Căn cứ pháp lý
Theo quy định tại điểm b, khoản 2, Điều 61 của Nghị định 330/2026/NĐ-CP, hành vi không thực hiện xóa hoặc hủy dữ liệu cá nhân của người lao động tại thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động sẽ bị phạt hành chính với mức tiền từ 50.000.000 đồng đến 70.000.000 đồng đối với tổ chức, với điều kiện không có thoả thuận riêng hoặc quy định khác của pháp luật cho phép giữ lại. Trong trường hợp cá nhân tự nhiên vi phạm quy định này, mức phạt sẽ bằng một nửa mức phạt áp dụng cho tổ chức, tức là từ 25.000.000 đồng đến 35.000.000 đồng.
Minh họa: Lao động & việc làm — Ảnh: Uncredited photographer, from government · Public domain
Quyền lợi và bổn phận liên quan đến bảo vệ dữ liệu nhân sự
Khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động với doanh nghiệp, người sử dụng lao động phải chịu trách nhiệm về việc xử lý thông tin cá nhân của họ. Ngoại lệ duy nhất tồn tại khi có sự thoả thuận cụ thể giữa hai bên về việc tiếp tục lưu trữ hoặc khi pháp luật có qui định khác.
Theo khoản 2, Điều 25 của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025, các cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng lao động phải tuân thủ các qui định pháp luật về bảo vệ dữ liệu, bao gồm việc giữ lại thông tin theo thời hạn được pháp luật qui định hoặc theo thoả thuận giữa các bên. Khi không còn nhu cầu pháp lý hoặc hợp đồng nào đòi hỏi việc lưu trữ tiếp tục, doanh nghiệp có bổn phận xóa bỏ toàn bộ dữ liệu cá nhân ngay sau khi hợp đồng lao động kết thúc.
Đối với những người dự tuyển không được tuyển dụng, theo khoản 1, Điều 25 của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025, thông tin của họ cũng phải được xóa hoặc hủy trừ khi có thoả thuận khác được hai bên chấp thuận. Hành vi không tuân thủ quy định này đối với dữ liệu của người dự tuyển sẽ bị xử phạt với mức tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.
Các khâu thực hiện
Để đảm bảo tuân thủ toàn diện các quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
-
Xác định nội dung dữ liệu: Lập danh sách chi tiết các loại thông tin cá nhân mà doanh nghiệp đang lưu trữ liên quan đến người lao động, bao gồm thông tin trong hệ thống điện tử, tài liệu giấy tờ và các phương tiện lưu trữ khác.
-
Rà soát thoả thuận: Kiểm tra kỹ các hợp đồng lao động, phụ lục, quy chế nội bộ và các thỏa thuận khác để xác định xem liệu có điểm nào yêu cầu lưu trữ dữ liệu trong khoảng thời gian dài hơn hay không.
-
Triển khai xóa và hủy: Thực hiện xóa hoặc hủy dữ liệu cá nhân theo các tiêu chuẩn kỹ thuật và pháp lý, đảm bảo rằng dữ liệu không thể khôi phục hoặc tái tạo lại được.
-
Lưu giữ chứng chỉ: Ghi chép lại quá trình thực hiện, lập biên bản xác nhận, lưu trữ các tài liệu hỗ trợ và chứng từ liên quan để có thể chứng minh rằng doanh nghiệp đã tuân thủ đúng quy định khi có yêu cầu kiểm tra.
Lưu ý quan trọng
Doanh nghiệp cần có nhận thức rõ ràng về tầm quan trọng của việc quản lý dữ liệu cá nhân. Việc không tuân thủ quy định về xóa dữ liệu nhân viên sau khi họ rời khỏi doanh nghiệp sẽ dẫn đến những hình phạt nặng nề như đã nêu trên. Toàn bộ thời gian giữ lại dữ liệu phải tuân thủ chặt chẽ theo các qui định pháp luật hiện hành hoặc theo nội dung hợp đồng được ký kết giữa hai bên.
Để tránh các rủi ro pháp lý, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, biên bản, chứng chỉ liên quan đến quá trình quản lý và xử lý dữ liệu cá nhân. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tìm kiếm sự hỗ trợ từ các chuyên gia tư vấn pháp lý hoặc bộ phận chuyên trách về an ninh dữ liệu trong tổ chức để đảm bảo việc tuân thủ hoàn toàn và có hiệu quả.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
