Căn cứ pháp lý
Quy định xử phạt hành chính đối với các hành vi vi phạm liên quan đến việc lập hồ sơ, thụ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp hiện được ghi nhận tại Nghị định 283/2026/NĐ-CP, văn bản điều chỉnh việc xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội và hoạt động đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng. Đây là căn cứ chính để xác định mức phạt, hình thức xử lý và các biện pháp khắc phục hậu quả áp dụng cho cả người lao động lẫn người sử dụng lao động khi có sai phạm trong khâu hồ sơ, khai báo.
Minh họa: Lao động & việc làm — Ảnh: Michael Rivera · CC BY 4.0
Nhóm hành vi vi phạm của người lao động
Đối với cá nhân người lao động, pháp luật xác định một số nhóm hành vi có thể bị xử phạt nếu chưa đến mức phải truy cứu trách nhiệm hình sự. Trước hết là việc khai báo sai sự thật, hoặc có hành động chỉnh sửa, tẩy xóa nhằm làm sai lệch những thông tin liên quan trực tiếp đến quá trình đóng và hưởng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp. Bên cạnh đó, người lao động còn có nghĩa vụ thông tin kịp thời cho tổ chức dịch vụ việc làm công: cụ thể, nếu đã nộp hồ sơ đề nghị hưởng trợ cấp thất nghiệp mà sau đó tìm được việc làm, người lao động phải báo trong vòng 10 ngày làm việc kể từ thời điểm nộp hồ sơ. Ngoài trường hợp có việc làm, nghĩa vụ thông báo còn áp dụng khi người lao động thực hiện nghĩa vụ quân sự, tham gia lực lượng công an nhân dân hoặc dân quân thường trực, bắt đầu hưởng lương hưu hằng tháng, hay tham gia một khóa học tập có thời hạn kéo dài trên 12 tháng. Việc không thực hiện đúng các nghĩa vụ thông báo nêu trên đều thuộc diện bị xử phạt.
Nhóm hành vi vi phạm của người sử dụng lao động
Đối với doanh nghiệp, tổ chức sử dụng lao động, pháp luật phân định rõ hai nhóm hành vi vi phạm với mức độ nghiêm trọng khác nhau. Nhóm thứ nhất liên quan đến việc cố ý làm giả hồ sơ hoặc cố tình làm sai lệch thông tin trong hồ sơ đề nghị hưởng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động, miễn là hành vi này chưa đủ yếu tố để bị xử lý hình sự — đây được xem là hành vi có tính chất gian lận, giả mạo hồ sơ. Nhóm thứ hai nhẹ hơn về bản chất nhưng vẫn bị coi là vi phạm nghĩa vụ hành chính: đó là việc không lập danh sách người lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm, không hoàn thiện hồ sơ, hoặc không nộp hồ sơ đúng thời hạn theo yêu cầu của Luật Bảo hiểm xã hội và Luật An toàn, vệ sinh lao động.
Các mức phạt tiền áp dụng
Về phần người lao động, các hành vi vi phạm nêu ở trên bị áp dụng mức phạt tiền dao động từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng.
Đối với người sử dụng lao động có hành vi làm giả hoặc cố ý làm sai lệch hồ sơ hưởng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, mức phạt được tính theo từng hồ sơ vi phạm, dao động từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng cho mỗi hồ sơ, nhưng tổng mức phạt áp dụng cho một chủ thể vi phạm không được vượt quá 75.000.000 đồng.
Riêng hành vi không lập danh sách, không lập hồ sơ hoặc chậm nộp hồ sơ theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội và Luật An toàn, vệ sinh lao động, mức phạt được tính theo đầu người lao động bị ảnh hưởng, với biên độ từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng cho mỗi người lao động, đồng thời tổng số tiền phạt cũng bị giới hạn tối đa ở mức 75.000.000 đồng.
Biện pháp khắc phục hậu quả
Song song với hình thức phạt tiền, pháp luật còn quy định các biện pháp buộc khắc phục nhằm hoàn trả lại những lợi ích tài chính mà chủ thể vi phạm đã thụ hưởng không đúng quy định. Cụ thể, chủ thể vi phạm buộc phải hoàn trả cho cơ quan bảo hiểm xã hội toàn bộ số tiền bảo hiểm xã hội, số tiền trợ cấp thất nghiệp đã nhận sai quy định. Ngoài ra, nếu đã nhận khoản hỗ trợ dành cho người lao động tham gia đào tạo, nâng cao trình độ kỹ năng nghề, hoặc khoản hỗ trợ dành cho người sử dụng lao động để đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao tay nghề nhằm duy trì việc làm cho người lao động, thì các khoản này cũng phải được hoàn trả đầy đủ. Đây là biện pháp mang tính bắt buộc, áp dụng song song chứ không thay thế cho hình thức phạt tiền đã nêu.
Quy trình xử lý khi phát hiện vi phạm
Khi phát hiện có dấu hiệu vi phạm liên quan đến hồ sơ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp — dù phía người lao động hay người sử dụng lao động phát hiện — bước đầu tiên là lập hồ sơ ghi nhận hành vi vi phạm theo đúng trình tự, thủ tục do pháp luật quy định. Sau đó, hồ sơ này được gửi đến cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền để tiến hành xem xét, xử lý. Cơ quan có thẩm quyền sẽ căn cứ vào hồ sơ, mức độ vi phạm để ban hành quyết định xử phạt tương ứng. Cuối cùng, chủ thể vi phạm có trách nhiệm thực hiện các biện pháp khắc phục hậu quả theo yêu cầu nêu trong quyết định xử phạt, bao gồm việc hoàn trả các khoản tiền đã nhận không đúng quy định.
Một số lưu ý khi thực hiện nghĩa vụ kê khai, báo cáo
Việc không tuân thủ đúng thời hạn kê khai hoặc thông báo có thể khiến người lao động, doanh nghiệp đối mặt với rủi ro bị xử phạt hành chính, đồng thời phải hoàn trả những khoản tiền bảo hiểm xã hội, trợ cấp thất nghiệp hoặc khoản hỗ trợ đã nhận. Do đó, người lao động cần đặc biệt lưu ý thời hạn 10 ngày làm việc để thông báo khi có việc làm trở lại sau khi đã nộp hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp, cũng như các mốc thời gian thông báo khác liên quan đến nghĩa vụ quân sự, công tác trong lực lượng công an, dân quân thường trực, hưởng lương hưu hay đi học dài hạn. Về phía người sử dụng lao động, cần chủ động rà soát, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh việc tham gia đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động, hồ sơ đề nghị hưởng trợ cấp thất nghiệp và các tài liệu liên quan khác, đồng thời tuân thủ nghiêm túc thời hạn lập và nộp hồ sơ theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội và Luật An toàn, vệ sinh lao động, nhằm tránh phát sinh vi phạm không đáng có.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
