Cơ sở pháp lý
Khuôn khổ pháp lý cho vấn đề thoái thu bảo hiểm xã hội bao gồm các quy định cơ bản được nêu trong Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 (áp dụng từ 01/01/2016). Những quy định liên quan đến bảo hiểm y tế được quy định trong Luật Bảo hiểm y tế năm 2008 và những sửa đổi, bổ sung năm 2014. Những quy định chi tiết về bảo hiểm xã hội bắt buộc được nêu trong Nghị định số 115/2015/NĐ-CP ngày 11/11/2015 của Chính phủ. Quy trình thực hiện các công việc liên quan đến thu và hoàn trả bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp được xác định tại Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Những sửa đổi, bổ sung đối với quy trình thu và hoàn trả được thực hiện thông qua Quyết định số 505/QĐ-BHXH ngày 11/5/2019 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Những điều chỉnh tiếp theo được quy định tại Quyết định số 969/QĐ-BHXH ngày 01/7/2022 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Minh họa: Lao động & việc làm — Ảnh: Anne and David from Kent, England UK · Public domain
Khái niệm và phạm vi thoái thu
Thoái thu bảo hiểm xã hội được hiểu là quá trình các cơ quan bảo hiểm xã hội trả lại cho đơn vị sử dụng lao động hoặc người lao động những khoản tiền vượt quá mức phải đóng đã nộp trước đó. Tình huống này phát sinh khi số tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp mà đơn vị hoặc người lao động đã tích lũy vượt mức quy định. Cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ tiến hành hoàn trả khi xác định được số tiền dư thừa xuất phát từ những tình huống nằm trong các điều khoản được phép hoàn trả theo luật định.
Các trường hợp được phép thoái thu
Việc hoàn trả tiền đóng thừa có thể xảy ra trong những tình huống sau: khi một người lao động đã nộp trùng lặp do cùng một khoảng thời gian tham gia bảo hiểm tại nhiều đơn vị khác nhau; khi đơn vị hoặc người lao động nộp dư thừa do mức đóng bị điều chỉnh giảm hoặc do tiền lương làm căn cứ đóng bị giảm, sau khi có quyết định từ cơ quan có thẩm quyền; khi người lao động đã nộp bảo hiểm nhưng không phải là đối tượng bắt buộc phải tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp trong giai đoạn đã nộp tiền; khi đơn vị hoặc người lao động nộp vượt mức do sai sót trong việc xác định mức đóng, tỷ lệ đóng hoặc do chuyển tiền nhiều lần trong cùng một kỳ đóng.
Yêu cầu về hồ sơ và trách nhiệm
Để yêu cầu hoàn trả, đơn vị phải chuẩn bị bộ hồ sơ gồm: đơn yêu cầu hoàn trả từ đơn vị sử dụng lao động, nêu rõ lý do, số tiền cần hoàn trả và chi tiết tài khoản nhận tiền; giấy tờ chứng minh việc đã nộp các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp trong kỳ có dư thừa; các tài liệu từ cơ quan có thẩm quyền về việc điều chỉnh mức đóng hoặc tiền lương làm căn cứ; danh sách những người lao động được hoàn trả kèm theo mã số bảo hiểm xã hội chính xác. Trách nhiệm của đơn vị là phải kiểm tra kỹ lưỡng, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chịu trách nhiệm về độ chính xác của thông tin. Cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ tiếp nhận, thẩm tra hồ sơ, ban hành quyết định hoàn trả và thực hiện chuyển tiền theo hình thức thích hợp, đồng thời cập nhật lại quá trình đóng bảo hiểm trên sổ cá nhân của người lao động.
Các bước thực hiện
Quá trình hoàn trả bao gồm những bước sau: Đơn vị kiểm tra so sánh chi tiết giữa số tiền đã nộp với số tiền phải nộp theo quy định, từ đó xác định được nguyên nhân dư thừa và lập danh sách từng loại bảo hiểm, từng người lao động bị ảnh hưởng. Đơn vị chuẩn bị toàn bộ các giấy tờ liên quan bao gồm đơn xin hoàn trả, chứng chỉ đã nộp tiền, quyết định điều chỉnh mức đóng và các tài liệu khác, đảm bảo hồ sơ được hoàn chỉnh và chính xác. Đơn vị nộp hồ sơ tại chi nhánh bảo hiểm xã hội cấp quận, huyện hoặc cấp tỉnh, thành phố nơi đơn vị đang nộp bảo hiểm. Cơ quan bảo hiểm xã hội kiểm tra tính hợp lệ của toàn bộ hồ sơ, so sánh số tiền dư với dữ liệu thu trong hệ thống; nếu hồ sơ còn thiếu sót, cơ quan sẽ hướng dẫn đơn vị bổ sung. Cơ quan bảo hiểm xã hội ban hành quyết định hoàn trả và gửi cho đơn vị theo quy định. Đơn vị nhận tiền hoàn trả, thông báo cho những người lao động liên quan và phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội để cập nhật sổ bảo hiểm cá nhân.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
