Căn cứ pháp lý áp dụng
Vấn đề xác định ai là người có nghĩa vụ khai thuế, nộp thuế đối với hoạt động cho thuê bất động sản trong trường hợp tài sản được quản lý thông qua ủy quyền được điều chỉnh bởi các quy định sau:
- Điều 138 và Điều 139 Bộ luật Dân sự năm 2015, quy định về đại diện theo ủy quyền và hậu quả pháp lý phát sinh từ hành vi của người đại diện.
- Khoản 4 Điều 4 Thông tư 18/2026/TT-BTC ngày 05/03/2026 của Bộ Tài chính, quy định về hồ sơ, thủ tục quản lý thuế áp dụng đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
- Tiết b Khoản 3 Điều 12 Luật Quản lý thuế năm 2025, quy định về việc khai thuế, khấu trừ thuế, khai thay và nộp thay thuế.
Đây là những căn cứ then chốt để xác định chủ thể chịu trách nhiệm kê khai và thực hiện nghĩa vụ thuế khi tài sản cho thuê được quản lý thông qua người đại diện theo ủy quyền, thay vì do chính chủ sở hữu trực tiếp thực hiện.
Minh họa: Hợp đồng & dân sự — Ảnh: Ministry of Finance of India · GODL-India
Bản chất pháp lý của quan hệ ủy quyền trong hoạt động cho thuê tài sản
Theo Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015, cá nhân hoặc pháp nhân có quyền ủy quyền cho một cá nhân hoặc pháp nhân khác thay mặt mình xác lập, thực hiện giao dịch dân sự trong phạm vi nội dung đã được ủy quyền. Trong tình huống phổ biến hiện nay, chủ sở hữu hợp pháp quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất (ví dụ: người con) lập văn bản ủy quyền cho cha mẹ đứng ra quản lý tài sản, đại diện ký kết hợp đồng cho thuê và trực tiếp thu tiền thuê từ bên thuê.
Về nguyên tắc, khi người được ủy quyền hành động đúng phạm vi, nội dung mà văn bản ủy quyền xác lập, thì theo Điều 139 Bộ luật Dân sự 2015, mọi quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch đó — bao gồm quyền hưởng lợi tức cho thuê cũng như các nghĩa vụ tài chính, nghĩa vụ thuế liên quan — vẫn thuộc về người ủy quyền, tức chủ sở hữu thực sự của bất động sản. Người được ủy quyền chỉ đóng vai trò đại diện thực hiện công việc, không đương nhiên trở thành chủ thể gánh nghĩa vụ thuế cho quyền lợi của chính mình.
Điều này có ý nghĩa quan trọng: việc hợp đồng thuê do người mẹ — bên được ủy quyền — đứng tên ký kết, hay việc tiền thuê được chuyển vào tài khoản cá nhân của người mẹ, không làm thay đổi bản chất sở hữu tài sản và nguồn phát sinh thu nhập chịu thuế. Xét về bản chất pháp lý, thu nhập từ hoạt động cho thuê vẫn là thu nhập của người chủ sở hữu tài sản, dù ai là người trực tiếp đứng tên giao dịch.
Xác định chủ thể có nghĩa vụ khai thuế, nộp thuế
Theo quy định tại Khoản 4 Điều 4 Thông tư 18/2026/TT-BTC, cá nhân có tài sản cho thuê thuộc diện phải trực tiếp thực hiện khai thuế với cơ quan thuế quản lý, thông qua hồ sơ khai thuế dành riêng cho hoạt động cho thuê tài sản. Đây là nguyên tắc chung: người có thu nhập từ việc cho thuê là người có nghĩa vụ kê khai với cơ quan thuế.
Tuy vậy, pháp luật về quản lý thuế cũng thừa nhận cơ chế khai thay, nộp thay trong những trường hợp có ủy quyền hợp pháp. Theo Tiết b Khoản 3 Điều 12 Luật Quản lý thuế năm 2025, người được ủy quyền hợp pháp có thể thay mặt người nộp thuế thực hiện việc khai thuế và nộp thuế, với điều kiện phạm vi công việc khai thay, nộp thay phải nằm trong nội dung đã được ủy quyền và có căn cứ chứng minh rõ ràng, cụ thể là văn bản ủy quyền, hợp đồng cho thuê và dòng tiền thực nhận từ bên thuê.
