Căn cứ pháp lý và trách nhiệm khai trình, báo cáo lao động
Theo quy định tại Điều 12 Bộ luật Lao động năm 2019, mọi đơn vị sử dụng lao động đều phải thực hiện công tác quản lý nhân sự một cách bài bản, trong đó bao gồm việc lập, cập nhật và lưu giữ sổ quản lý lao động, đồng thời khai trình việc sử dụng lao động trong vòng 30 ngày kể từ thời điểm chính thức đi vào hoạt động. Bên cạnh nghĩa vụ khai trình ban đầu, pháp luật còn yêu cầu người sử dụng lao động phải định kỳ báo cáo những biến động về tình hình lao động cho cơ quan chuyên môn về lao động trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, đồng thời gửi thông tin này đến cơ quan bảo hiểm xã hội có thẩm quyền quản lý.
Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện nghĩa vụ nộp báo cáo định kỳ về tình hình sử dụng lao động trong 6 tháng đầu năm 2026, hành vi này bị xem là vi phạm hành chính và bị xử lý theo điểm c khoản 2 Điều 8, kết hợp với nguyên tắc xác định mức phạt tại khoản 1 Điều 6 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
Minh họa: Lao động & việc làm — Ảnh: The government of the Democratic Republic · Public domain
Mức xử phạt khi chậm hoặc không nộp báo cáo
Căn cứ khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt tiền đối với hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động được áp dụng theo nguyên tắc: mức phạt đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân cho cùng một hành vi vi phạm. Vận dụng nguyên tắc này vào điểm c khoản 2 Điều 8, hành vi không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động đúng thời hạn sẽ dẫn đến các mức xử phạt cụ thể như sau: cá nhân vi phạm có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng; còn tổ chức vi phạm — tức phần lớn các doanh nghiệp, công ty đang hoạt động — sẽ chịu mức phạt gấp đôi, dao động từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.
Đây là mức phạt không nhỏ, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, do đó việc chủ động rà soát và tuân thủ đúng thời hạn báo cáo là điều cần thiết để tránh phát sinh chi phí không đáng có cũng như những rủi ro pháp lý trong quá trình thanh tra, kiểm tra lao động sau này.
Thời hạn và biểu mẫu báo cáo
Đối với kỳ báo cáo 6 tháng đầu năm 2026, mốc thời gian doanh nghiệp bắt buộc phải hoàn tất việc nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động là trước ngày 5 tháng 6 năm 2026. Đây là thời hạn mang tính bắt buộc, doanh nghiệp cần chủ động sắp xếp thời gian chuẩn bị số liệu và hồ sơ để không bị chậm trễ, dẫn tới việc bị xử phạt như đã phân tích ở trên.
Về hình thức thể hiện, báo cáo phải được lập theo đúng Mẫu số 01/PLI — mẫu biểu được ban hành kèm theo Nghị định số 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động. Việc sử dụng đúng mẫu biểu không chỉ giúp báo cáo được cơ quan quản lý nhà nước chấp nhận mà còn thể hiện sự tuân thủ đầy đủ về mặt hình thức theo quy định hiện hành.
Trình tự, thủ tục nộp báo cáo
Để hoàn thành nghĩa vụ báo cáo đúng quy định, doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau.
Bước một, bộ phận nhân sự cần tổng hợp đầy đủ số liệu về tình hình sử dụng lao động trong kỳ báo cáo và thể hiện vào Mẫu số 01/PLI theo đúng cấu trúc đã được ban hành kèm Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Bước hai, doanh nghiệp lựa chọn một trong hai phương thức nộp báo cáo: nộp trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, hoặc nộp bản giấy trực tiếp tới Sở Nội vụ nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Phương thức trực tuyến thường được khuyến khích vì giúp tiết kiệm thời gian và dễ dàng lưu trữ, tra cứu lại khi cần.
Bước ba, song song với việc báo cáo cho cơ quan quản lý lao động, doanh nghiệp còn phải gửi thông báo tương ứng đến cơ quan bảo hiểm xã hội tại khu vực nơi đặt trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, nhằm bảo đảm sự đồng bộ giữa dữ liệu lao động và dữ liệu tham gia bảo hiểm xã hội.
Bước bốn, riêng đối với những doanh nghiệp có người lao động làm việc trong khu công nghiệp hoặc khu kinh tế, báo cáo còn cần được gửi bổ sung đến Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế phụ trách khu vực đó, bên cạnh việc nộp cho Sở Nội vụ và cơ quan bảo hiểm xã hội như đã nêu.
Lưu ý dành cho doanh nghiệp
Việc chậm trễ hoặc bỏ sót nghĩa vụ báo cáo tình hình sử dụng lao động không chỉ khiến doanh nghiệp đối diện nguy cơ bị xử phạt hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP mà còn có thể ảnh hưởng đến việc đối chiếu, xác minh dữ liệu lao động với cơ quan bảo hiểm xã hội về sau. Do đó, các doanh nghiệp — đặc biệt là những đơn vị có quy mô lao động lớn hoặc có chi nhánh, văn phòng đại diện tại nhiều địa phương — nên chủ động lên kế hoạch từ sớm, phân công rõ trách nhiệm cho bộ phận nhân sự hoặc pháp chế trong việc theo dõi thời hạn báo cáo định kỳ.
Ngoài việc bảo đảm nộp đúng hạn trước ngày 5 tháng 6 năm 2026, doanh nghiệp cũng cần kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của số liệu trong Mẫu số 01/PLI trước khi nộp, tránh trường hợp phải điều chỉnh, bổ sung nhiều lần gây mất thời gian. Việc tuân thủ nghiêm túc quy định về báo cáo lao động không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các mức phạt tiền theo quy định, mà còn góp phần xây dựng hồ sơ tuân thủ pháp luật lao động minh bạch, thuận lợi cho các hoạt động thanh tra, kiểm tra hoặc thủ tục hành chính khác có liên quan trong tương lai.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
