Bối cảnh chuyển đổi số và khung pháp lý hiện hành
Làn sóng chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trong khối doanh nghiệp và hộ kinh doanh: xây dựng website, mở gian hàng trên mạng xã hội, tích hợp cổng thanh toán trực tuyến, vận hành sàn thương mại điện tử và lưu trữ dữ liệu khách hàng trên các nền tảng đám mây. Song song với những lợi ích về vận hành và doanh thu, quá trình số hóa cũng kéo theo nguy cơ vi phạm các quy định về an ninh mạng và bảo vệ dữ liệu cá nhân — lĩnh vực pháp luật đang được hoàn thiện với nhiều thay đổi đáng chú ý trong thời gian gần đây.
Khung pháp lý hiện hành mà doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần nắm bao gồm: Luật An ninh mạng năm 2025, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025, Luật Dữ liệu năm 2024, Luật Giao dịch điện tử năm 2023, Luật Viễn thông năm 2023, cùng hai văn bản hướng dẫn thi hành là Nghị định số 147/2024/NĐ-CP ngày 09/11/2024 về quản lý, cung cấp và sử dụng dịch vụ Internet và thông tin trên mạng, và Nghị định số 356/2025/NĐ-CP ngày 31/12/2025 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân. Việc cập nhật đầy đủ hệ thống văn bản này giúp chủ thể kinh doanh chủ động rà soát lại toàn bộ quy trình thu thập, xử lý và lưu trữ thông tin khách hàng, tránh phát sinh vi phạm ngoài ý muốn trong quá trình vận hành trên môi trường số.
Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Etsuma.W · CC BY-SA 4.0
Nghĩa vụ pháp lý khi thu thập, xử lý dữ liệu khách hàng
Trong hoạt động kinh doanh hằng ngày, phần lớn doanh nghiệp đều có nhu cầu thu thập các loại thông tin cá nhân của khách hàng như họ và tên, số điện thoại, địa chỉ liên hệ, thông tin tài khoản ngân hàng để phục vụ giao dịch, giao nhận hàng hóa hoặc chăm sóc khách hàng sau bán. Tuy nhiên, đây không phải là hoạt động được thực hiện tùy nghi: pháp luật hiện hành đòi hỏi việc xử lý dữ liệu cá nhân phải bảo đảm tính an toàn, bảo mật và chỉ được sử dụng đúng mục đích đã xác định từ đầu.
Theo Nghị định số 356/2025/NĐ-CP, các hành vi thu thập, sử dụng, cung cấp hoặc chia sẻ dữ liệu cá nhân trái với quy định của pháp luật đều bị nghiêm cấm. Chủ thể vi phạm không chỉ đối diện với chế tài xử phạt hành chính mà trong những trường hợp nghiêm trọng còn có thể phải chịu trách nhiệm hình sự, đồng thời phát sinh nghĩa vụ bồi thường thiệt hại cho người bị ảnh hưởng.
Một nguyên tắc quan trọng cần được doanh nghiệp quán triệt là: dữ liệu khách hàng không phải tài sản riêng để doanh nghiệp toàn quyền khai thác theo ý muốn. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025 nghiêm cấm mọi hình thức xử lý dữ liệu cá nhân trái pháp luật, đồng thời buộc doanh nghiệp phải chứng minh được căn cứ pháp lý hợp lệ mỗi khi thu thập thông tin của khách hàng. Cùng với đó, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo minh bạch, rõ ràng cho khách hàng về mục đích thu thập, phạm vi sử dụng và thời hạn lưu trữ dữ liệu ngay từ thời điểm thu thập thông tin.
Các bước doanh nghiệp cần triển khai để tuân thủ
Để hạn chế rủi ro pháp lý phát sinh từ hoạt động thu thập và xử lý dữ liệu, doanh nghiệp, hộ kinh doanh nên chủ động thực hiện theo trình tự sau:
-
Rà soát và chỉ thu thập những dữ liệu thực sự cần thiết cho mục đích kinh doanh, bảo đảm có căn cứ pháp lý cho từng loại thông tin được thu thập. Đồng thời, cần công khai rõ ràng với khách hàng về mục đích sử dụng, phạm vi khai thác và thời hạn lưu giữ dữ liệu ngay từ đầu.
-
Không phó mặc toàn bộ trách nhiệm bảo mật dữ liệu cho đơn vị cung cấp giải pháp công nghệ. Ngay cả khi thuê ngoài việc lưu trữ hoặc xử lý dữ liệu cho bên thứ ba, doanh nghiệp vẫn phải duy trì vai trò giám sát, kiểm soát để bảo đảm bên thứ ba tuân thủ đúng cam kết bảo mật đã thỏa thuận.
-
Áp dụng các biện pháp kỹ thuật và quản lý tương xứng với mức độ nhạy cảm của dữ liệu đang nắm giữ, cụ thể như: phân quyền truy cập theo từng vị trí công việc, bắt buộc sử dụng mật khẩu đủ mạnh, mã hóa dữ liệu khi lưu trữ và truyền tải, đồng thời tổ chức kiểm tra, đánh giá định kỳ đối với hệ thống công nghệ thông tin đang vận hành.
Việc thực hiện đầy đủ, có hệ thống các bước nêu trên không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý mà còn góp phần xây dựng uy tín, tạo niềm tin với khách hàng trong bối cảnh thông tin cá nhân ngày càng được xã hội quan tâm bảo vệ.
Rủi ro pháp lý và những điểm cần lưu ý khi triển khai chuyển đổi số
Doanh nghiệp cần ý thức rõ rằng bất kỳ hành vi vi phạm nào liên quan đến bảo vệ dữ liệu cá nhân đều tiềm ẩn rủi ro pháp lý đáng kể, từ mức xử phạt hành chính đến trách nhiệm hình sự tùy theo tính chất, mức độ của hành vi vi phạm. Do đó, thời hạn lưu trữ dữ liệu cần được xác định cụ thể, minh bạch, không kéo dài tùy tiện, và phải tuân thủ đúng các mốc thời gian mà pháp luật quy định.
Bên cạnh việc xây dựng quy trình nội bộ, doanh nghiệp cũng nên chuẩn bị sẵn các tài liệu cần thiết để chứng minh sự tuân thủ khi có yêu cầu kiểm tra, bao gồm: văn bản thông báo về mục đích và phạm vi sử dụng dữ liệu gửi tới khách hàng, hợp đồng hoặc thỏa thuận với các bên thứ ba có liên quan đến việc xử lý dữ liệu, cùng hồ sơ ghi nhận các biện pháp bảo mật kỹ thuật và quản lý đã được triển khai trên thực tế.
Trong bối cảnh khung pháp lý về an ninh mạng, dữ liệu và giao dịch điện tử liên tục được cập nhật, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần chủ động theo dõi, cập nhật kịp thời các quy định mới để điều chỉnh quy trình nội bộ cho phù hợp, tránh tình trạng vi phạm do thiếu thông tin hoặc chậm thích ứng với những thay đổi của pháp luật.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