Áp dụng vào tình huống nêu trên: nếu hợp đồng cho thuê được ký kết giữa người mẹ, với tư cách đại diện theo ủy quyền, và bên thuê, đồng thời khoản tiền thuê được chuyển vào tài khoản của người mẹ đúng theo nội dung văn bản ủy quyền đã xác lập, thì người mẹ hoàn toàn có thể thay mặt người con — chủ sở hữu bất động sản — thực hiện việc khai thuế và nộp thuế đối với khoản thu nhập từ cho thuê. Nghĩa vụ thuế, về bản chất, vẫn được xác lập trên danh nghĩa người chủ sở hữu tài sản; người được ủy quyền chỉ là người trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính thuế thay.
Trình tự thực hiện khai thuế, nộp thuế trong trường hợp có ủy quyền
Quy trình thực hiện trên thực tế thường bao gồm các bước sau:
- Lập văn bản ủy quyền: chủ sở hữu bất động sản (người con) lập văn bản ủy quyền cho cha, mẹ, trong đó nêu rõ phạm vi công việc được ủy quyền, gồm quản lý tài sản, đại diện ký hợp đồng cho thuê, thu tiền thuê và thực hiện các thủ tục kê khai thuế liên quan.
- Ký kết hợp đồng cho thuê: người được ủy quyền, nhân danh và trong phạm vi được ủy quyền, ký hợp đồng cho thuê với bên thuê, đồng thời nhận khoản tiền thuê vào tài khoản của mình theo thỏa thuận giữa các bên.
- Chuẩn bị và kê khai hồ sơ thuế: người được ủy quyền lập hồ sơ khai thuế đối với hoạt động cho thuê tài sản theo mẫu quy định, trong đó ghi rõ thông tin người nộp thuế là chủ sở hữu tài sản, kèm theo văn bản ủy quyền làm căn cứ chứng minh tư cách khai thay hợp lệ.
- Nộp hồ sơ và thực hiện nghĩa vụ thuế: hồ sơ khai thuế cùng các tài liệu liên quan — hợp đồng cho thuê, văn bản ủy quyền, chứng từ nhận tiền thuê — được nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp; số thuế phát sinh được nộp theo đúng mức và thời hạn pháp luật ấn định.
Một số vấn đề pháp lý cần lưu ý
Thứ nhất, văn bản ủy quyền cần thể hiện rõ ràng, cụ thể phạm vi công việc được giao, đặc biệt là nội dung liên quan đến việc quản lý tài sản, ký hợp đồng cho thuê và thực hiện nghĩa vụ thuế. Phạm vi ủy quyền không rõ ràng có thể dẫn đến tranh chấp giữa các bên hoặc gây khó khăn khi cơ quan thuế xem xét, chấp nhận việc khai thay.
Thứ hai, dù người được ủy quyền là người trực tiếp đứng ra kê khai và nộp thuế, trách nhiệm pháp lý cuối cùng đối với nghĩa vụ thuế, theo nguyên tắc tại Điều 139 Bộ luật Dân sự 2015, vẫn gắn liền với người ủy quyền — tức chủ sở hữu tài sản. Vì vậy, người ủy quyền cần chủ động theo dõi, phối hợp cùng người được ủy quyền để bảo đảm nghĩa vụ thuế được thực hiện đầy đủ, đúng hạn, tránh phát sinh rủi ro chậm nộp hoặc thiếu sót hồ sơ.
Thứ ba, việc chứng minh mối liên hệ thống nhất giữa văn bản ủy quyền, hợp đồng cho thuê và dòng tiền thực nhận có ý nghĩa quan trọng khi làm việc với cơ quan thuế, đặc biệt trong trường hợp tài khoản nhận tiền thuê không đứng tên chủ sở hữu tài sản. Việc lưu giữ đầy đủ các tài liệu nêu trên giúp hạn chế rủi ro bị yêu cầu giải trình hoặc bị xác định là thiếu căn cứ hợp lệ cho việc khai thay, nộp thay thuế.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
