Tổng hợp File excel quan trọng người lao động cần phải biết

Cơ sở pháp lý

1. Bộ luật Lao động 2019 (số 45/2019/QH14): quy định về tiền lương tại Điều 94 và chế độ thưởng tại Điều 104, là căn cứ pháp lý quan trọng nhất đối với quyền lợi tài chính của người lao động.

2. Luật Bảo hiểm xã hội 2014 (số 58/2014/QH13): quy định về quyền lợi bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, chế độ hưu trí và các khoản trợ cấp người lao động được hưởng khi nghỉ việc.

3. Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (số 04/2007/QH12) và các văn bản sửa đổi, bổ sung: quy định về thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công, quyết toán thuế và các khoản giảm trừ gia cảnh.

4. Nghị định 145/2020/NĐ-CP: hướng dẫn thi hành Bộ luật Lao động về tiền lương, thưởng, trợ cấp thôi việc và các quyền lợi khác của người lao động.

5. Thông tư 111/2013/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 92/2015/TT-BTC): hướng dẫn chi tiết việc khấu trừ, quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với người lao động.

Nội dung chi tiết

Để bảo vệ quyền lợi của mình, người lao động nên chủ động sử dụng các công cụ, file tính toán được xây dựng phổ biến hiện nay như: file tính tiền lương, thưởng Tết; file quy đổi lương gross – net; file tính thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương; file tính trợ cấp thất nghiệp và bảo hiểm xã hội một lần; file tính số ngày phép năm. Đây là những công cụ hữu ích giúp người lao động ước tính nhanh các khoản quyền lợi mà mình đáng được hưởng, đồng thời hỗ trợ hiệu quả cho người làm công tác nhân sự, kế toán trong việc quản lý và chi trả chế độ cho người lao động, như chia sẻ của Luật gia Bùi Tường Vũ về tầm quan trọng của việc nắm vững các công cụ tính toán chế độ.

Minh họa: Lao động & việc làm — Ảnh: The government of the Democratic Republic · Public domain

Việc chủ động nắm và sử dụng các công cụ tính toán giúp người lao động hiểu rõ cơ cấu thu nhập của mình gồm những khoản nào, số tiền thực nhận là bao nhiêu sau khi trừ các khoản bảo hiểm và thuế, từ đó phát hiện kịp thời những sai lệch trong quá trình doanh nghiệp trả lương, trả thưởng. Đây cũng là cơ sở để người lao động trao đổi, đối chiếu trực tiếp với bộ phận nhân sự, kế toán khi có thắc mắc, tránh thiệt thòi về quyền lợi tài chính chính đáng.

Khi nghỉ việc, người lao động có thể được nhận các khoản tiền gồm: tiền lương của những ngày làm việc chưa được thanh toán, tiền thưởng theo thỏa thuận hoặc theo quy chế của doanh nghiệp, trợ cấp thôi việc, trợ cấp thất nghiệp, và khoản bảo hiểm xã hội một lần nếu đáp ứng điều kiện. Mỗi khoản tiền nêu trên đều có căn cứ, điều kiện và cách tính riêng, do đó người lao động cần kiểm tra kỹ thời gian làm việc, mức lương bình quân và hồ sơ đóng bảo hiểm xã hội của mình trước khi yêu cầu thanh toán.

Đọc bảng lương và phiếu lương đúng cách là kỹ năng cần thiết đối với mọi người lao động. Trên phiếu lương thường thể hiện các mục: lương cơ bản, phụ cấp, tăng ca, các khoản khấu trừ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân và lương thực nhận. Người lao động cần đối chiếu từng dòng mục với hợp đồng lao động và quy định pháp luật để bảo đảm doanh nghiệp tính đúng, tính đủ, không trừ sai các khoản bắt buộc.

Quy trình thực hiện

1. Xác định nhu cầu và chọn công cụ, file tính toán phù hợp: file tính lương, thưởng Tết, thuế thu nhập cá nhân, trợ cấp thất nghiệp hoặc bảo hiểm xã hội.
2. Nhập đầy đủ thông tin cá nhân vào file: mức lương thỏa thuận hoặc lương thực nhận, số người phụ thuộc, thời gian đóng bảo hiểm xã hội, mức lương bình quân của 6 tháng liền kề trước khi nghỉ việc.
3. Đọc kết quả tính toán và đối chiếu với các quy định pháp luật hiện hành cũng như quy chế, thỏa ước lao động tập thể của doanh nghiệp.
4. Đối chiếu kết quả tính được với phiếu lương, bảng lương thực tế do công ty chi trả để phát hiện chênh lệch.
5. Khiếu nại kịp thời tới bộ phận nhân sự, kế toán của công ty nếu phát hiện sai sót, kèm theo các chứng từ, tài liệu liên quan.
6. Lưu trữ cẩn thận hợp đồng lao động, phiếu lương, bảng kê đóng bảo hiểm xã hội và các chứng từ thanh toán để đối chiếu, làm căn cứ giải quyết khi cần thiết.

Lưu ý quan trọng

Các file, công cụ tính toán chỉ mang tính tham khảo; số liệu chính thức phải được căn cứ trên hồ sơ lương của công ty, hợp đồng lao động và quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm thanh toán.

Thưởng Tết, thưởng theo năng suất không phải là khoản bắt buộc theo pháp luật, nhưng nếu doanh nghiệp đã quy định trong quy chế hoặc thỏa thuận với người lao động thì phải công bố công khai quy chế thưởng và thực hiện đúng theo quy chế đó.

Trợ cấp thất nghiệp chỉ được hưởng khi người lao động đáp ứng đủ điều kiện về thời gian đóng bảo hiểm thất nghiệp, đã chấm dứt hợp đồng lao động và đã nộp hồ sơ hưởng trợ cấp trong thời hạn quy định; thời gian hưởng tối đa cũng bị giới hạn theo số năm đã đóng.

Việc nhận bảo hiểm xã hội một lần cần được cân nhắc kỹ lưỡng, bởi sau khi nhận, thời gian đóng bảo hiểm xã hội trước đó sẽ không còn được cộng nối để tính hưởng lương hưu, có thể ảnh hưởng đến nguồn thu nhập khi về già.

Người lao động nên thường xuyên cập nhật mức đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và mức giảm trừ gia cảnh mới nhất, vì các mức này có thể được điều chỉnh theo từng thời kỳ.

Khi phát hiện doanh nghiệp vi phạm quyền lợi về lương, thưởng, bảo hiểm xã hội, người lao động nên liên hệ với tổ chức công đoàn tại doanh nghiệp hoặc cơ quan quản lý nhà nước về lao động nơi doanh nghiệp đóng trụ sở để được hỗ trợ, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp.

Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.