Thời hạn báo trước khi hết hạn hợp đồng lao động

Cơ sở pháp lý

1. Bộ luật Lao động 2019 (có hiệu lực từ ngày 01/01/2021): Điều 34 quy định các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động, trong đó hết hạn hợp đồng lao động là một căn cứ chấm dứt; Điều 35 quy định quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động của người lao động kèm thời hạn báo trước; Điều 36 quy định quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động của người sử dụng lao động với nghĩa vụ báo trước 30 ngày hoặc 45 ngày; Điều 37 quy định các trường hợp người sử dụng lao động không được thực hiện quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động; Điều 38 quy định việc xử lý hợp đồng lao động khi thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế; Điều 45 quy định trách nhiệm thông báo chấm dứt hợp đồng lao động.

2. Bộ luật Lao động 2012 (hết hiệu lực từ ngày 01/01/2021): Điều 36 quy định các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động và Điều 38 quy định việc đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động của người sử dụng lao động. Theo quy định cũ, khi hợp đồng lao động hết hạn mà công ty không có nhu cầu ký tiếp thì phải báo trước cho người lao động, thông thường là 30 ngày trước ngày hết hạn.

3. Nghị định 145/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động 2019 về quan hệ lao động, trong đó có các quy định về trợ cấp thôi việc khi chấm dứt hợp đồng lao động.

4. Luật Bảo hiểm xã hội 2014: quy định trách nhiệm của người sử dụng lao động trong việc chốt sổ, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động.

Nội dung chi tiết

Trước hết cần phân biệt hai tình huống khác nhau về bản chất pháp lý. Chấm dứt hợp đồng lao động do hết hạn là căn cứ chấm dứt tự động, không cần lý do: khi hợp đồng xác định thời hạn hết hạn mà các bên không ký hợp đồng mới thì quan hệ lao động chấm dứt theo khoản 1 Điều 34 Bộ luật Lao động 2019. Ngược lại, đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn phải có căn cứ theo Điều 35 (người lao động đơn phương chấm dứt) hoặc Điều 36 (người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt) và phải báo trước theo thời hạn luật định: ít nhất 45 ngày đối với hợp đồng không xác định thời hạn, ít nhất 30 ngày đối với hợp đồng xác định thời hạn từ 12 đến 36 tháng, ít nhất 03 ngày làm việc đối với hợp đồng xác định thời hạn dưới 12 tháng.

Minh họa: Hợp đồng & dân sự — Ảnh: Cabinet Secretariat · CC BY 4.0

Theo Bộ luật Lao động 2019, khi hợp đồng lao động xác định thời hạn hết hạn mà người sử dụng lao động không ký hợp đồng mới thì hợp đồng chấm dứt; nhà làm luật không còn bắt buộc người sử dụng lao động phải báo trước 30 ngày như quy định cũ của Bộ luật Lao động 2012. Đây là thay đổi quan trọng so với cách hiểu trước đây từng áp dụng cho trường hợp công ty không ký tiếp hợp đồng khi hết hạn.

Tuy nhiên, nếu sau khi hợp đồng hết hạn mà người lao động vẫn tiếp tục làm việc thì trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng hết hạn, hai bên phải ký kết hợp đồng lao động mới; nếu hết thời hạn này mà không ký hợp đồng mới thì hợp đồng lao động đã giao kết theo quy định tại khoản 2 Điều 20 Bộ luật Lao động 2019 trở thành hợp đồng lao động không xác định thời hạn, kéo theo hệ quả về thời hạn báo trước nếu sau đó một bên muốn đơn phương chấm dứt (45 ngày).

Về trách nhiệm thông báo, khoản 1 Điều 45 Bộ luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản cho người lao động về việc chấm dứt hợp đồng lao động khi hợp đồng chấm dứt theo quy định, trừ các trường hợp quy định tại khoản 4, 5, 6, 7 và 8 Điều 34 của Bộ luật này. Đồng thời, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, trả lại bản chính giấy tờ đang giữ của người lao động và chi trả đầy đủ các khoản tiền liên quan đến quyền lợi của người lao động.

