100% tổ chức, cá nhân áp dụng hóa đơn điện tử trước ngày 1/7

Cơ sở pháp lý

1. Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019, có hiệu lực thi hành từ 01/7/2020, quy định nền tảng pháp lý về quản lý thuế, trong đó có các quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử phục vụ công tác kê khai, nộp thuế và quản lý thuế.

2. Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ — văn bản đặt nền móng cho giai đoạn thí điểm hóa đơn điện tử trên phạm vi một số tỉnh, thành phố.

3. Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ, chính thức áp dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc từ ngày 01/7/2022 và thay thế Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

4. Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, quy định chi tiết về đăng ký sử dụng, phát hành và quản lý hóa đơn điện tử.

5. Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn, là căn cứ xử phạt đối với hành vi vi phạm nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử.

Nội dung chi tiết

Lộ trình triển khai hóa đơn điện tử tại Việt Nam được thực hiện qua nhiều giai đoạn. Giai đoạn thí điểm từ năm 2018 theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP được triển khai tại một số tỉnh, thành phố và một số doanh nghiệp lớn nhằm đánh giá tính khả thi về hạ tầng công nghệ và quy trình vận hành. Tiếp đó, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP được ban hành để hoàn thiện khuôn khổ pháp lý, quy định hóa đơn điện tử được áp dụng rộng rãi trên toàn quốc từ ngày 01/7/2022. Từ thời điểm này, việc sử dụng hóa đơn điện tử trở thành nguyên tắc chung đối với mọi giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Unknown and British Government · Public domain

Mục tiêu quan trọng của giai đoạn chuyển đổi là bảo đảm 100% tổ chức, cá nhân áp dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01/7. Theo đó, Tổng cục Thuế đã yêu cầu 57 cục thuế các tỉnh, thành phố thuộc đợt triển khai thứ hai khẩn trương hoàn tất công tác chuẩn bị để đưa hóa đơn điện tử vào vận hành thống nhất trong cả nước đúng lộ trình, không để xảy ra gián đoạn hoạt động sản xuất, kinh doanh của người nộp thuế.

Để bảo đảm mục tiêu này, Tổng cục Thuế và các cục thuế địa phương có vai trò trung tâm trong việc tổ chức triển khai. Các cục thuế phải chủ động trao đổi, học hỏi kinh nghiệm từ giai đoạn một; thành lập Ban chỉ đạo, Tổ triển khai hóa đơn điện tử tại địa phương và Trung tâm điều hành hóa đơn điện tử tại cục thuế; bố trí đầy đủ nhân lực và hạ tầng kỹ thuật sẵn sàng tiếp nhận, đăng ký và xử lý các yêu cầu về hóa đơn điện tử của người nộp thuế; đồng thời tổ chức đào tạo, hướng dẫn cho cán bộ thuế và người nộp thuế trên địa bàn.

Về bản chất, hóa đơn điện tử gồm hai loại: hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Đối với hóa đơn điện tử có mã, dữ liệu được truyền lên hệ thống của cơ quan thuế để cấp mã xác thực trước khi gửi cho người mua, phù hợp với doanh nghiệp, hộ kinh doanh mới chuyển đổi hoặc có nhu cầu kiểm soát. Đối với hóa đơn điện tử không có mã, doanh nghiệp tự phát hành theo nguyên tắc đã đăng ký, áp dụng cho các đơn vị đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin và mức độ tuân thủ pháp luật thuế.

Trách nhiệm của người nộp thuế trong quá trình chuyển đổi là chủ động rà soát tổ chức bộ máy kế toán, hệ thống phần mềm và quy trình lập hóa đơn hiện tại; hoàn tất việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước thời điểm 01/7; bảo đảm hạ tầng công nghệ thông tin và chữ ký số hợp lệ; đồng thời cử nhân sự tham gia các khóa đào tạo, tập huấn do cơ quan thuế tổ chức để vận hành thông suốt ngay từ ngày đầu áp dụng.

Quy trình thực hiện

1. Rà soát, chuẩn bị: người nộp thuế kiểm tra, đánh giá khả năng sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm kế toán, chữ ký số và nhân sự phụ trách.
2. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: người nộp thuế thực hiện đăng ký với cơ quan thuế quản lý trực tiếp thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế theo mẫu quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC.
3. Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: đối với hình thức hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người nộp thuế lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ đã được cơ quan thuế công bố đủ điều kiện hoạt động.
4. Kết nối hệ thống và kiểm thử: người nộp thuế kết nối hệ thống với cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp dịch vụ, thực hiện kiểm thử quy trình lập, gửi, nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử để bảo đảm hoạt động ổn định.
5. Phát hành hóa đơn điện tử: sau khi được chấp thuận, người nộp thuế phát hành hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy, đồng thời thực hiện thông báo phát hành hóa đơn theo quy định, hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn giấy còn tồn.
6. Theo dõi và xử lý sự cố: người nộp thuế chủ động theo dõi quá trình vận hành, kịp thời xử lý các sự cố kỹ thuật, tra cứu và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử, cung cấp khi cơ quan thuế có yêu cầu.

Lưu ý quan trọng

Từ ngày 01/7/2022, hóa đơn giấy theo quy định cũ không còn được sử dụng cho các giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ các trường hợp đặc thù được pháp luật cho phép như hóa đơn bán lẻ theo từng lần phát sinh hoặc một số lĩnh vực đặc thù theo quy định của Bộ Tài chính.

Tổ chức, cá nhân chậm chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn theo Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, bao gồm các hành vi như không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hoặc lập hóa đơn không đúng thời điểm, không đúng nội dung.

Người nộp thuế cần chuẩn bị đầy đủ hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm lập hóa đơn và chữ ký số hợp lệ trước thời điểm áp dụng; việc thiếu các điều kiện kỹ thuật không phải là căn cứ để miễn trừ nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử phải bảo đảm đầy đủ nội dung theo quy định, bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, thành tiền, thuế suất và các chỉ tiêu bắt buộc khác; hóa đơn thiếu nội dung bắt buộc không có giá trị pháp lý để kê khai thuế.

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh nên thường xuyên theo dõi các văn bản hướng dẫn và thông tin chính thức của Tổng cục Thuế về lộ trình, tình hình triển khai và các quy định mới liên quan đến hóa đơn điện tử để cập nhật kịp thời.

Khi gặp vướng mắc trong quá trình đăng ký, phát hành hoặc vận hành hóa đơn điện tử, người nộp thuế nên liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế quản lý hoặc Trung tâm điều hành hóa đơn điện tử tại cục thuế để được hỗ trợ, hướng dẫn cụ thể theo quy trình.

Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.