Căn cứ pháp lý áp dụng
Nội dung về làm thêm giờ đối với người lao động hiện được điều chỉnh chủ yếu tại Điều 107 Bộ luật Lao động năm 2019, đồng thời được hướng dẫn chi tiết bởi Nghị định số 145/2020/NĐ-CP. Hai văn bản này cùng nhau xác lập khung pháp lý cho việc huy động người lao động làm việc ngoài giờ, bao gồm giới hạn số giờ được phép áp dụng, những điều kiện mà người sử dụng lao động buộc phải đáp ứng, cũng như những ngành nghề, tình huống đặc thù được phép áp dụng mức trần cao hơn mức thông thường.
Minh họa: Lao động & việc làm — Ảnh: The government of the Democratic Republic · Public domain
Thế nào là làm thêm giờ
Theo quy định hiện hành, làm thêm giờ được hiểu là khoảng thời gian người lao động thực hiện công việc nằm ngoài khung giờ làm việc tiêu chuẩn đã được ấn định theo pháp luật, theo thỏa ước lao động tập thể đang áp dụng tại doanh nghiệp, hoặc theo nội quy lao động của đơn vị sử dụng lao động. Nói cách khác, bất kỳ khoảng thời gian nào người lao động phải làm việc vượt ra ngoài lịch trình bình thường đã được xác định đều được xem là thời gian làm thêm, và phải tuân theo những quy định riêng về giới hạn thời gian, chế độ trả công cũng như sự đồng thuận của chính người lao động.
Điều kiện để huy động người lao động làm thêm giờ
Để có thể bố trí người lao động làm thêm giờ một cách hợp pháp, trước hết người sử dụng lao động cần có được sự chấp thuận của chính người lao động đó, cụ thể là chấp thuận về thời điểm làm thêm, địa điểm thực hiện công việc, và nội dung công việc sẽ đảm nhận trong khoảng thời gian làm thêm. Đây được xem là điều kiện tiên quyết, không thể bỏ qua, trừ khi pháp luật có quy định khác cho những trường hợp đặc biệt.
Bên cạnh yếu tố đồng thuận, pháp luật cũng đặt ra giới hạn cụ thể về thời lượng. Trong một ngày, số giờ làm thêm không được vượt quá 50% số giờ làm việc bình thường của chính ngày đó. Nếu tính gộp cả thời gian làm việc theo giờ hành chính thông thường lẫn thời gian làm thêm thì tổng cộng không được vượt quá 12 giờ trong một ngày. Xét theo chu kỳ tháng, tổng số giờ làm thêm không được vượt quá 40 giờ. Còn theo chu kỳ năm, mức trần chung được ấn định là 200 giờ, trừ những trường hợp đặc biệt được liệt kê riêng ở phần tiếp theo thì mức trần này mới được phép nâng lên cao hơn.
Những trường hợp được áp dụng mức trần 300 giờ mỗi năm
Pháp luật cho phép một số nhóm ngành nghề, lĩnh vực hoặc bối cảnh đặc thù được huy động người lao động làm thêm với tổng thời lượng tối đa lên đến 300 giờ trong một năm. Cụ thể, các trường hợp này bao gồm:
- Hoạt động sản xuất, gia công phục vụ mục đích xuất khẩu thuộc các ngành dệt, may mặc, thuộc da, giày dép, sản phẩm điện và điện tử, cùng với hoạt động chế biến trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, làm muối (diêm nghiệp) và thủy sản.
- Lĩnh vực sản xuất, cung ứng điện năng; cung cấp dịch vụ viễn thông; hoạt động lọc dầu; cùng các hoạt động cấp nước sinh hoạt và thoát nước.
- Những công việc đòi hỏi người lao động có trình độ chuyên môn, kỹ thuật cao mà nguồn cung lao động trên thị trường tại thời điểm đó chưa thể đáp ứng kịp thời.
- Những công việc mang tính cấp bách, không thể trì hoãn, phát sinh từ các yếu tố khách quan nằm ngoài khả năng kiểm soát của doanh nghiệp.
- Các trường hợp khác theo hướng dẫn, quy định bổ sung của Chính phủ trong từng thời kỳ.
Trình tự, thủ tục cần tuân thủ
Trường hợp doanh nghiệp tổ chức làm thêm giờ ở mức vượt quá 200 giờ nhưng chưa vượt quá 300 giờ trong một năm, người sử dụng lao động có trách nhiệm gửi văn bản thông báo đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh — tức cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh — để báo cáo về việc tổ chức làm thêm giờ này.
Song song đó, sự đồng ý của người lao động đối với việc làm thêm giờ bắt buộc phải được thể hiện bằng văn bản, và phải sử dụng đúng biểu mẫu do pháp luật quy định — cụ thể là Mẫu số 01/PLIV tại Phụ lục IV, được ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Ngoài hai yêu cầu trên, doanh nghiệp còn có nghĩa vụ theo dõi, ghi nhận đầy đủ số giờ làm thêm thực tế phát sinh đối với từng người lao động, đồng thời thực hiện báo cáo định kỳ theo đúng quy định pháp luật hiện hành, nhằm bảo đảm tính minh bạch và có cơ sở đối chiếu khi cơ quan có thẩm quyền tiến hành kiểm tra, thanh tra.
Một số lưu ý khi triển khai trên thực tế
Việc không tuân thủ đầy đủ các quy định nêu trên tiềm ẩn không ít rủi ro pháp lý đối với doanh nghiệp. Rủi ro phổ biến nhất là khả năng bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bên cạnh đó doanh nghiệp còn có thể phải gánh chịu trách nhiệm bồi thường nếu quyền lợi hợp pháp của người lao động bị xâm phạm do việc tổ chức làm thêm giờ không đúng quy định.
Về mặt thời hạn, việc gửi thông báo đến cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh cần được thực hiện kịp thời, tránh để chậm trễ dẫn đến vi phạm nghĩa vụ báo cáo theo luật định.
Doanh nghiệp cũng nên chủ động chuẩn bị sẵn đầy đủ các loại hồ sơ, giấy tờ liên quan, bao gồm: hợp đồng lao động đã ký kết với người lao động, văn bản thể hiện sự đồng ý làm thêm giờ theo đúng mẫu quy định, và các báo cáo về số giờ làm thêm đã tổ chức thực hiện. Việc lưu trữ hồ sơ một cách đầy đủ, có hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn khi cần đối chiếu, giải trình với cơ quan chức năng khi có yêu cầu.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
