Căn cứ pháp lý và yêu cầu báo cáo
Theo quy định của Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP, các đơn vị, doanh nghiệp phải thực hiện khai trình định kỳ về tình hình biến động lực lượng lao động. Dựa trên khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 35/2022/NĐ-CP), người sử dụng lao động có bắt buộc nộp báo cáo hai lần trong năm: lần thứ nhất vào trước ngày 05 tháng 6 (ghi nhận tình hình 6 tháng đầu năm), lần thứ hai vào trước ngày 05 tháng 12 (báo cáo hàng năm). Báo cáo phải được gửi đến Sở Nội vụ của địa phương nơi đặt trụ sở chính, các chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, đồng thời cần thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội có thẩm quyền tại khu vực liên quan. Nơi nộp báo cáo ưu tiên là cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI kèm theo Phụ lục I Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Trường hợp không thể truy cập hoặc sử dụng được nền tảng điện tử, người sử dụng lao động được phép gửi báo cáo dưới hình thức bản giấy trực tiếp đến các cơ quan trên. Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong khu công nghiệp, khu kinh tế, ngoài Sở Nội vụ và bảo hiểm xã hội, báo cáo cũng phải được gửi tới Ban quản lý khu công nghiệp hoặc khu kinh tế nơi doanh nghiệp có hoạt động.
Minh họa: Lao động & việc làm — Ảnh: USMC Archives from Quantico, USA · CC BY 2.0
Nội dung và trách nhiệm trong báo cáo
Mỗi đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm duy trì, cập nhật liên tục sổ quản lý lao động và khai báo tình hình sử dụng lao động trong vòng 30 ngày kể từ khi bắt đầu hoạt động. Báo cáo tình hình sử dụng lao động cho nửa đầu năm 2026 là một yêu cầu bắt buộc không ngoại lệ đối với tất cả các loại hình doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh, tổ chức sử dụng lao động. Khi lập báo cáo, cần đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin về số lượng lao động, sự thay đổi lao động, tình hình lao động nam, nữ, lao động từ 16 tuổi nhưng chưa đủ 18 tuổi và các thông tin khác theo yêu cầu của biểu mẫu chính thức. Nếu không thực hiện khai báo hoặc thực hiện không đúng theo quy định, doanh nghiệp sẽ phải chịu hậu quả pháp lý và bị xử phạt vi phạm hành chính theo các quy định hiện hành.
Mức xử phạt đối với vi phạm
Những đơn vị không khai trình tình hình sử dụng lao động sẽ bị phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng. Đối với hành vi không nộp báo cáo tình hình thay đổi về lao động, mức phạt cao hơn, từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng. Các tổ chức pháp nhân (công ty, hợp tác xã, v.v.) khi vi phạm sẽ bị áp dụng mức phạt gấp đôi so với mức phạt đối với cá nhân. Việc không chủ động thực hiện báo cáo đúng hạn không chỉ dẫn đến hậu quả tài chính mà còn có thể ảnh hưởng đến uy tín, khả năng tiếp cận các dịch vụ hỗ trợ của nhà nước và các quyền lợi khác của doanh nghiệp.
Quy trình thực hiện báo cáo
Bước 1: Người đại diện hoặc chịu trách nhiệm về lao động của đơn vị truy cập vào nền tảng Dịch vụ công Quốc gia hoặc sử dụng đường dẫn cụ thể do Sở Nội vụ tỉnh, thành phố nơi đặt trụ sở cung cấp để tiến hành nộp báo cáo.
Bước 2: Điền tất cả các thông tin yêu cầu vào biểu mẫu theo Mẫu số 01/PLI được quy định trong Phụ lục I Nghị định 145/2020/NĐ-CP, bao gồm các trường dữ liệu về cơ cấu, số lượng lao động hiện tại và các biến động.
Bước 3: Sau khi hoàn thành điều điền, gửi báo cáo đã ký hoặc xác nhận đến Sở Nội vụ, đồng thời cần đảm bảo thông báo chính thức cho cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực có liên quan tại nơi đặt trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
Bước 4: Nếu doanh nghiệp có hoạt động trong khu công nghiệp hoặc khu kinh tế, bắt buộc phải gửi bản báo cáo hoặc xác nhận nộp đến Ban quản lý cơ sở hạ tầng khu công nghiệp hoặc khu kinh tế đó.
Lưu ý quan trọng khi thực hiện
Thời hạn nộp báo cáo cho nửa đầu năm 2026 là trước ngày 05 tháng 6, còn báo cáo toàn năm phải nộp trước ngày 05 tháng 12. Không được trễ hạn hoặc nộp sau ngày quy định. Các tài liệu cần chuẩn bị bao gồm biểu mẫu Mẫu số 01/PLI và toàn bộ thông tin liên quan đến tình hình sử dụng lao động tại doanh nghiệp, bao gồm danh sách lao động, hợp đồng lao động, bảng lương và các hồ sơ liên quan khác. Đặc biệt lưu ý rằng báo cáo không chính xác hoặc thiếu thông tin cũng được coi là vi phạm và sẽ bị xử lý theo quy định. Để tránh rủi ro pháp lý, doanh nghiệp nên kiểm tra lại toàn bộ thông tin trước khi nộp và cần giữ bản sao báo cáo, biên lai nộp để làm chứng cứ.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
