Căn cứ pháp lý điều chỉnh chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Vấn đề lập, cấp và quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hiện được điều chỉnh chủ yếu bởi Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, cùng với các hướng dẫn tại Thông tư 111/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính về thuế TNCN. Hệ thống văn bản này xác lập khung pháp lý cho toàn bộ vòng đời của chứng từ khấu trừ: từ thời điểm phát sinh nghĩa vụ lập, nội dung bắt buộc phải thể hiện, cho đến đối tượng được quyền yêu cầu cấp. Khi bước vào mùa quyết toán thuế TNCN năm 2026, cả tổ chức chi trả thu nhập lẫn cá nhân người nộp thuế đều cần nắm rõ các quy định này để tránh sai sót, thiếu chứng từ hợp lệ dẫn đến khó khăn khi kê khai hoặc bị cơ quan thuế yêu cầu bổ sung, giải trình.
Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: United States Internal Revenue Service · Public domain
Người ủy quyền quyết toán thuế có thuộc diện được cấp chứng từ khấu trừ hay không
Một điểm nhiều cá nhân, đặc biệt là người lao động ký hợp đồng dài hạn, thường nhầm lẫn là liệu khi đã làm thủ tục ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thay mình thì có còn được nhận chứng từ khấu trừ thuế hay không. Theo khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, câu trả lời là không: một khi cá nhân đã lựa chọn phương án ủy quyền quyết toán, tổ chức trả thu nhập sẽ không có nghĩa vụ cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN riêng cho người đó. Quy định này xuất phát từ bản chất của việc ủy quyền — toàn bộ số liệu thu nhập, số thuế đã khấu trừ trong năm đã được tổng hợp và xử lý trực tiếp trong hồ sơ quyết toán do doanh nghiệp thực hiện, nên chứng từ riêng lẻ không còn cần thiết để chứng minh nghĩa vụ thuế của cá nhân. Ngược lại, nếu cá nhân tự quyết toán hoặc có thu nhập từ nhiều nguồn nên không đủ điều kiện ủy quyền, quyền được cấp chứng từ khấu trừ vẫn được bảo đảm.
Thời điểm lập chứng từ và quy định riêng cho lao động thời vụ
Về mặt thời gian, chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được tổ chức, cá nhân trả thu nhập lập ngay tại thời điểm phát sinh việc khấu trừ, tức là gắn liền với từng lần chi trả thu nhập có khấu trừ thuế, chứ không được dồn lại lập sau. Việc lập đúng thời điểm giúp bảo đảm tính chính xác của số liệu và là cơ sở để cá nhân đối chiếu khi tổng hợp thu nhập cuối năm. Riêng đối với nhóm lao động thời vụ — tức cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động có thời hạn dưới 03 tháng — pháp luật cho phép linh hoạt hơn về hình thức cấp: tổ chức chi trả có thể cấp chứng từ cho từng lần khấu trừ, hoặc gộp thành một chứng từ chung cho nhiều lần khấu trừ phát sinh trong cùng một năm tính thuế, miễn là đáp ứng khi người lao động có yêu cầu. Quy định này giúp giảm bớt thủ tục hành chính cho cả hai bên trong những trường hợp phát sinh nhiều lần chi trả nhỏ, lẻ trong năm.
Những nội dung bắt buộc phải thể hiện trên chứng từ khấu trừ
Để chứng từ khấu trừ thuế TNCN có giá trị pháp lý và được chấp nhận khi quyết toán, văn bản này cần thể hiện đầy đủ một số nhóm thông tin cốt lõi: tên gọi và loại chứng từ; mã số thuế của tổ chức, cá nhân thực hiện khấu trừ; thông tin nhận dạng của cá nhân được nhận thu nhập (họ tên, số định danh hoặc mã số thuế cá nhân...); khoản thu nhập chịu thuế đã chi trả; số thuế TNCN đã khấu trừ tương ứng; cùng với chữ ký xác nhận của bên chi trả thu nhập. Thiếu bất kỳ nội dung bắt buộc nào cũng có thể khiến chứng từ bị coi là không hợp lệ, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi khấu trừ, hoàn thuế hoặc đối chiếu số liệu của cá nhân khi làm hồ sơ quyết toán.
Trường hợp không phát sinh khấu trừ và mẫu chứng từ áp dụng năm 2026
Đối với tình huống tổ chức chi trả thu nhập không thực hiện khấu trừ thuế (do thu nhập chưa đến ngưỡng chịu thuế hoặc theo cam kết của cá nhân), hệ thống văn bản hiện hành chưa có quy định tường minh về việc có phải cấp chứng từ hay không. Tuy nhiên, nguyên tắc chung được áp dụng là: chỉ khi đã thực sự phát sinh việc khấu trừ, tổ chức chi trả mới có nghĩa vụ cấp chứng từ khi cá nhân có yêu cầu; trường hợp không khấu trừ thì không phát sinh chứng từ tương ứng, nhưng cá nhân vẫn có thể yêu cầu xác nhận thu nhập bằng hình thức khác nếu cần cho mục đích quyết toán. Về hình thức, mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN áp dụng thống nhất trong kỳ quyết toán năm 2026 là mẫu số 03/TNCN, trong đó tổ chức chi trả cần điền đầy đủ, chính xác các trường thông tin của cả bên chi trả và người nộp thuế theo đúng hướng dẫn kèm theo mẫu.
Quy trình lập, cấp và lưu trữ chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Trên thực tế, quy trình thực hiện thường gồm bốn bước cơ bản. Trước tiên, tổ chức chi trả cần xác định rõ đối tượng thuộc diện khấu trừ và phân loại khoản thu nhập tương ứng (thường xuyên, không thường xuyên, thời vụ...). Tiếp theo là lập chứng từ khấu trừ theo đúng mẫu số 03/TNCN, bảo đảm đầy đủ các nội dung bắt buộc đã nêu ở trên. Sau khi lập, chứng từ được giao cho cá nhân nhận thu nhập, đặc biệt là khi có yêu cầu hoặc theo thời điểm phát sinh khấu trừ. Cuối cùng, tổ chức chi trả có trách nhiệm lưu trữ chứng từ đã lập theo đúng thời hạn và phương thức mà pháp luật về kế toán, hóa đơn chứng từ quy định, phục vụ cho công tác đối chiếu, thanh tra, kiểm tra thuế về sau khi cần thiết.
Một số lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2026
Để tránh phát sinh rủi ro pháp lý trong mùa quyết toán, cả tổ chức chi trả thu nhập và cá nhân người nộp thuế nên chủ động rà soát thời hạn lập chứng từ ngay tại thời điểm khấu trừ, không để dồn hoặc chậm trễ. Đồng thời, cần kiểm tra kỹ tính chính xác của các thông tin trên chứng từ — đặc biệt là mã số thuế, số liệu thu nhập và số thuế đã khấu trừ — trước khi cấp cho người lao động hoặc sử dụng để kê khai. Cá nhân nộp thuế cũng nên chủ động lưu giữ đầy đủ các chứng từ, tài liệu liên quan đến thu nhập và các khoản đã khấu trừ trong năm, làm cơ sở đối chiếu khi tổng hợp hồ sơ quyết toán, tránh trường hợp thiếu căn cứ khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
