Cơ sở pháp lý điều chỉnh hành vi lập hai hệ thống sổ kế toán
Theo khoản 10 Điều 13 Luật Kế toán 2015, pháp luật nghiêm cấm tổ chức, cá nhân lập từ hai hệ thống sổ kế toán tài chính trở lên, cũng như công bố hoặc cung cấp ra bên ngoài các báo cáo tài chính có số liệu không thống nhất trong cùng một kỳ kế toán. Đây là quy định nền tảng, xác lập nguyên tắc mỗi đơn vị kế toán chỉ được ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên một hệ thống sổ sách duy nhất.
Song song đó, Nghị định 41/2018/NĐ-CP, tại khoản 4 Điều 9, ấn định khung xử phạt vi phạm hành chính áp dụng cho hành vi để tài sản, công nợ phải trả của đơn vị nằm ngoài hệ thống sổ kế toán chính thức — một biểu hiện thường gặp khi doanh nghiệp duy trì sổ sách "nội bộ" song song với sổ sách kê khai thuế.
Ở mức độ nghiêm trọng hơn, Điều 221 Bộ luật Hình sự 2015 (được sửa đổi, bổ sung năm 2017) quy định về Tội vi phạm quy định về kế toán gây hậu quả nghiêm trọng, làm cơ sở để truy cứu trách nhiệm hình sự khi hành vi vi phạm kế toán gây thiệt hại đủ lớn cho ngân sách nhà nước hoặc quyền lợi của tổ chức, cá nhân liên quan.
Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: USAID Vietnam · Public domain
Bản chất của việc lập hai hệ thống sổ sách kế toán
Trên thực tế, việc một doanh nghiệp vận hành song song hai bộ sổ kế toán — thường được gọi nôm na là "sổ nội bộ" và "sổ thuế" — là cách thức nhằm che giấu một phần doanh thu thực tế cũng như quy mô hoạt động sản xuất, kinh doanh trước cơ quan quản lý thuế. Bộ sổ dùng để kê khai với cơ quan thuế thường phản ánh số liệu thấp hơn thực tế phát sinh, trong khi bộ sổ còn lại mới ghi nhận đầy đủ các giao dịch.
Hệ quả trực tiếp của cách làm này là số thuế phải nộp được tính toán trên một nền doanh thu, lợi nhuận bị thu hẹp so với thực tế, dẫn đến hành vi trốn thuế. Đây cũng là lý do cơ quan thuế xếp việc lập hai sổ kế toán vào nhóm hành vi gian lận cần được nhận diện và ngăn chặn sớm, thay vì chỉ xử lý sau khi phát sinh hậu quả.
Theo hướng đó, Công văn 1902/CT-CĐS do Cục Thuế ban hành đã yêu cầu các đơn vị, bộ phận liên quan tăng cường rà soát, chấn chỉnh tình trạng doanh nghiệp lập hai sổ kế toán để gian lận thuế, đồng thời khẳng định lại nguyên tắc mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh của đơn vị phải được phản ánh thống nhất trên một hệ thống sổ kế toán duy nhất, không được tồn tại song song nhiều bộ số liệu khác nhau cho cùng một kỳ.
Chế tài áp dụng: từ xử phạt hành chính đến trách nhiệm hình sự
Về xử phạt hành chính, hành vi để tài sản, nợ phải trả ngoài sổ kế toán theo khoản 4 Điều 9 Nghị định 41/2018/NĐ-CP có thể bị phạt tiền trong khoảng 20 - 30 triệu đồng đối với cá nhân vi phạm. Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm, mức phạt tiền được áp dụng gấp hai lần mức phạt dành cho cá nhân theo nguyên tắc xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán.
Mức xử phạt hành chính nêu trên là chế tài áp dụng khi hành vi vi phạm chưa đến mức phải xử lý hình sự. Tuy nhiên, khi hành vi lập hai sổ kế toán gắn với mục đích trốn thuế và gây hậu quả nghiêm trọng — căn cứ theo Điều 221 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2017) — người vi phạm có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự về Tội vi phạm quy định về kế toán gây hậu quả nghiêm trọng. Khung hình phạt tù đối với tội danh này trải khá rộng, từ mức thấp nhất 01 năm cho đến mức cao nhất lên tới 20 năm tù, tùy thuộc vào tính chất, mức độ và hậu quả thiệt hại thực tế mà hành vi gây ra.
Việc pháp luật quy định đồng thời hai tầng chế tài — hành chính và hình sự — cho thấy mức độ nghiêm khắc trong xử lý hành vi lập hai hệ thống sổ kế toán, đặc biệt khi hành vi này không chỉ vi phạm nguyên tắc kế toán mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước.
Yêu cầu và quy trình doanh nghiệp cần thực hiện để tuân thủ
Để tránh rủi ro bị xử lý theo các quy định nêu trên, doanh nghiệp cần chủ động rà soát lại toàn bộ hệ thống ghi chép kế toán đang áp dụng, bảo đảm chỉ tồn tại một hệ thống sổ kế toán duy nhất được sử dụng để ghi nhận toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không phân biệt mục đích nội bộ hay mục đích kê khai thuế.
Phần mềm kế toán đang sử dụng cũng cần được rà soát để bảo đảm không cho phép vận hành song song nhiều bộ số liệu tài chính khác nhau cho cùng một kỳ kế toán — đây là một trong những điều kiện kỹ thuật quan trọng nhằm loại bỏ khả năng phát sinh hai hệ thống sổ sách trong thực tế vận hành.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên thực hiện kết nối đồng bộ giữa phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán và hệ thống hóa đơn điện tử, nhằm bảo đảm dữ liệu về doanh thu, giao dịch được truyền đầy đủ, kịp thời đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp, hạn chế tối đa độ trễ hoặc sai lệch số liệu giữa các khâu.
Một yêu cầu khác cần lưu ý là việc lập và gửi danh sách khách hàng đang sử dụng phần mềm kế toán của đơn vị cho cơ quan thuế theo đúng quy định hiện hành, thời hạn hoàn tất trước ngày 08/4/2026, đồng thời tiếp tục cập nhật định kỳ hằng tháng sau đó để cơ quan thuế nắm được tình hình sử dụng phần mềm một cách liên tục.
Một số lưu ý dành cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần ý thức rõ rằng rủi ro pháp lý từ việc duy trì hai hệ thống sổ kế toán không chỉ dừng lại ở khoản tiền phạt hành chính, mà còn có thể kéo theo trách nhiệm hình sự đối với cá nhân trực tiếp thực hiện hành vi vi phạm, tùy vào mức độ thiệt hại gây ra cho ngân sách nhà nước.
Về mặt hồ sơ, tài liệu, đơn vị kế toán nên chuẩn bị đầy đủ báo cáo tài chính, sổ kế toán đang sử dụng cùng danh sách khách hàng sử dụng phần mềm kế toán, sẵn sàng phục vụ công tác đối chiếu, kiểm tra khi cơ quan thuế có yêu cầu. Việc chủ động chuẩn hóa hệ thống sổ sách ngay từ đầu, thay vì chờ đến khi bị thanh tra, kiểm tra mới điều chỉnh, là cách tiếp cận giúp doanh nghiệp giảm thiểu đáng kể rủi ro bị xử phạt hành chính hoặc bị xem xét trách nhiệm hình sự về sau.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
