Căn cứ pháp lý
Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em là một trong những thủ tục hộ tịch nền tảng, gắn liền với quyền được khai sinh và quyền có quốc tịch, quyền được xác định danh tính của mỗi công dân ngay từ khi chào đời. Quy trình thực hiện thủ tục này hiện được xây dựng trên cơ sở Điều 15 Luật Hộ tịch 2026, đồng thời được hướng dẫn cụ thể hơn tại dự thảo Nghị định quy định chi tiết thi hành Luật Hộ tịch 2026. Theo lộ trình dự kiến, các nội dung này sẽ chính thức có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/3/2027. Trong giai đoạn chuẩn bị trước khi văn bản chính thức được ban hành, nội dung của dự thảo Nghị định vẫn là căn cứ tham khảo hữu ích, giúp người dân cũng như cơ quan đăng ký hộ tịch các cấp chủ động nắm bắt những thay đổi dự kiến trong quy trình, thủ tục sắp áp dụng.
Minh họa: Hôn nhân & gia đình — Ảnh: DHN at Vietnamese Wikipedia · CC BY-SA 3.0
Trình tự tiếp nhận và xử lý hồ sơ khai sinh
Điều 13 của dự thảo Nghị định mô tả khá cụ thể cách thức cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận, xử lý và trả kết quả cho một hồ sơ đăng ký khai sinh, có thể khái quát theo trình tự như sau.
Ở bước tiếp nhận, công chức làm công tác hộ tịch có trách nhiệm rà soát, đối chiếu thông tin về trẻ được khai sinh cũng như thông tin của cha, mẹ trẻ; đồng thời tra cứu tình trạng hôn nhân của người mẹ thông qua các hệ cơ sở dữ liệu có liên quan, nhằm bảo đảm hồ sơ được ghi nhận chính xác, đúng thực tế ngay từ đầu.
Khi hồ sơ được xác định là đầy đủ, hợp lệ theo quy định, thông tin khai sinh sẽ được cập nhật vào Sổ đăng ký khai sinh điện tử. Ngay sau đó, dữ liệu này được chuyển tiếp sang Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để làm căn cứ cấp Số định danh cá nhân cho trẻ. Sau khi Số định danh cá nhân được cấp, Giấy khai sinh sẽ được Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký xác nhận và trao lại cho người thực hiện việc đăng ký.
Với những hồ sơ mà thông tin còn chưa rõ ràng hoặc cần được làm rõ thêm, công chức hộ tịch phải báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã để tổ chức việc xác minh. Cơ quan, tổ chức được yêu cầu phối hợp cung cấp thông tin có trách nhiệm phản hồi trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị, nhằm tránh kéo dài thời gian giải quyết hồ sơ cho gia đình.
Đối với trường hợp trẻ có cha hoặc mẹ mang quốc tịch nước ngoài và cha, mẹ đã có thỏa thuận về việc lựa chọn quốc tịch cho con, hoặc trường hợp chưa xác định được người cha của trẻ, phần thông tin về quốc tịch trên Giấy khai sinh sẽ được để trống, chờ bổ sung khi có căn cứ xác định rõ ràng hơn.
Thời hạn giải quyết cần lưu ý
Một điểm quan trọng mà người dân cần nắm là mốc thời gian giải quyết hồ sơ. Theo dự thảo Nghị định, thời hạn giải quyết việc đăng ký khai sinh là 24 giờ đối với trường hợp trẻ sinh ra tại Việt Nam, và 03 ngày làm việc đối với các trường hợp còn lại, chẳng hạn như trẻ sinh ra ở nước ngoài hoặc hồ sơ có yếu tố cần xác minh thêm. Đây là căn cứ để người dân chủ động theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ của mình tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi nộp hồ sơ.
Ngoài ra, dự thảo cũng dự liệu tình huống trẻ không được đăng ký khai sinh đúng thời hạn theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp này, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm thông báo để gia đình biết và thực hiện nghĩa vụ đăng ký khai sinh cho trẻ. Nếu gia đình vẫn không hợp tác hoặc từ chối thực hiện, Ủy ban nhân dân cấp xã sẽ chủ động cử công chức làm công tác hộ tịch trực tiếp tiến hành việc đăng ký khai sinh cho trẻ, để bảo đảm quyền được khai sinh của trẻ em không bị bỏ sót vì lý do chủ quan từ phía gia đình.
Các bước thực hiện trên thực tế
Đối chiếu với các nội dung nêu trên, người dân có thể hình dung thủ tục đăng ký khai sinh qua năm bước cơ bản sau đây.
Bước một là chuẩn bị hồ sơ, bao gồm các giấy tờ chứng minh mối quan hệ cha, mẹ và con, cùng với giấy tờ tùy thân của cha, mẹ trẻ.
Bước hai là nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi gia đình đang cư trú.
Bước ba, công chức làm công tác hộ tịch tiếp nhận hồ sơ, tiến hành kiểm tra và xác thực các thông tin theo đúng trình tự đã nêu ở phần trên, bao gồm cả việc tra cứu tình trạng hôn nhân của người mẹ khi cần thiết.
Bước bốn, nếu hồ sơ được xác định là hợp lệ, thông tin sẽ được cập nhật vào Sổ đăng ký khai sinh điện tử và trẻ sẽ được cấp Số định danh cá nhân theo quy trình liên thông với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Bước năm, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký Giấy khai sinh và trả kết quả cho người đăng ký, hoàn tất thủ tục.
Một số lưu ý khi chuẩn bị và nộp hồ sơ
Do đây mới là nội dung tại dự thảo Nghị định, các quy định nêu trên vẫn có thể được điều chỉnh, bổ sung trước khi văn bản chính thức được ban hành và có hiệu lực từ ngày 01/3/2027. Vì vậy, người dân nên chủ động cập nhật thêm khi văn bản chính thức được thông qua, tránh áp dụng cứng nhắc các mốc thời gian hay trình tự khi thủ tục trên thực tế có thể có một số điều chỉnh.
Để quá trình đăng ký khai sinh diễn ra thuận lợi, người dân nên chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác ngay từ lần nộp đầu tiên, hạn chế tối đa việc phải bổ sung hoặc phối hợp xác minh thêm, vốn có thể làm kéo dài thời gian xử lý so với mốc 24 giờ hoặc 03 ngày làm việc đã nêu. Đồng thời, trường hợp gia đình chưa thể tự mình hoàn tất thủ tục trong thời hạn quy định, cần chủ động thông tin, phối hợp với Ủy ban nhân dân cấp xã để được hướng dẫn, tránh để việc đăng ký khai sinh cho trẻ bị chậm trễ ngoài mong muốn.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
