Căn cứ pháp lý về nội quy lao động
Bộ luật Lao động năm 2019 (Điều 118) và Nghị định 145/2020/NĐ-CP (Điều 69) là hai văn bản trực tiếp điều chỉnh vấn đề nội quy lao động trong doanh nghiệp. Theo các quy định này, mọi người sử dụng lao động đều có nghĩa vụ xây dựng và ban hành nội quy lao động cho đơn vị mình. Riêng với người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên, nội quy lao động bắt buộc phải được lập thành văn bản. Trường hợp sử dụng dưới 10 người lao động, pháp luật không đòi hỏi phải có văn bản nội quy riêng, nhưng nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất vẫn phải được các bên thỏa thuận và ghi nhận ngay trong hợp đồng lao động.
Một nguyên tắc xuyên suốt là toàn bộ nội dung của nội quy lao động không được trái với quy định của pháp luật về lao động cũng như các quy định pháp luật khác có liên quan. Đây là điều kiện tiên quyết để nội quy lao động phát sinh hiệu lực và được cơ quan quản lý nhà nước về lao động chấp thuận khi đăng ký.
Minh họa: Lao động & việc làm — Ảnh: namisito · CC BY-SA 4.0
Những nội dung bắt buộc phải thể hiện trong nội quy lao động
Căn cứ các quy định nêu trên, nội quy lao động dạng văn bản cần bao quát đầy đủ những nhóm nội dung chủ yếu sau đây.
Thứ nhất là thời giờ làm việc và thời giờ nghỉ ngơi. Nội quy cần nêu rõ khung giờ làm việc bình thường theo ngày và theo tuần, cách bố trí ca kíp, thời điểm bắt đầu và kết thúc từng ca, quy định về làm thêm giờ nếu có phát sinh, các khoảng nghỉ giải lao trong ca làm việc, chế độ nghỉ hằng tuần, nghỉ phép năm, nghỉ việc riêng và nghỉ không hưởng lương.
Thứ hai là trật tự tại nơi làm việc. Cần xác định rõ phạm vi công việc được giao, quy tắc đi lại trong thời gian làm việc, chuẩn mực ứng xử và giao tiếp, quy định về trang phục, cùng trách nhiệm tuân thủ sự phân công, điều động công việc từ phía người sử dụng lao động.
Thứ ba là an toàn, vệ sinh lao động. Nội quy phải nêu trách nhiệm của người lao động trong việc chấp hành các quy tắc bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc, công tác phòng ngừa cháy, nổ, cách sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân được cấp phát, cùng yêu cầu giữ gìn vệ sinh chung tại khu vực làm việc.
Thứ tư là phòng, chống quấy rối tình dục. Nội quy cần có quy định cụ thể về việc phòng ngừa hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc, đồng thời xây dựng trình tự, thủ tục để tiếp nhận, xác minh và xử lý khi hành vi này xảy ra.
Thứ năm là bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, công nghệ. Cần liệt kê danh mục tài sản, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh cần được bảo vệ, xác định trách nhiệm của người lao động trong việc giữ gìn các tài sản, bí mật đó, cũng như quy định rõ những hành vi bị coi là xâm phạm.
Thứ sáu là việc chuyển người lao động sang làm công việc khác. Nội quy cần quy định cụ thể các trường hợp người sử dụng lao động được tạm thời chuyển người lao động sang làm công việc khác so với nội dung đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động.
Thứ bảy là các hành vi vi phạm kỷ luật lao động. Cần liệt kê rõ những hành vi bị coi là vi phạm cùng hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng áp dụng cho từng hành vi đó.
Thứ tám là trách nhiệm vật chất. Nội quy phải quy định những trường hợp người lao động phải bồi thường thiệt hại cùng mức bồi thường cụ thể tương ứng với từng trường hợp.
Thứ chín là thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động. Cần xác định rõ những chức danh, cá nhân có thẩm quyền tiến hành xử lý kỷ luật lao động, bảo đảm phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành.
Trình tự đăng ký nội quy lao động với cơ quan quản lý
Sau khi được ban hành, nội quy lao động dạng văn bản phải trải qua thủ tục đăng ký theo trình tự pháp luật quy định.
Ở bước đầu tiên, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định và nộp cho cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; trường hợp được ủy quyền, hồ sơ có thể được nộp tại cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã.
Ở bước tiếp theo, trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét nội dung nội quy lao động đã nộp. Nếu phát hiện nội quy có nội dung trái với quy định của pháp luật, cơ quan này sẽ có thông báo để người sử dụng lao động biết và sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.
Một số lưu ý khi xây dựng và công bố nội quy lao động
Trước khi ban hành hoặc khi sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động cần tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nếu đơn vị có tổ chức này. Đây là bước không thể bỏ qua nhằm bảo đảm tính khách quan và sự đồng thuận trong quá trình xây dựng nội quy lao động.
Sau khi được ban hành chính thức, nội quy lao động phải được gửi đến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, đồng thời được thông báo đến toàn thể người lao động trong đơn vị. Bên cạnh đó, những nội dung chính của nội quy cần được niêm yết công khai tại những vị trí cần thiết ở nơi làm việc để người lao động dễ dàng tiếp cận, nắm bắt.
Việc bỏ sót các bước tham khảo ý kiến, gửi thông báo hoặc niêm yết nêu trên tiềm ẩn rủi ro pháp lý cho người sử dụng lao động, có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực áp dụng của nội quy lao động trên thực tế, đồng thời dễ phát sinh tranh chấp khi xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động sau này.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
