Cơ sở pháp lý
Vấn đề khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào trong trường hợp doanh nghiệp chi trả chi phí thông qua tài khoản ngân hàng cá nhân của người lao động được điều chỉnh bởi hai văn bản: Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng năm 2024, quy định các điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào, và Điều 26 Nghị định số 181/2025/NĐ-CP, hướng dẫn cụ thể về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt làm căn cứ để thực hiện việc khấu trừ nêu trên.
Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Donald Trung Quoc Don (Chữ Hán: 徵國單) - Wi · CC BY-SA 4.0
Điều kiện để khoản chi qua tài khoản cá nhân được chấp nhận khấu trừ
Theo quy định hiện hành, một khoản thuế GTGT đầu vào phát sinh từ việc mua hàng hóa, dịch vụ vẫn có thể được doanh nghiệp đưa vào kê khai khấu trừ dù tiền được chuyển đi từ tài khoản cá nhân, với điều kiện toàn bộ các yêu cầu dưới đây phải được đáp ứng đồng thời, không được thiếu bất kỳ yêu cầu nào.
Trước tiên, hàng hóa hoặc dịch vụ được mua vào bắt buộc phải gắn với hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc diện chịu thuế GTGT của chính doanh nghiệp; khoản chi phục vụ mục đích khác ngoài sản xuất, kinh doanh chịu thuế sẽ không đủ điều kiện khấu trừ.
Kế đến, doanh nghiệp phải nắm giữ hóa đơn GTGT hợp lệ của bên bán đối với hàng hóa, dịch vụ đã mua; trường hợp là hàng nhập khẩu thì thay bằng chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu, hoặc nếu là dịch vụ mua của tổ chức, cá nhân nước ngoài không hiện diện thương mại tại Việt Nam thì thay bằng chứng từ nộp thuế GTGT nộp thay cho phía nước ngoài.
Tiếp theo, với những giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ mà tổng giá trị thanh toán (đã gồm thuế GTGT) đạt từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp buộc phải có chứng từ thể hiện việc thanh toán không dùng tiền mặt thì khoản thuế mới được công nhận khấu trừ; giao dịch dưới mức này không bắt buộc phải có chứng từ không dùng tiền mặt.
Cuối cùng, đây là yêu cầu riêng áp dụng cho tình huống thanh toán bằng tài khoản cá nhân: người đứng ra trả tiền phải đang là người lao động của chính doanh nghiệp và được doanh nghiệp giao quyền thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt, việc giao quyền này phải căn cứ vào quy chế tài chính hoặc quy chế quản lý nội bộ mà doanh nghiệp đã ban hành. Sau khi người lao động dùng tiền cá nhân ứng trả cho bên bán, doanh nghiệp có trách nhiệm hoàn lại đầy đủ số tiền đó cho người lao động, và việc hoàn trả này cũng phải thực hiện bằng hình thức không dùng tiền mặt — tức chuyển khoản trở lại cho người lao động, chứ không phải trả bằng tiền mặt trực tiếp. Thiếu chứng từ hoàn trả qua tài khoản ở khâu này, chuỗi chứng từ sẽ không khép kín và khoản thuế đầu vào tương ứng có nguy cơ bị loại khỏi số được khấu trừ.
Trình tự thực hiện trên thực tế
Việc áp dụng cơ chế thanh toán qua tài khoản cá nhân để giữ quyền khấu trừ GTGT thường được doanh nghiệp triển khai theo bốn bước sau.
Bước một, bộ phận mua hàng hoặc bộ phận liên quan xác định cụ thể hàng hóa, dịch vụ cần mua phục vụ cho sản xuất, kinh doanh, đồng thời đánh giá xem giao dịch có buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt hay không dựa trên giá trị thanh toán.
Bước hai, doanh nghiệp ra văn bản hoặc căn cứ quy chế nội bộ đã có để giao cho một người lao động cụ thể thực hiện việc chuyển khoản thanh toán cho bên bán từ tài khoản cá nhân của người đó; văn bản giao quyền hoặc quy chế này nên nêu rõ phạm vi, hạn mức và trách nhiệm hoàn trả.
Bước ba, sau khi giao dịch hoàn tất, doanh nghiệp thu thập đầy đủ hóa đơn GTGT do bên bán xuất, sao kê hoặc chứng từ chuyển khoản từ tài khoản cá nhân của người lao động cho bên bán, và chứng từ chuyển khoản hoàn trả từ doanh nghiệp cho người lao động; toàn bộ các chứng từ này cần được đối chiếu khớp về số tiền, thời điểm và nội dung giao dịch trước khi lưu hồ sơ kế toán.
Bước bốn, trên cơ sở bộ hồ sơ, chứng từ nêu trên, doanh nghiệp thực hiện kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào vào kỳ tính thuế tương ứng theo quy định của pháp luật quản lý thuế.
Một số lưu ý khi áp dụng
Việc dùng tài khoản cá nhân của người lao động để thanh toán hộ doanh nghiệp tiềm ẩn rủi ro bị cơ quan thuế từ chối khấu trừ nếu một trong các điều kiện nêu trên không được đáp ứng đầy đủ, đặc biệt là khi thiếu văn bản ủy quyền hoặc quy chế nội bộ hợp lệ, hoặc khi dòng tiền hoàn trả từ doanh nghiệp cho người lao động không được thực hiện qua kênh không dùng tiền mặt, hoặc khi có sự chênh lệch giữa số tiền trên hóa đơn, số tiền người lao động đã chuyển và số tiền doanh nghiệp hoàn trả.
Việc kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào cũng phải tuân thủ đúng thời hạn mà pháp luật thuế hiện hành đã ấn định; doanh nghiệp không nên để chứng từ tồn đọng quá lâu mới tổng hợp kê khai, vì điều này vừa ảnh hưởng đến tiến độ kê khai, vừa làm tăng nguy cơ thất lạc chứng từ gốc.
Về mặt hồ sơ, doanh nghiệp nên chủ động xây dựng và ban hành quy chế tài chính hoặc quy chế chi tiêu nội bộ quy định rõ những trường hợp nào được phép thanh toán qua tài khoản cá nhân của người lao động, hạn mức áp dụng, quy trình đề nghị hoàn trả và bộ phận chịu trách nhiệm lưu trữ chứng từ. Đồng thời, mỗi hồ sơ giao dịch cần được lưu đầy đủ ba nhóm chứng từ nêu ở phần trình tự thực hiện — hóa đơn GTGT, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt từ người lao động cho bên bán, và chứng từ hoàn trả không dùng tiền mặt từ doanh nghiệp cho người lao động — để sẵn sàng đối chiếu khi cơ quan thuế có yêu cầu kiểm tra, thanh tra.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
