Căn cứ pháp lý và quy định hiện hành
Việc báo cáo tình hình sử dụng lao động được điều chỉnh bởi Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP, liên kết với các hướng dẫn tại Khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP (đã được tu chỉnh theo Nghị định 35/2022/NĐ-CP). Các tổ chức sử dụng lao động phải gửi báo cáo thay đổi về công nhân nhân viên theo chu kỳ định kỳ: lần đầu trước ngày 05 tháng 6 hằng năm và lần thứ hai trước ngày 05 tháng 12 hằng năm. Tất cả báo cáo cần được nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, đồng thời gửi thông báo tới cơ quan bảo hiểm xã hội tại địa điểm đặt trụ sở chính, chi nhánh hay văn phòng đại diện của đơn vị.
Minh họa: Lao động & việc làm — Ảnh: The government of the Democratic Republic · Public domain
Tính chất bắt buộc và trách nhiệm pháp lý
Thủ tục báo cáo tình hình sử dụng lao động là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp hoạt động. Thiếu sót trong việc thực hiện hoặc thực hiện không đúng quy định sẽ dẫn đến xử phạt hành chính trong lĩnh vực lao động. Đối với trường hợp không khai báo về tình hình sử dụng lao động, mức tiền phạt được quy định từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng. Khi đơn vị không nộp báo cáo thay đổi lao động theo đúng hạn, hình phạt sẽ cao hơn đáng kể, trong khoảng từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng. Đối với các tổ chức pháp nhân (công ty, doanh nghiệp có tư cách pháp nhân), mức phạt sẽ tăng gấp đôi so với mức áp dụng cho cá nhân.
Quy trình tra cứu báo cáo đã nộp
Để xem chi tiết báo cáo đã được nộp thành công, người đại diện doanh nghiệp có thể thực hiện theo trình tự sau:
Bước 1: Truy nhập hệ thống Vào Cổng Dịch vụ công Quốc gia và đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp của mình.
Bước 2: Điều hướng đến khu vực quản lý tài liệu Tại góc trên bên phải màn hình, nhấn vào tên doanh nghiệp rồi chọn mục Thông tin doanh nghiệp để vào khu vực quản lý.
Bước 3: Thực hiện tìm kiếm hồ sơ Trong không gian gọi là "Dịch vụ công của tôi", nhập các thông tin cần tìm gồm: tên thủ tục hành chính, mã định danh hồ sơ (nếu có sẵn) và tình trạng xử lý. Sau đó chọn Tìm kiếm để bắt đầu quá trình tìm kiếm.
Bước 4: Xem danh sách hồ sơ được trả về Hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ hồ sơ đã được nộp với các thông tin kèm theo như: tên chính xác của thủ tục hành chính, mã hồ sơ, tên cơ quan tiếp nhận, ngày tiếp nhận hồ sơ và tình trạng xử lý hiện tại.
Bước 5: Xem chi tiết và tải tài liệu Nhấn chọn hồ sơ cần xem để mở toàn bộ chi tiết về tiến trình xử lý, các tài liệu đính kèm hoặc tải các file liên quan nếu hệ thống cho phép tải xuống.
Những lưu ý quan trọng
Các quy định pháp luật trong lĩnh vực lao động có thể được cập nhật, sửa đổi theo thời gian. Nội dung bài viết được cung cấp chỉ mang tính chất tham khảo thông tin chung, không thay thế được tư vấn chuyên môn. Để nhận hướng dẫn chi tiết, cụ thể cho từng tình huống của doanh nghiệp, vui lòng liên hệ trực tiếp với cơ quan bảo hiểm xã hội, Sở Lao động Thương binh và Xã hội hoặc các cơ quan chuyên trách khác có quyền hạn trong lĩnh vực lao động.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
