Căn cứ pháp lý áp dụng
Nghĩa vụ báo cáo tình hình lao động và hướng xử lý khi gặp trở ngại trên Cổng dịch vụ công Quốc gia được điều chỉnh bởi các quy định sau: Điều 12 Bộ luật Lao động năm 2019 về trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động; khoản 2 Điều 4 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 73 Nghị định số 35/2022/NĐ-CP và tiếp tục được sửa đổi bởi Điều 71 Nghị định số 129/2025/NĐ-CP) quy định cụ thể trách nhiệm báo cáo tình hình thay đổi lao động; Điều 71 Nghị định số 129/2025/NĐ-CP quy định về việc báo cáo tình hình thay đổi lao động của người sử dụng lao động; và Điều 8 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP quy định mức xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động đối với hành vi vi phạm nghĩa vụ báo cáo nêu trên.
Minh họa: Lao động & việc làm — Ảnh: Uncredited photographer, from government · Public domain
Nghĩa vụ báo cáo tình hình lao động định kỳ
Theo quy định hiện hành, người sử dụng lao động có trách nhiệm định kỳ 06 tháng một lần thực hiện báo cáo về tình hình biến động lao động tại đơn vị mình, thời hạn chậm nhất là trước ngày 05 tháng 6 hằng năm. Báo cáo này được gửi đến Sở Nội vụ nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, thông qua Cổng dịch vụ công Quốc gia, theo Mẫu số 01/PLI tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 145/2020/NĐ-CP.
Song song với việc báo cáo Sở Nội vụ, doanh nghiệp còn phải thông tin về tình hình thay đổi lao động đến cơ quan bảo hiểm xã hội tại địa bàn nơi đặt trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện. Riêng với người lao động làm việc tại khu công nghiệp, khu kinh tế, ngoài việc báo cáo Sở Nội vụ và cơ quan bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp còn có trách nhiệm gửi báo cáo đến Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế nơi đơn vị hoạt động.
Cách xử lý khi không thể nộp báo cáo qua Cổng dịch vụ công
Trên thực tế đầu năm 2026, không ít doanh nghiệp gặp khó khăn khi thao tác nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động trên Cổng dịch vụ công Quốc gia, do lỗi hệ thống, gián đoạn kết nối hoặc các nguyên nhân kỹ thuật khác nằm ngoài khả năng kiểm soát của đơn vị. Trong những tình huống như vậy, quy định pháp luật đã dự liệu phương án thay thế: doanh nghiệp được phép lập báo cáo bằng bản giấy, vẫn theo đúng Mẫu số 01/PLI, để gửi trực tiếp đến Sở Nội vụ.
Đồng thời, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện song song nghĩa vụ thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực tương ứng với nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, nhằm bảo đảm dữ liệu về lao động được cập nhật đầy đủ dù không nộp được qua kênh điện tử. Sau khi tiếp nhận các báo cáo bản giấy từ doanh nghiệp, Sở Nội vụ có trách nhiệm tổng hợp lại toàn bộ thông tin để cập nhật theo Mẫu số 02/PLI tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 145/2020/NĐ-CP. Như vậy, việc nộp báo cáo bằng bản giấy không làm mất đi giá trị pháp lý của báo cáo, mà chỉ là phương thức dự phòng khi kênh trực tuyến gặp sự cố, giúp doanh nghiệp vẫn hoàn thành đúng nghĩa vụ luật định.
Trình tự thực hiện khi chuyển sang báo cáo bản giấy
Để bảo đảm tuân thủ đúng quy định trong trường hợp Cổng dịch vụ công Quốc gia không khả dụng, doanh nghiệp có thể thực hiện theo trình tự bốn bước sau:
Bước một, chuẩn bị đầy đủ nội dung báo cáo tình hình thay đổi lao động theo đúng biểu mẫu quy định, tức Mẫu số 01/PLI.
Bước hai, ưu tiên thử nộp báo cáo qua Cổng dịch vụ công Quốc gia trước; nếu không thực hiện được do lỗi hệ thống hoặc bất kỳ trở ngại kỹ thuật nào khác, doanh nghiệp in báo cáo thành bản giấy và gửi trực tiếp đến Sở Nội vụ nơi đặt trụ sở.
Bước ba, gửi thông báo về tình hình thay đổi lao động đến cơ quan bảo hiểm xã hội tại khu vực nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
Bước bốn, nếu đơn vị sử dụng lao động thuộc khu công nghiệp hoặc khu kinh tế, cần gửi thêm báo cáo đến Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế phụ trách địa bàn đó.
Việc thực hiện đầy đủ các bước nêu trên, dù thông qua kênh điện tử hay bằng bản giấy, đều được xem là đã hoàn thành nghĩa vụ báo cáo theo quy định của pháp luật lao động.
Hệ quả pháp lý nếu chậm hoặc bỏ sót nghĩa vụ báo cáo
Doanh nghiệp cần lưu ý rằng việc không thực hiện, thực hiện không đầy đủ, hoặc thực hiện không đúng thời hạn nghĩa vụ báo cáo tình hình sử dụng lao động đều có thể bị xem là hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động. Theo quy định, mức phạt tiền áp dụng đối với cá nhân vi phạm dao động từ 1.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng; đối với tổ chức vi phạm cùng hành vi, mức phạt áp dụng gấp hai lần mức phạt dành cho cá nhân.
Chính vì vậy, dù gặp trở ngại kỹ thuật khi thao tác trên Cổng dịch vụ công Quốc gia, doanh nghiệp không nên bỏ qua hoặc trì hoãn nghĩa vụ báo cáo, mà cần chủ động chuyển ngay sang phương án nộp báo cáo bằng bản giấy đến Sở Nội vụ, đồng thời thông báo đầy đủ đến cơ quan bảo hiểm xã hội và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế (nếu có), để bảo đảm đúng thời hạn luật định và tránh phát sinh rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính không đáng có.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
