơ quan thuế địa phương đưa ra hướng dẫn áp dụng thống nhất cho các doanh nghiệp đóng trên địa bàn.
Minh họa: Lao động & việc làm — Ảnh: Kirsten Gillibrand 2020 · Public domain
Điều kiện để phần chênh lệch lương đêm được miễn thuế TNCN
Theo nội dung công văn, khoản chênh lệch giữa tiền lương trả cho giờ làm việc ban đêm so với tiền lương của giờ làm việc ban ngày (tính trên cùng một công việc) chỉ được loại trừ khỏi thu nhập chịu thuế TNCN khi thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
- Mức trả thêm cho thời gian làm đêm phải đạt tối thiểu 30% so với đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả của ngày làm việc bình thường tương ứng — đây là mức sàn được quy định tại khoản 2 Điều 98 Bộ luật Lao động 2019.
- Việc xác định và chi trả phải căn cứ theo đúng cách tính nêu tại Điều 26 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, bảo đảm tách bạch rõ phần lương làm việc bình thường và phần trả thêm do làm đêm.
Trường hợp doanh nghiệp chi trả cho người lao động mức phụ trội cao hơn 30% nêu trên, phần vượt so với mức tối thiểu 30% không còn được xem là khoản chênh lệch làm đêm mang tính miễn trừ, mà phải cộng vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động để tính thuế theo quy định chung. Nói cách khác, chính sách ưu đãi thuế chỉ áp dụng đúng bằng phần chênh lệch tối thiểu luật định, không mở rộng cho toàn bộ số tiền doanh nghiệp tự nguyện trả thêm.
Các khoản thu nhập khác không phải chịu thuế TNCN
Bên cạnh nội dung về lương làm đêm, công văn cũng nhắc lại quy định tại khoản 4 Điều 8 Nghị định 253/2026/NĐ-CP về những khoản thu nhập không mang bản chất tiền lương, tiền công nên không thuộc diện chịu thuế TNCN, bao gồm:
- Tiền thưởng đi kèm các danh hiệu được Nhà nước phong tặng, cùng những hình thức khen thưởng tương tự khác;
- Khoản hỗ trợ chi phí khám, chữa bệnh hiểm nghèo dành cho bản thân người lao động hoặc thân nhân của họ;
- Các khoản liên quan đến phương tiện đưa đón, nhà ở công vụ theo tiêu chuẩn quy định;
- Những khoản chi trả gắn với hoạt động phục vụ Đảng, Quốc hội, Hội đồng nhân dân và các cơ quan nhà nước khác.
Việc liệt kê này giúp doanh nghiệp phân biệt rõ giữa nhóm thu nhập có tính chất thù lao lao động (phải chịu thuế, trừ phần miễn trừ luật định) và nhóm thu nhập mang tính hỗ trợ, phúc lợi đặc thù (được loại trừ hoàn toàn khỏi cơ sở tính thuế).
Trình tự doanh nghiệp cần thực hiện khi áp dụng chính sách
Để áp dụng đúng hướng dẫn tại Công văn 11805/NBI-QLDN1, doanh nghiệp nên thực hiện tuần tự các bước sau:
- Xác định đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả cho một ngày làm việc bình thường của từng vị trí, làm cơ sở so sánh.
- Tính mức tiền lương trả cho thời gian làm việc ban đêm theo công thức tại Điều 26 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, đối chiếu xem phần chênh lệch có đạt tối thiểu 30% theo khoản 2 Điều 98 Bộ luật Lao động 2019 hay không.
- Tách riêng phần chênh lệch đủ điều kiện miễn thuế và phần vượt mức (nếu có) để hạch toán, kê khai đúng bản chất — phần đủ điều kiện được loại trừ, phần vượt phải tính vào thu nhập chịu thuế.
- Chi trả lương cho người lao động đúng theo kết quả tính toán, đồng thời lưu giữ đầy đủ chứng từ, bảng chấm công, bảng lương làm căn cứ đối chiếu khi quyết toán thuế TNCN cuối năm hoặc khi cơ quan thuế kiểm tra.
Một số điểm doanh nghiệp và người lao động cần lưu ý
Việc áp dụng chính sách miễn thuế đối với lương làm đêm không mang tính mặc định cho mọi khoản chi trả thêm, mà phụ thuộc vào việc doanh nghiệp có tuân thủ đúng cách tính và mức sàn 30% theo luật hay không. Do đó, doanh nghiệp cần:
- Rà soát lại quy chế trả lương nội bộ, bảng lương, hợp đồng lao động để bảo đảm cách tính tiền lương làm đêm phù hợp với Điều 98 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 26 Nghị định 253/2026/NĐ-CP;
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh phần chênh lệch lương đêm được miễn thuế, tránh tình trạng bị truy thu hoặc xử phạt khi quyết toán thuế TNCN;
- Thực hiện kê khai, quyết toán thuế TNCN đúng thời hạn theo quy định pháp luật thuế hiện hành, tránh phát sinh tiền chậm nộp;
- Đối với các khoản thu nhập khác ngoài lương (khen thưởng, hỗ trợ y tế, phương tiện đi lại…), cần đối chiếu với danh mục miễn thuế tại khoản 4 Điều 8 Nghị định 253/2026/NĐ-CP trước khi xác định là khoản chịu thuế hay không.
Việc nắm rõ và áp dụng chính xác hướng dẫn tại Công văn 11805/NBI-QLDN1 không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro về thuế, mà còn bảo đảm quyền lợi chính đáng của người lao động khi làm việc vào ban đêm, phù hợp với tinh thần của Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn thi hành liên quan đến thuế thu nhập cá nhân.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
