Bối cảnh và căn cứ pháp lý
Ngày 14/5/2026, Cục Quản lý đất đai đã có Công văn số 1865/QLĐĐ-ĐĐĐKĐĐ nhằm giải đáp một kiến nghị được gửi qua hệ thống tiếp nhận, xử lý phản ánh kiến nghị về văn bản quy phạm pháp luật, xoay quanh vướng mắc trong việc xác định mốc thời gian bắt đầu sử dụng đất khi làm thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (thường gọi là sổ đỏ). Văn bản hướng dẫn được xây dựng dựa trên các quy định hiện hành của Luật Đất đai năm 2024 và Nghị định số 151/2025/NĐ-CP, hai văn bản nền tảng điều chỉnh trình tự, thủ tục đăng ký đất đai và cấp giấy chứng nhận hiện nay.
Minh họa: Đất đai & nhà ở — Ảnh: Oldgayracist · CC0
Cách xác định thời điểm sử dụng đất khi thửa đất có nhà ở
Với những trường hợp đang sử dụng đất thuộc diện được nêu tại Điều 138 Luật Đất đai, nếu trên thửa đất đó đã tồn tại nhà ở, thì việc xác định diện tích được công nhận là đất ở, cũng như mốc thời gian làm căn cứ tính tiền sử dụng đất phải nộp khi công nhận quyền sử dụng đất ở, không mặc nhiên lấy theo thời điểm nộp hồ sơ. Thay vào đó, cơ quan giải quyết sẽ căn cứ vào một trong hai thời điểm: lúc căn nhà được dựng lên, hoặc lúc người sử dụng đất bắt đầu sử dụng đất ổn định, liên tục vào một mục đích chính.
Để hình dung rõ hơn, có thể lấy ví dụ một hộ gia đình canh tác cây lâu năm trên thửa đất từ năm 1989, sau đó đến năm 2010 mới dựng nhà để ở. Trong tình huống này, khoản tiền sử dụng đất ở mà hộ gia đình phải nộp sẽ được tính theo một trong hai mốc: năm 1989 — thời điểm họ bắt đầu canh tác, sử dụng đất — hoặc năm 2010 — thời điểm ngôi nhà được xây dựng. Việc lựa chọn mốc nào phụ thuộc vào hồ sơ, chứng cứ cụ thể của từng trường hợp, không áp dụng một cách máy móc, cứng nhắc cho mọi tình huống tương tự.
Đất chưa có giấy chứng nhận nhưng không thuộc quỹ đất Nhà nước quản lý
Một nội dung đáng chú ý khác trong công văn liên quan đến những thửa đất hiện chưa được cấp Giấy chứng nhận, đồng thời cũng không có bất kỳ quyết định giao đất hay cho thuê đất nào của cơ quan nhà nước. Theo hướng dẫn, nếu diện tích đất này không nằm trong quỹ đất do Nhà nước đang quản lý, thì việc người dân sử dụng đất trong hoàn cảnh như vậy sẽ không bị coi là hành vi sử dụng đất sai mục đích theo quy định tại khoản 3 Điều 139 Luật Đất đai. Đây là điểm quan trọng giúp tháo gỡ vướng mắc cho không ít trường hợp đất đã sử dụng lâu năm nhưng thiếu giấy tờ pháp lý đầy đủ, tránh việc bị quy kết oan vào hành vi vi phạm.
Căn cứ xác định thời điểm sử dụng đất ổn định trong hồ sơ cấp Giấy chứng nhận
Cục Quản lý đất đai cũng làm rõ thêm cách xác định thời điểm bắt đầu sử dụng đất phục vụ cho thủ tục cấp Giấy chứng nhận, chia thành hai nhóm trường hợp:
- Nếu người sử dụng đất có một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất được liệt kê tại khoản 7 Điều 137 Luật Đất đai năm 2024, thì việc xác định đất đã được sử dụng ổn định sẽ thực hiện theo tiêu chí quy định tại khoản 38 Điều 3 của Luật Đất đai.
- Ngược lại, nếu không có các loại giấy tờ nêu trên, cơ quan có thẩm quyền sẽ phải xác minh nguồn gốc đất cũng như quá trình sử dụng đất ổn định thông qua các tài liệu khác có giá trị chứng minh, chẳng hạn: biên lai thu thuế qua các năm, biên bản hoặc quyết định xử phạt vi phạm hành chính (nếu có), bản án hay quyết định của Tòa án liên quan đến thửa đất, hóa đơn hoặc giấy tờ nộp tiền điện, nước sinh hoạt tại địa chỉ đó, cùng những giấy tờ khác có liên quan đến quá trình sử dụng đất trên thực tế.
Các bước thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận
Trên cơ sở hướng dẫn nêu trên, người dân khi làm thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có thể hình dung quy trình theo bốn bước cơ bản sau:
- Tập hợp đầy đủ hồ sơ, trong đó có các giấy tờ chứng minh nguồn gốc và quá trình sử dụng đất như đã nêu ở trên, nhất là trong trường hợp không có giấy tờ về quyền sử dụng đất theo luật định.
- Nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất, để được xác nhận về thời điểm bắt đầu sử dụng đất cũng như tình trạng sử dụng đất ổn định.
- Chờ cơ quan có thẩm quyền xem xét, đối chiếu hồ sơ và xác nhận việc sử dụng đất ổn định, không có tranh chấp, phù hợp với các căn cứ pháp lý nêu trên.
- Sau khi hồ sơ được chấp thuận, người sử dụng đất sẽ được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Một số điểm cần lưu ý
Trên thực tế, không phải hồ sơ nào cũng suôn sẻ. Rủi ro thường gặp nhất là người sử dụng đất không lưu giữ đủ giấy tờ để chứng minh nguồn gốc và quá trình sử dụng đất, khiến hồ sơ bị kéo dài hoặc không đủ điều kiện được công nhận. Bên cạnh đó, thời gian giải quyết hồ sơ trên thực tế có thể chênh lệch khá nhiều giữa các địa phương, tùy theo khối lượng công việc và cách tổ chức tiếp nhận của từng nơi.
Vì vậy, người dân nên chủ động lưu giữ và sắp xếp các loại giấy tờ liên quan ngay từ khi bắt đầu sử dụng đất, như biên lai nộp thuế, giấy tờ liên quan đến việc giao đất nếu có, hóa đơn tiền điện, nước, cùng các tài liệu khác có thể chứng minh quá trình sử dụng đất ổn định, liên tục. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ đầu sẽ giúp quá trình xét duyệt hồ sơ diễn ra thuận lợi hơn, đồng thời bảo vệ tốt hơn quyền lợi hợp pháp của chính người sử dụng đất khi thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
