Căn cứ pháp lý áp dụng
Nội dung hướng dẫn dưới đây được xây dựng dựa trên Công văn số 7533/TNI-QLDN2 do Cục Thuế tỉnh Tây Ninh ban hành ngày 25/8/2026, trả lời kiến nghị của doanh nghiệp liên quan đến việc xác định thời điểm phát hành hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) và tỷ giá quy đổi áp dụng đối với hàng hóa xuất khẩu. Các quy định pháp luật được viện dẫn làm cơ sở trả lời gồm:
- Khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn;
- Điểm c khoản 3 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử;
- Điểm c khoản 8 Phụ lục nội dung hóa đơn ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về đồng tiền ghi trên hóa đơn;
- Khoản 4 Điều 14 Nghị định 252/2026/NĐ-CP quy định về tỷ giá tính thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu;
- Khoản 9 Điều 1 Nghị định 167/2025/NĐ-CP quy định về tỷ giá giữa đồng Việt Nam với ngoại tệ;
- Khoản 6 Điều 12 Luật Quản lý thuế 2025 quy định về khai thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.
Đây là các văn bản hiện hành điều chỉnh trực tiếp hoạt động lập hóa đơn cũng như cách xác định tỷ giá tính thuế, nên doanh nghiệp có phát sinh hoạt động xuất khẩu cần nắm rõ để áp dụng thống nhất, hạn chế sai sót khi kê khai nghĩa vụ thuế.
Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Receipt_of_the_furrier_hans_Pflugmann_of · Public domain_
Bối cảnh ban hành công văn
Công văn 7533/TNI-QLDN2 được ban hành để phúc đáp văn bản số 2907/2026/CV-TLP ngày 29/7/2026 của một doanh nghiệp gửi đến cơ quan thuế, đề nghị được hướng dẫn cụ thể về hai nội dung: thời điểm được xác định là thời điểm lập hóa đơn GTGT đối với hàng xuất khẩu, và tỷ giá được sử dụng để quy đổi giá trị hàng xuất khẩu khi ghi nhận trên hóa đơn cũng như khi kê khai thuế.
Trên cơ sở rà soát các quy định nêu tại phần căn cứ pháp lý, cơ quan thuế đã có văn bản trả lời, làm rõ nguyên tắc áp dụng chung về thời điểm lập hóa đơn cũng như quy định riêng dành cho trường hợp hàng hóa xuất khẩu.
Nguyên tắc xác định thời điểm lập hóa đơn
Theo hướng dẫn tại công văn, về nguyên tắc, thời điểm lập hóa đơn GTGT được xác định là thời điểm quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa được chuyển giao cho bên mua. Yếu tố mang tính quyết định là hành vi chuyển giao hàng hóa, không phụ thuộc vào việc bên bán đã thu được tiền hàng hay chưa; nói cách khác, doanh nghiệp xuất khẩu vẫn phải lập hóa đơn đúng thời hạn dù chưa nhận được thanh toán từ đối tác.
Đối với riêng hàng hóa xuất khẩu, do gắn liền với thủ tục hải quan, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo mốc hàng hóa hoàn tất thủ tục thông quan. Cụ thể, doanh nghiệp phải hoàn thành việc lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc kế tiếp ngay sau ngày hàng hóa được thông quan. Quy định này thống nhất cách hiểu về mốc thời gian phát hành hóa đơn trong hoạt động xuất khẩu, đồng thời là căn cứ để cơ quan thuế đối chiếu mức độ tuân thủ của doanh nghiệp khi thực hiện nghĩa vụ khai thuế.
Nguyên tắc xác định tỷ giá quy đổi
Bên cạnh thời điểm lập hóa đơn, công văn cũng làm rõ tỷ giá áp dụng để quy đổi giá trị hàng hóa xuất khẩu. Theo hướng dẫn, đối với hàng hóa xuất khẩu, tỷ giá tính thuế được thực hiện theo quy định của pháp luật về hải quan. Cụ thể, tỷ giá được sử dụng là tỷ giá mua vào theo hình thức chuyển khoản của ngân hàng thương mại, được xác định tại thời điểm cuối ngày của ngày thứ năm thuộc tuần liền kề trước tuần phát sinh nghiệp vụ.
Mức tỷ giá này là căn cứ để doanh nghiệp thực hiện quy đổi, ghi nhận trên hóa đơn điện tử và sử dụng khi kê khai thuế GTGT cũng như thuế thu nhập doanh nghiệp đối với lô hàng xuất khẩu tương ứng. Việc áp dụng đúng loại tỷ giá và đúng thời điểm chốt tỷ giá có ý nghĩa quan trọng, bởi đây là dữ liệu đầu vào trực tiếp ảnh hưởng đến số liệu kê khai và nghĩa vụ thuế phải nộp.
Trình tự doanh nghiệp cần thực hiện
Căn cứ nội dung hướng dẫn nêu trên, doanh nghiệp có hoạt động xuất khẩu hàng hóa có thể thực hiện theo trình tự sau nhằm đảm bảo tuân thủ đúng quy định:
- Theo dõi sát tiến độ thông quan của lô hàng xuất khẩu để xác định chính xác ngày hàng hóa được thông quan — đây là mốc căn cứ để tính thời hạn lập hóa đơn.
- Lập hóa đơn điện tử chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo sau ngày thông quan, không chờ đến khi nhận được thanh toán từ đối tác nước ngoài.
- Xác định tỷ giá mua vào chuyển khoản của ngân hàng thương mại tại thời điểm cuối ngày thứ năm của tuần liền kề trước để quy đổi và thể hiện trên hóa đơn.
- Sử dụng số liệu đã quy đổi làm căn cứ kê khai thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp theo đúng kỳ tính thuế phát sinh nghĩa vụ.
Một số điểm doanh nghiệp cần lưu ý
Việc xác định sai thời điểm lập hóa đơn hoặc áp dụng sai tỷ giá quy đổi tiềm ẩn rủi ro về mặt thuế, bao gồm khả năng bị xử lý vi phạm hành chính hoặc phải điều chỉnh lại số liệu đã kê khai. Do đó, bộ phận kế toán, tài chính của doanh nghiệp xuất khẩu cần chủ động cập nhật tỷ giá do ngân hàng thương mại công bố đúng ngày, đúng thời điểm theo nguyên tắc đã nêu, tránh nhầm lẫn với tỷ giá tại chính thời điểm phát sinh giao dịch thanh toán.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến quá trình xuất khẩu như tờ khai hải quan, chứng từ vận chuyển, hợp đồng ngoại thương để làm căn cứ đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra về thời điểm lập hóa đơn cũng như tỷ giá đã áp dụng. Việc chuẩn bị hồ sơ minh bạch, đầy đủ ngay từ khâu xuất khẩu sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro phát sinh về sau, đồng thời bảo đảm quá trình kê khai và quyết toán thuế diễn ra thuận lợi, đúng quy định pháp luật.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
