Căn cứ pháp lý áp dụng
Nghĩa vụ báo cáo định kỳ về biến động lao động được quy định cụ thể tại Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP. Theo quy định này, người sử dụng lao động có trách nhiệm cập nhật cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động những thay đổi phát sinh trong quá trình sử dụng nhân sự, theo hai mốc cố định trong năm: kỳ báo cáo 6 tháng đầu năm (chậm nhất ngày 05 tháng 6) và kỳ báo cáo cả năm (chậm nhất ngày 05 tháng 12). Hồ sơ báo cáo được lập theo Mẫu số 01/PLI tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP và gửi trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia đến Sở Nội vụ nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
Trường hợp hệ thống dịch vụ công trực tuyến gặp trục trặc kỹ thuật hoặc đơn vị chưa có điều kiện nộp qua mạng, pháp luật cho phép nộp báo cáo bằng bản giấy trực tiếp tại Sở Nội vụ. Dù nộp theo hình thức nào, doanh nghiệp vẫn phải đồng thời thông báo nội dung báo cáo cho cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý địa bàn nơi đặt trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, để bảo đảm dữ liệu về lao động giữa hai cơ quan được đối chiếu thống nhất.
Minh họa: Lao động & việc làm — Ảnh: Nguyen Thanh Lam · CC BY 2.0
Nội dung và ý nghĩa của việc báo cáo
Báo cáo tình hình sử dụng lao động không phải là thủ tục tùy chọn mà là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc, áp dụng cho tất cả các đơn vị đang sử dụng lao động, không phân biệt quy mô hay loại hình hoạt động. Nội dung báo cáo phản ánh những biến động thực tế về nhân sự trong kỳ — tăng, giảm số lượng lao động, thay đổi vị trí việc làm và các thông tin liên quan khác — nhằm giúp cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nắm bắt kịp thời tình hình thị trường lao động tại địa phương.
Đối với các doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa, kỳ báo cáo 6 tháng đầu năm 2026 mang tính thời sự vì đây là lần đầu tiên việc báo cáo được thực hiện theo khung thời hạn và biểu mẫu quy định tại Nghị định 129/2025/NĐ-CP kể từ khi văn bản này có hiệu lực. Doanh nghiệp cần chủ động rà soát lại quy trình nội bộ, xác định đúng đầu mối tiếp nhận là Sở Nội vụ (thay vì các cơ quan trước đây từng đảm nhận việc này) để tránh gửi nhầm nơi hoặc chậm trễ do chưa cập nhật quy định mới.
Việc không thực hiện báo cáo, báo cáo không đầy đủ hoặc nộp trễ hạn sẽ bị xử lý theo các quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, dẫn chiếu từ Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 và cụ thể hóa tại các điều khoản tương ứng của Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
Các bước thực hiện báo cáo
Để hoàn tất nghĩa vụ báo cáo đúng quy định, doanh nghiệp có thể thực hiện theo trình tự sau:
-
Lập hồ sơ báo cáo: Sử dụng đúng Mẫu số 01/PLI tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, kê khai đầy đủ, chính xác các chỉ tiêu về số lượng lao động, biến động nhân sự trong kỳ báo cáo.
-
Lựa chọn kênh nộp báo cáo: Ưu tiên nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Nếu không thể thực hiện qua kênh này, chuẩn bị bản giấy để nộp trực tiếp tại Sở Nội vụ, đồng thời gửi thông báo tương ứng đến cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của đơn vị.
-
Gửi báo cáo bổ sung đến Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế (nếu có): Đối với lao động làm việc tại các khu công nghiệp, khu kinh tế trên địa bàn tỉnh, doanh nghiệp còn phải gửi thêm một bản báo cáo đến Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế nơi đơn vị đặt cơ sở sản xuất, kinh doanh.
-
Lưu trữ hồ sơ và biên nhận: Sau khi nộp, doanh nghiệp nên lưu lại biên nhận hoặc xác nhận đã nộp (bản điện tử hoặc bản giấy có dấu tiếp nhận) để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết.
Chế tài xử phạt và những điểm cần lưu ý
Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý về hậu quả pháp lý của việc chậm nộp hoặc không nộp báo cáo. Theo khung xử phạt hiện hành, hành vi vi phạm nghĩa vụ báo cáo tình hình sử dụng lao động có thể bị phạt tiền từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng đối với cá nhân vi phạm, và từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng đối với tổ chức vi phạm. Đây là mức phạt áp dụng riêng cho hành vi không báo cáo hoặc báo cáo sai thời hạn, chưa kể các chế tài khác có thể phát sinh nếu việc chậm báo cáo kéo theo sai lệch dữ liệu với cơ quan bảo hiểm xã hội.
Mốc thời hạn cần ghi nhớ cho kỳ báo cáo 6 tháng đầu năm là trước ngày 05 tháng 6 hằng năm. Để tránh bị động vào sát thời hạn, doanh nghiệp nên bắt đầu rà soát và tổng hợp dữ liệu lao động ngay từ đầu tháng 5, kiểm tra kỹ tài khoản đăng nhập trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, và chuẩn bị sẵn phương án nộp bản giấy dự phòng trong trường hợp hệ thống trực tuyến quá tải hoặc gặp sự cố kỹ thuật vào thời điểm cao điểm.
Ngoài ra, đối với các đơn vị có nhiều chi nhánh hoặc văn phòng đại diện đặt tại nhiều địa bàn khác nhau trong tỉnh, cần phân công rõ đầu mối phụ trách báo cáo tại từng địa bàn để bảo đảm cả Sở Nội vụ lẫn cơ quan bảo hiểm xã hội tại nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện đều nhận được thông tin đầy đủ, tránh trường hợp báo cáo tại trụ sở chính nhưng bỏ sót các đơn vị phụ thuộc.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
