Căn cứ pháp lý
Ngày 03/9/2026, Cục Thuế tỉnh Vĩnh Long ban hành Công văn số 2991/VLO-QLDN1, giải đáp vướng mắc về việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với khoản chi trả thù lao cho cá nhân có giá trị dưới 05 triệu đồng mỗi lần.
Văn bản này được xây dựng trên cơ sở khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, quy định điều kiện để một khoản chi được ghi nhận là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Theo đó, ngoài các khoản chi không được trừ nêu tại Điều 10 của Nghị định này, một khoản chi chỉ được tính là chi phí hợp lý khi đồng thời đáp ứng ba điều kiện sau:
Thứ nhất, khoản chi phải thực tế phát sinh và gắn liền với hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Thứ hai, khoản chi phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
Thứ ba, đối với giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ hoặc các khoản thanh toán khác có giá trị theo từng lần từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Đáng lưu ý, điểm c1 khoản 1 Điều 9 nói trên còn quy định thêm một tình huống đặc thù: trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của cùng một người bán, mỗi lần dưới 05 triệu đồng nhưng phát sinh nhiều lần trong cùng một ngày và tổng giá trị cộng dồn đạt từ 05 triệu đồng trở lên, thì khoản chi này chỉ được tính vào chi phí được trừ nếu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Jaggery · CC BY-SA 2.0
Hướng dẫn của cơ quan thuế đối với khoản chi trả thù lao
Trả lời vướng mắc thực tế của một đơn vị trường học liên quan đến việc chi trả thù lao cho cá nhân, Cục Thuế tỉnh Vĩnh Long đã hướng dẫn cách vận dụng nguyên tắc nêu trên vào các tình huống chi trả cụ thể phát sinh trong hoạt động của đơn vị.
Nguyên tắc chung được cơ quan thuế khẳng định là: mọi khoản chi trả thù lao cho cá nhân, nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP như đã trình bày ở trên, đều được xác định là chi phí hợp lý và được trừ khi tính thuế TNDN của kỳ tính thuế tương ứng.
Phân biệt các tình huống chi trả cụ thể
Việc có bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hay không, trên thực tế, phụ thuộc vào việc khoản thù lao được chi cho một cá nhân hay nhiều cá nhân khác nhau, cũng như tổng giá trị chi trả trong ngày cho từng cá nhân đó.
Ở tình huống thứ nhất, khi đơn vị chi trả thù lao cho nhiều cá nhân khác nhau trong cùng một ngày mà mỗi cá nhân nhận dưới 05 triệu đồng cho mỗi lần chi, thì không đặt ra yêu cầu bắt buộc về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Khoản chi này vẫn được ghi nhận vào chi phí được trừ, với điều kiện có đầy đủ chứng từ chi hợp lệ theo quy định pháp luật, đồng thời mức chi và đối tượng chi được quy định cụ thể trong quy chế nội bộ hoặc hợp đồng của đơn vị.
Ở tình huống thứ hai, khi đơn vị chi trả thù lao cho một cá nhân duy nhất, mỗi lần chi dưới 05 triệu đồng nhưng thực hiện nhiều lần trong cùng một ngày khiến tổng số tiền chi cho cá nhân đó trong ngày đạt từ 05 triệu đồng trở lên, thì phải áp dụng quy định tại điểm c1 khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP: khoản chi chỉ được tính vào chi phí được trừ nếu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Như vậy, ranh giới quan trọng cần xác định là khoản chi phát sinh với một cá nhân hay với nhiều cá nhân khác nhau trong cùng ngày — đây chính là yếu tố quyết định đơn vị chi trả có phải thu thập chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hay không.
Trình tự thực hiện đối với đơn vị chi trả
Để bảo đảm khoản chi trả thù lao được ghi nhận đúng là chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN, đơn vị chi trả có thể thực hiện theo trình tự sau:
Bước một, rà soát, đối chiếu từng khoản chi trả thù lao với các điều kiện chung quy định tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, bảo đảm khoản chi thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động của đơn vị.
Bước hai, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ, hóa đơn (nếu có) làm căn cứ chứng minh khoản chi, đồng thời lưu giữ theo đúng thời hạn pháp luật quy định.
Bước ba, đối với khoản chi cho nhiều cá nhân khác nhau, mỗi lần dưới 05 triệu đồng trong cùng một ngày, đơn vị cần bảo đảm có chứng từ chi hợp lệ, đồng thời quy chế nội bộ hoặc hợp đồng đã quy định rõ mức chi và đối tượng được chi.
Bước bốn, đối với khoản chi cho một cá nhân có tổng giá trị trong ngày từ 05 triệu đồng trở lên, đơn vị bắt buộc thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản hoặc hình thức thanh toán không dùng tiền mặt khác theo quy định) và lưu giữ đầy đủ chứng từ tương ứng.
Bước năm, hạch toán khoản chi vào sổ sách kế toán và kê khai vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN theo đúng kỳ tính thuế phát sinh khoản chi.
Lưu ý khi áp dụng
Quy định về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, đặc biệt là ngưỡng giá trị và yêu cầu về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, có thể tiếp tục được điều chỉnh, bổ sung qua các văn bản hướng dẫn mới của cơ quan có thẩm quyền. Do đó, đơn vị chi trả cần chủ động cập nhật các nghị định, thông tư sửa đổi, bổ sung có liên quan để áp dụng chính xác, tránh trường hợp chi phí bị loại trừ khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.
Việc phân định rõ ràng giữa khoản chi cho một cá nhân và khoản chi cho nhiều cá nhân trong cùng một ngày, cùng với việc xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ chặt chẽ, là yếu tố then chốt giúp đơn vị chủ động kiểm soát rủi ro về thuế, hạn chế phát sinh tranh chấp không cần thiết với cơ quan quản lý thuế trong quá trình quyết toán.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
