Căn cứ pháp lý
Nội dung dưới đây được xây dựng trên nền các quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 (Luật số 59/2020/QH14), cụ thể là các điều khoản điều chỉnh thành phần hồ sơ, cách thức nộp hồ sơ, trình tự xử lý và những thông tin bắt buộc phải thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đây là văn bản gốc mà tổ chức, cá nhân muốn thành lập công ty tại Việt Nam cần đối chiếu trước khi chuẩn bị giấy tờ, nhằm tránh sai sót dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý.
Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Prime Minister's Office · GODL-India
Thành phần hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Căn cứ Điều 21 Luật Doanh nghiệp 2020, một bộ hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp cần có đầy đủ các loại giấy tờ sau:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu quy định.
- Điều lệ công ty, thể hiện các nội dung về tổ chức và hoạt động đã được các thành viên/cổ đông sáng lập thống nhất.
- Danh sách thành viên góp vốn (đối với loại hình có danh sách thành viên).
- Bản sao các loại giấy tờ pháp lý kèm theo, cụ thể:
- Nếu thành viên góp vốn hoặc người đại diện theo pháp luật là cá nhân: bản sao giấy tờ tùy thân hợp lệ của cá nhân đó.
- Nếu thành viên là một tổ chức: bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức, kèm văn bản cử người đại diện theo ủy quyền, đồng thời phải nộp thêm giấy tờ cá nhân của chính người được ủy quyền đại diện cho tổ chức đó. Riêng trường hợp thành viên là tổ chức có yếu tố nước ngoài, bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức bắt buộc phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi nộp.
- Nếu trong số thành viên góp vốn có nhà đầu tư nước ngoài, hồ sơ còn phải bổ sung Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư được cấp theo quy định của pháp luật về đầu tư.
Việc chuẩn bị thiếu bất kỳ loại giấy tờ nào nêu trên, hoặc bản sao không hợp lệ (ví dụ thiếu hợp pháp hóa lãnh sự đối với tổ chức nước ngoài), đều là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu bổ sung, sửa đổi.
Mã số doanh nghiệp trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Theo Điều 29 Luật Doanh nghiệp 2020, khi hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp sẽ được cấp một mã số doanh nghiệp — đây là một dãy số mang tính duy nhất, gắn liền với doanh nghiệp ngay từ thời điểm thành lập và được thể hiện trực tiếp trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Mã số này không trùng lặp với bất kỳ doanh nghiệp nào khác và không được cấp lại cho một chủ thể khác sau khi doanh nghiệp giải thể hay chấm dứt hoạt động.
Về mặt chức năng, mã số doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là số hiệu định danh mà còn được sử dụng xuyên suốt trong quá trình hoạt động: từ việc thực hiện các nghĩa vụ về thuế, tiến hành các thủ tục hành chính với cơ quan nhà nước, cho đến việc xác lập và thực hiện các quyền, nghĩa vụ khác của doanh nghiệp trong quan hệ pháp luật. Nói cách khác, đây chính là "định danh pháp lý" theo doanh nghiệp trong suốt vòng đời hoạt động.
Trình tự, cách thức nộp và xử lý hồ sơ
Người đứng ra thành lập doanh nghiệp, hoặc cá nhân/tổ chức được ủy quyền thay mặt thực hiện thủ tục, có thể lựa chọn một trong các cách thức nộp hồ sơ tới cơ quan đăng ký kinh doanh như sau:
- Nộp trực tiếp tại trụ sở cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền.
- Gửi hồ sơ thông qua dịch vụ bưu chính.
- Nộp trực tuyến qua hệ thống mạng thông tin điện tử.
Đối với phương thức nộp qua mạng, hồ sơ phải bao gồm đầy đủ các dữ liệu tương ứng theo quy định, được thể hiện dưới hình thức văn bản điện tử; loại hồ sơ này có giá trị pháp lý ngang bằng với hồ sơ giấy truyền thống, không bị xem là kém giá trị hơn. Người nộp hồ sơ điện tử có thể lựa chọn xác thực bằng chữ ký số hoặc thông qua tài khoản đăng ký kinh doanh đã được cấp trên hệ thống.
Sau khi tiếp nhận, cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ trong thời hạn 03 ngày làm việc. Nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện, cơ quan này sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Ngược lại, nếu hồ sơ còn thiếu sót hoặc chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh phải có văn bản thông báo cụ thể những nội dung cần sửa đổi, bổ sung để người nộp hồ sơ hoàn thiện lại. Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh từ chối cấp đăng ký, việc từ chối này cũng bắt buộc phải được thể hiện bằng văn bản và nêu rõ lý do, chứ không được từ chối bằng lời nói hay không có căn cứ.
Một số điểm cần lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ
Về nguyên tắc, tổ chức và cá nhân đều có quyền đứng ra thành lập và trực tiếp quản lý doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam. Tuy nhiên, quyền này không mang tính tuyệt đối cho mọi chủ thể — Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020 liệt kê một số nhóm đối tượng bị hạn chế hoặc không có quyền thành lập, quản lý doanh nghiệp (như cán bộ, công chức, viên chức theo quy định pháp luật chuyên ngành, hay một số trường hợp đặc thù khác). Vì vậy, trước khi tiến hành thủ tục, người dự định đứng tên thành lập nên tự rà soát xem mình có thuộc diện bị giới hạn quyền này hay không.
Bên cạnh đó, vì thời hạn xử lý hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh chỉ gói gọn trong 03 ngày làm việc, tính chính xác và đầy đủ của bộ hồ sơ ngay từ lần nộp đầu tiên đóng vai trò quyết định đến tiến độ thành lập doanh nghiệp. Một bộ hồ sơ bị thiếu giấy tờ, sai mẫu, hoặc bản sao chưa hợp lệ hóa (đối với yếu tố nước ngoài) sẽ khiến toàn bộ quy trình bị kéo dài thêm do phải chờ bổ sung, sửa đổi theo yêu cầu của cơ quan đăng ký kinh doanh. Do đó, việc kiểm tra kỹ từng loại giấy tờ theo đúng thành phần hồ sơ, xác định đúng phương thức nộp phù hợp và chuẩn bị sẵn phương án ký số/tài khoản đăng ký kinh doanh (nếu nộp online) là bước chuẩn bị cần thiết để quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi, đúng thời hạn luật định.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
