Căn cứ pháp lý áp dụng
Nội dung khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với khoản tiền lương chi trả sau khi người lao động đã chấm dứt hợp đồng lao động được xác lập tại khoản 2 Điều 50 Nghị định 253/2026/NĐ-CP. Quy định này áp dụng cho tổ chức, cá nhân khi chi trả tiền lương, tiền công, tiền thù lao cho cá nhân cư trú thuộc một trong hai nhóm: (i) không giao kết hợp đồng lao động, hoặc (ii) giao kết hợp đồng lao động có thời hạn dưới 03 tháng — bao gồm cả tình huống chi trả cho người lao động đã kết thúc quan hệ lao động với đơn vị. Ngưỡng phát sinh nghĩa vụ khấu trừ bắt buộc là mỗi lần chi trả từ 05 triệu đồng trở lên; khi đó bên chi trả phải trích 10% trên tổng thu nhập trước khi thanh toán cho cá nhân và nộp số thuế đã trích cho cơ quan thuế. Trường hợp mỗi lần chi trả dưới 05 triệu đồng, việc khấu trừ 10% không mặc nhiên bắt buộc mà chỉ thực hiện khi chính cá nhân nhận thu nhập có đề nghị.
Minh họa: Hợp đồng & dân sự — Ảnh: Kirsten Gillibrand 2020 · Public domain
Cách xử lý theo từng nhóm thu nhập
Với những khoản chi trả nhỏ, chưa tới ngưỡng khấu trừ đương nhiên, pháp luật cho phép cá nhân chủ động gửi văn bản cam kết về mức thu nhập chịu thuế ước tính của mình sau khi đã trừ các khoản giảm trừ gia cảnh, làm cơ sở để tổ chức chi trả tạm thời chưa thực hiện khấu trừ. Cam kết này gắn với trách nhiệm cá nhân của người lao động: nếu sau này cơ quan chức năng phát hiện có sự khai gian, sai sự thật, người cam kết sẽ bị xử lý theo các quy định về quản lý thuế hiện hành. Về phía tổ chức chi trả, dù không khấu trừ do đã nhận cam kết hợp lệ, đơn vị vẫn có nghĩa vụ theo dõi, lập danh sách và tổng hợp toàn bộ thu nhập của nhóm cá nhân này để báo cáo, nộp cho cơ quan thuế vào thời điểm cuối năm tính thuế.
Khác với nhóm trên, đối với cá nhân cư trú đã giao kết hợp đồng lao động có thời hạn từ 03 tháng trở lên, việc khấu trừ thuế không áp dụng mức cố định 10% mà thực hiện theo Biểu thuế lũy tiến từng phần, căn cứ khoản 1 Điều 50 Nghị định 253/2026/NĐ-CP. Nguyên tắc này được áp dụng thống nhất kể cả khi cá nhân đồng thời giao kết hợp đồng lao động tại nhiều đơn vị sử dụng lao động khác nhau — mỗi nơi chi trả vẫn khấu trừ theo biểu lũy tiến từng phần trên phần thu nhập mà đơn vị đó chi trả.
Một tình huống riêng cần lưu ý là thu nhập phát sinh từ chương trình cổ phiếu ưu đãi cho người lao động (ESOP), bao gồm cả trường hợp được thưởng cổ phiếu hoặc được quyền mua cổ phiếu với giá ưu đãi. Tại thời điểm nhận cổ phiếu, khoản lợi ích này chưa được tính gộp vào thu nhập từ tiền lương, tiền công để khấu trừ thuế ngay. Nghĩa vụ thuế đối với phần giá trị này chỉ phát sinh khi cá nhân thực hiện chuyển nhượng cổ phiếu, và việc xác định, kê khai, nộp thuế trong trường hợp này thực hiện theo Điều 54 Nghị định 253/2026/NĐ-CP.
Trình tự tổ chức chi trả thu nhập cần thực hiện
Để bảo đảm khấu trừ đúng và đủ, tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập nên thực hiện tuần tự các bước sau đối với khoản tiền lương trả cho người đã chấm dứt hợp đồng lao động:
Trước tiên, xác định chính xác tổng mức thu nhập sẽ chi trả cho cá nhân trong từng lần thanh toán, làm cơ sở đối chiếu với ngưỡng 05 triệu đồng.
Tiếp theo, nếu mức chi trả của lần đó đạt từ 05 triệu đồng trở lên, đơn vị chi trả bắt buộc phải trích 10% thuế TNCN trên thu nhập trước khi thanh toán, không phụ thuộc vào việc cá nhân có yêu cầu hay không.
Ngược lại, nếu mức chi trả dưới 05 triệu đồng, đơn vị chỉ khấu trừ 10% khi cá nhân chủ động đề nghị; nếu cá nhân gửi cam kết về thu nhập chịu thuế theo quy định, đơn vị có thể tạm thời chưa khấu trừ.
Sau đó, đơn vị chi trả có trách nhiệm lập, lưu giữ và tổng hợp danh sách các cá nhân thuộc diện chưa khấu trừ thuế cùng số thu nhập tương ứng, để nộp cho cơ quan thuế theo đúng thời điểm cuối năm tính thuế.
Cuối cùng, đối với các trường hợp phát sinh thu nhập từ cổ phiếu thưởng hoặc cổ phiếu theo chương trình ESOP, tổ chức và cá nhân liên quan cần thực hiện kê khai đầy đủ nguồn gốc, số lượng và giá trị thực tế được hưởng tại thời điểm lưu ký hoặc chuyển nhượng cổ phiếu, làm cơ sở xác định nghĩa vụ thuế theo quy định tại Điều 54 nêu trên.
Một số điểm cần lưu ý khi thực hiện
Việc khấu trừ thuế TNCN đối với các khoản chi trả sau khi chấm dứt hợp đồng lao động cần được tổ chức chi trả thực hiện chính xác về cả tỷ lệ khấu trừ lẫn thời điểm khấu trừ, nhằm tránh phát sinh rủi ro bị truy thu, xử phạt vi phạm hành chính về thuế hoặc bị xem xét trách nhiệm theo quy định về quản lý thuế. Đơn vị chi trả cần đặc biệt chú ý thời hạn nộp hồ sơ tổng hợp danh sách và thu nhập của các cá nhân chưa đến mức khấu trừ, bảo đảm nộp đúng thời điểm cuối năm tính thuế theo quy định.
Về hồ sơ, chứng từ, tổ chức chi trả nên lưu giữ đầy đủ văn bản cam kết của cá nhân về mức thu nhập chịu thuế ước tính, cùng các chứng từ chứng minh việc chi trả thu nhập thực tế như phiếu chi, ủy nhiệm chi, bảng kê chi trả, để phục vụ công tác đối chiếu, quyết toán thuế và giải trình khi cơ quan thuế có yêu cầu kiểm tra. Đối với cá nhân nhận thu nhập, việc gửi cam kết cần trung thực và có căn cứ, bởi cá nhân phải tự chịu trách nhiệm pháp lý về nội dung cam kết đã ký, và mọi hành vi gian dối trong kê khai đều có thể bị xử lý theo pháp luật về quản lý thuế.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
