Cơ sở pháp lý quy định báo cáo lao động
Theo Điều 71 của Nghị định 129/2025/NĐ-CP, các tổ chức, doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh sử dụng lao động phải thực hiện công việc báo cáo định kỳ nhằm cập nhật tình hình biến động về nhân sự. Báo cáo được yêu cầu hai lần trong năm: báo cáo kỳ I (sáu tháng đầu năm) và báo cáo kỳ II (cả năm). Hạn chót nộp báo cáo kỳ I là ngày 05 tháng 6, còn báo cáo kỳ II phải gửi trước ngày 05 tháng 12. Mẫu đơn được quy định cụ thể là Mẫu số 01/PLI, được đính kèm trong Phụ lục I của Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Minh họa: Lao động & việc làm — Ảnh: Anne and David from Kent, England UK · Public domain
Các kênh nộp báo cáo và thủ tục
Người sử dụng lao động có hai phương thức nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động cho kỳ 6 tháng đầu năm 2026. Phương thức chính là qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia (tại dichvucong.gov.vn), nơi cung cấp hệ thống điện tử để người nộp có thể tải lên và gửi báo cáo. Trường hợp không thể truy cập hoặc sử dụng cổng dịch vụ này, người sử dụng lao động được phép nộp bản báo cáo in ra trên giấy, tuân theo Mẫu số 01/PLI, đến Sở Nội vụ địa phương cùng với thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội hoạt động tại khu vực nơi đặt địa điểm chính, chi nhánh hoặc đại diện của doanh nghiệp.
Với các đơn vị hoạt động trong khu công nghiệp hoặc khu kinh tế, tiến trình gửi báo cáo còn bao gồm một bước bổ sung: cần gửi một bản sao báo cáo tới Ban quản lý khu công nghiệp hoặc Ban quản lý khu kinh tế nơi doanh nghiệp hoạt động. Công việc tổng hợp thông tin từ các báo cáo bằng hình thức giấy được giao cho Sở Nội vụ, có trách nhiệm thu thập và cập nhật dữ liệu vào mẫu thống kê tổng hợp (Mẫu số 02/PLI, cũng được đính kèm theo Phụ lục I của Nghị định 145/2020/NĐ-CP).
Các bước thực hiện báo cáo
Để hoàn thành nhiệm vụ báo cáo đúng thời hạn, doanh nghiệp nên tuân theo quy trình bốn bước sau đây. Trước tiên, cần lập báo cáo tình hình sử dụng lao động bằng cách điền đầy đủ vào Mẫu số 01/PLI, đảm bảo các thông tin về số lượng nhân viên, nhân sự mới tuyển, những người rời khỏi công ty và các biến động khác được ghi chép chính xác. Bước thứ hai là nộp báo cáo đã hoàn thành, có thể thông qua việc tải lên Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc gửi bản in ra giấy đến Sở Nội vụ cùng với thông báo tới các cơ quan liên quan như bảo hiểm xã hội. Bước thứ ba, đối với những doanh nghiệp nằm trong các khu công nghiệp hay khu kinh tế, phải đảm bảo gửi báo cáo đến Ban quản lý của khu công nghiệp hoặc khu kinh tế tương ứng. Cuối cùng, nếu nộp bằng hình thức giấy, doanh nghiệp cần theo dõi tiến độ xử lý và cập nhật lại thông tin nếu cơ quan có yêu cầu.
Hậu quả vi phạm và lưu ý
Việc không nộp báo cáo hoặc nộp sai quy định sẽ phải chịu những hình phạt hành chính. Pháp luật quy định mức phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng áp dụng cho các trường hợp người sử dụng lao động không khai báo hoặc không cập nhật thông tin biến động về lao động theo quy định. Do đó, doanh nghiệp nên chuẩn bị công việc này cẩn thận: kiểm tra lại các hạn chót (05 tháng 6 cho báo cáo kỳ I), chuẩn bị đầy đủ tài liệu hỗ trợ, xác minh thông tin chính xác để tránh các sai sót có thể dẫn tới xử phạt và những rủi ro pháp lý không cần thiết.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
