Cơ sở pháp lý và bối cảnh ban hành
Công văn 20991/CHQ-GSQL do Cục Hải quan ban hành ngày 26 tháng 8 năm 2026 xác định quy trình kiểm soát hải quan đối với các tờ khai phi thuế quan. Văn bản này thực hiện các điều khoản trong Thông tư 121/2025/TT-BTC cũng như những sửa đổi, bổ sung mà Thông tư này đã thực hiện đối với Thông tư 38/2015/TT-BTC. Sự ra đời của công văn này xuất phát từ nhu cầu giải quyết các khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải khi khai báo và quản lý tờ khai hải quan, đặc biệt trong các hoạt động mua bán, gia công hoặc sắp xếp giao nhận giữa các doanh nghiệp chế xuất và các đơn vị kinh doanh khác.
Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Ministry of Finance of India · GODL-India
Nộp dung công văn và nguyên tắc xác nhận tự động
Công văn 20991/CHQ-GSQL hướng dẫn rằng từ ngày 09 tháng 9 năm 2026, Cục Hải quan triển khai chức năng hỗ trợ doanh nghiệp thông qua việc tự động xác nhận tờ khai xuất khẩu và nhập khẩu tại khu vực giám sát. Chức năng này áp dụng cho những tờ khai liên quan đến các giao dịch giữa doanh nghiệp chế xuất và doanh nghiệp nội địa, giữa hai hay nhiều doanh nghiệp chế xuất, cũng như giữa doanh nghiệp chế xuất và các chi nhánh của chúng trên toàn lãnh thổ. Mục đích của cơ chế này là rút ngắn thời gian xử lý hành chính và giảm thiểu sai sót trong khai báo, từ đó tăng hiệu suất hoạt động hải quan.
Doanh nghiệp phải khai báo thông tin quản lý nội bộ theo đúng hướng dẫn của Thông tư 121/2025/TT-BTC khi nộp tờ khai. Trong các trường hợp xuất khẩu, doanh nghiệp chế xuất ghi ký hiệu "#&XKPTQ" vào ô dành cho số quản lý nội bộ trên tờ khai xuất khẩu. Tương ứng, bên nhập khẩu (doanh nghiệp nội địa) phải ghi ký hiệu "#&NKPTQ#&" cùng với 11 ký tự đầu tiên của số tờ khai xuất khẩu của bên gửi hàng vào ô số quản lý nội bộ trên tờ khai nhập khẩu của mình.
Quy tắc đặc biệt đối với hoạt động gia công và giao nhận chỉ định
Đối với trường hợp doanh nghiệp chế xuất thực hiện các hợp đồng mua bán, gia công công nghệ hoặc cho thuê, cho mượn hàng hóa với đối tác nước ngoài, kèm theo sắp xếp giao hàng cho doanh nghiệp nội địa theo chỉ định, quy trình khai báo có nội dung khác biệt. Doanh nghiệp chế xuất Việt Nam ghi "#&XKTC" trên tờ khai xuất khẩu để chỉ định loại hình giao dịch này. Bên nhập khẩu (doanh nghiệp nội địa nhận hàng) lại ghi "#&NKTC#&" cùng với 11 ký tự đầu của số tờ khai xuất khẩu tương ứng vào tờ khai nhập khẩu của mình. Những ký tự này giúp hệ thống hải quan điện tử tự động xác định mối quan hệ giữa các tờ khai và thực hiện xác nhận mà không cần can thiệp thủ công từ cơ quan hải quan.
Quy trình thực hiện và yêu cầu tuân thủ
Quy trình áp dụng bao gồm các bước cơ bản. Trước tiên, doanh nghiệp phải chuẩn bị tất cả các hồ sơ tờ khai hải quan (form xuất khẩu hoặc nhập khẩu) theo các quy định hiện hành của ngành hải quan. Bước thứ hai là khai báo số quản lý nội bộ và các ký hiệu tương ứng đúng như hướng dẫn mà Công văn 20991/CHQ-GSQL và Thông tư 121/2025/TT-BTC quy định, không được bỏ sót hay khai báo không chính xác. Tiếp theo, tờ khai hoàn chỉnh được gửi vào hệ thống khai báo hải quan điện tử (ASYCUDA hay nền tảng tương đương). Sau khi tờ khai được lưu vào hệ thống, Cục Hải quan sẽ tự động kiểm tra tính hợp lệ của thông tin quản lý nội bộ và cấp phép xác nhận tại khu vực giám sát mà không yêu cầu doanh nghiệp cung cấp thêm tài liệu hay trình bày trực tiếp.
Doanh nghiệp phải đảm bảo tính chính xác của từng thông tin khai báo, vì sai sót có thể dẫn đến tờ khai không được hệ thống chấp nhận tự động và cần phải sửa đổi hoặc bổ sung. Thời hạn áp dụng quy định bắt đầu từ ngày 09 tháng 9 năm 2026 đối với tất cả các tờ khai hải quan mới đăng ký từ ngày này trở đi. Để đảm bảo quá trình xác nhận diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp nên chuẩn bị và quản lý đầy đủ hồ sơ liên quan, bao gồm hợp đồng thương mại, chứng thực xuất xứ, hóa đơn, và các giấy tờ chứng minh pháp lý khác liên quan đến từng lô hàng.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
