Chính sách thuế với chi phí thuê xe ô tô của cá nhân của Thuế Đồng Nai ra sao

Căn cứ pháp lý áp dụng

Vấn đề chi phí thuê xe ô tô của cá nhân có được ghi nhận là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) hay không đã được cơ quan Thuế thành phố Đồng Nai giải đáp tại Công văn số 15944/DON-QLDN3, ban hành ngày 18/8/2026. Văn bản trả lời này được xây dựng trên các quy định sau:

• Điều 33 Nghị định 125/2025/NĐ-CP, quy định về nhiệm vụ và thẩm quyền của cơ quan đăng ký hộ kinh doanh.
• Khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, quy định về các khoản chi được loại trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
• Điểm d khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC, quy định về hồ sơ chứng minh khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Đây là những căn cứ then chốt mà doanh nghiệp cần nắm vững để xác định đúng nghĩa vụ thuế khi phát sinh giao dịch thuê xe ô tô từ cá nhân không kinh doanh.

Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: PunkToad from oakland, us · CC BY 2.0

Bối cảnh phát sinh hướng dẫn

Câu hỏi được đặt ra thông qua Văn bản số 01/CV-TST, trong đó doanh nghiệp đề nghị cơ quan thuế làm rõ cách xử lý đối với khoản chi phí thuê xe ô tô của cá nhân phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh. Đây là tình huống khá phổ biến trong thực tế: doanh nghiệp không sở hữu phương tiện mà thuê trực tiếp từ một cá nhân — không phải tổ chức, cũng không phải hộ kinh doanh có đăng ký — để phục vụ công việc hằng ngày.

Điều kiện để khoản chi thuê xe được tính là chi phí được trừ

Theo hướng dẫn của Thuế Đồng Nai, khoản tiền doanh nghiệp trả cho việc thuê xe ô tô của cá nhân chỉ được ghi nhận vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:

• Khoản chi phải gắn với hoạt động sản xuất, kinh doanh thực tế của doanh nghiệp, không phải chi cho mục đích cá nhân hay nằm ngoài phạm vi hoạt động được cấp phép.
• Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
• Đối với các khoản thanh toán có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản qua ngân hàng), không được thanh toán bằng tiền mặt.

Nếu thiếu một trong ba điều kiện nêu trên, khoản chi thuê xe sẽ không được công nhận là chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế, đồng nghĩa doanh nghiệp có nguy cơ bị loại chi phí và bị truy thu thuế TNDN tương ứng khi cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra.

Hồ sơ, chứng từ cần chuẩn bị

Để chứng minh tính hợp lệ của khoản chi thuê tài sản (xe ô tô) từ cá nhân, doanh nghiệp cần lưu giữ tối thiểu hai loại tài liệu:

• Hợp đồng thuê tài sản, ký kết giữa doanh nghiệp và cá nhân cho thuê xe, thể hiện rõ đối tượng thuê, thời hạn thuê, đơn giá thuê và các điều khoản liên quan khác.
• Chứng từ trả tiền thuê tài sản, tương ứng với số tiền đã thanh toán theo hợp đồng; đặc biệt phải thực hiện qua ngân hàng nếu giá trị thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên như đã nêu ở phần điều kiện phía trên.

Việc lưu trữ đầy đủ, đồng bộ hai loại giấy tờ này chính là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp bảo vệ được khoản chi phí của mình mỗi khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra quyết toán.

Trường hợp doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê xe

Một tình huống khá thường gặp là hợp đồng thuê xe chỉ ghi nhận mức giá thuê chưa bao gồm các nghĩa vụ thuế mà cá nhân cho thuê phải nộp, đồng thời hai bên thỏa thuận để doanh nghiệp đứng ra nộp thay phần thuế đó cho cá nhân. Theo hướng dẫn của cơ quan thuế, trong trường hợp này, doanh nghiệp vẫn có thể tính cả phần thuế đã nộp thay cho cá nhân vào chi phí được trừ, với điều kiện phải có chứng từ nộp thuế hợp lệ chứng minh khoản nộp thay đó.

Nói cách khác, tổng chi phí được trừ trong tình huống này không chỉ dừng lại ở số tiền thuê xe thực trả cho cá nhân, mà còn bao gồm cả phần nghĩa vụ thuế doanh nghiệp đã thay mặt cá nhân thực hiện, miễn là có đầy đủ căn cứ, chứng từ hợp lệ đi kèm.

Các bước doanh nghiệp nên thực hiện

Để đảm bảo khoản chi thuê xe ô tô của cá nhân được công nhận hợp lệ khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp có thể tham khảo trình tự sau:

1. Rà soát tình trạng pháp lý của cá nhân cho thuê xe; nếu cá nhân có hoạt động cho thuê tài sản mang tính thường xuyên, cần đối chiếu thêm quy định về đăng ký hộ kinh doanh tại Điều 33 Nghị định 125/2025/NĐ-CP để xác định nghĩa vụ đăng ký (nếu có).
2. Soạn thảo và ký kết hợp đồng thuê xe ô tô rõ ràng, đầy đủ điều khoản về giá thuê, phương thức thanh toán và trách nhiệm về nghĩa vụ thuế trong trường hợp doanh nghiệp nộp thay.
3. Thực hiện thanh toán tiền thuê qua ngân hàng đối với các khoản từ 5 triệu đồng trở lên, đồng thời lưu giữ đầy đủ chứng từ thanh toán làm căn cứ đối chiếu sau này.
4. Thu thập, lưu trữ hóa đơn, chứng từ liên quan theo đúng quy định tại Điểm d khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC.
5. Trường hợp có nộp thuế thay cho cá nhân, cần giữ lại chứng từ nộp thuế để làm căn cứ tính vào chi phí được trừ theo Khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Việc tuân thủ đầy đủ các bước nêu trên giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán, đồng thời chủ động hơn trong việc giải trình với cơ quan thuế khi cần thiết, tránh phát sinh tranh chấp hay bị truy thu về sau.

Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.