Về hậu quả khi hết hạn mà không ký hợp đồng mới: quan hệ lao động chấm dứt; người lao động được thanh toán tiền lương đến hết ngày làm việc cuối cùng, tiền lương của những ngày chưa nghỉ hằng năm nếu có, trợ cấp thôi việc nếu đủ điều kiện theo quy định và được hưởng chế độ bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật về việc làm nếu đáp ứng điều kiện.

Quy trình thực hiện

1. Rà soát ngày hết hạn của hợp đồng lao động, xác định loại hợp đồng (xác định thời hạn hay không xác định thời hạn) và lập danh sách theo dõi ngày hết hạn.
2. Trước ngày hết hạn, hai bên trao đổi về ý định ký tiếp hợp đồng hay chấm dứt quan hệ lao động.
3. Nếu không ký tiếp, người sử dụng lao động soạn thảo và gửi thông báo chấm dứt hợp đồng lao động bằng văn bản cho người lao động, hoặc hai bên lập thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định.
4. Đối chiếu và thanh toán đầy đủ quyền lợi cho người lao động: tiền lương đến ngày chấm dứt, các khoản phụ cấp, tiền nghỉ hằng năm chưa nghỉ, trợ cấp thôi việc nếu có.
5. Chốt sổ bảo hiểm xã hội, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cùng bản chính giấy tờ khác cho người lao động trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động.
6. Trường hợp người lao động tiếp tục làm việc sau khi hợp đồng hết hạn: ký hợp đồng lao động mới trong thời hạn 30 ngày; nếu không ký thì hợp đồng cũ trở thành hợp đồng lao động không xác định thời hạn.

Lưu ý quan trọng

Theo Bộ luật Lao động 2019, khi hợp đồng lao động hết hạn mà không ký hợp đồng mới thì không còn bắt buộc phải báo trước 30 ngày như quy định cũ của Bộ luật Lao động 2012. Người sử dụng lao động cần cập nhật quy định mới để tránh áp dụng nhầm thời hạn báo trước.

Mặc dù không còn bắt buộc báo trước 30 ngày, người sử dụng lao động vẫn nên thông báo sớm, tốt nhất bằng văn bản, về việc không ký tiếp hợp đồng để người lao động chủ động sắp xếp công việc, tìm việc mới, đồng thời hạn chế tranh chấp phát sinh sau này.

Nếu người lao động vẫn tiếp tục làm việc sau ngày hợp đồng hết hạn mà hai bên không ký hợp đồng lao động mới trong thời hạn 30 ngày, hợp đồng lao động cũ mặc nhiên trở thành hợp đồng lao động không xác định thời hạn. Người sử dụng lao động cần đặc biệt lưu ý hệ quả này khi quản lý đội ngũ nhân sự.

Kể cả khi hợp đồng chấm dứt do hết hạn, người sử dụng lao động vẫn phải thực hiện trách nhiệm thông báo về việc chấm dứt hợp đồng lao động theo Điều 45 Bộ luật Lao động 2019 và hoàn tất các thủ tục về bảo hiểm xã hội, thanh toán quyền lợi trong thời hạn 03 ngày làm việc.

Người lao động làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên khi chấm dứt hợp đồng lao động thuộc trường hợp hết hạn có thể được nhận trợ cấp thôi việc theo quy định tại Điều 46 Bộ luật Lao động 2019 và hướng dẫn tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP; cần kiểm tra kỹ điều kiện và mức hưởng trước khi thanh toán.

Khi phát sinh tranh chấp liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng lao động do hết hạn, thời hạn báo trước hoặc quyền lợi khi chấm dứt, các bên nên tham khảo ý kiến luật sư hoặc hòa giải viên lao động để được tư vấn phù hợp với hoàn cảnh cụ thể.

Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.