Giải đáp thắc mắc về các khoản chi phí không có hóa đơn

Cơ sở pháp lý

1. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 14/2008/QH12 ngày 03/6/2008, được sửa đổi, bổ sung nhiều lần, trong đó Điều 9 quy định về các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

2. Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 218/2013/NĐ-CP về thuế thu nhập doanh nghiệp, tại Điều 6 quy định chi tiết các khoản chi được trừ và không được trừ.

3. Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 78/2014/TT-BTC, trong đó bổ sung quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ.

4. Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 126/2020/NĐ-CP, trong đó quy định mẫu biểu kê khai thuế, gồm mẫu bảng kê chi phí có liên quan.

5. Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

6. Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn.

Nội dung chi tiết

Theo quy định tại Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp khi xác định thu nhập chịu thuế, với điều kiện khoản chi đó có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi thuộc diện bắt buộc thanh toán qua ngân hàng. Như vậy, hóa đơn, chứng từ hợp pháp là điều kiện tiên quyết để một khoản chi phí được tính vào chi phí được trừ.

Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Government of Egypt · Public domain

Đối với các khoản chi phí không có hóa đơn, chứng từ, nguyên tắc chung là không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp. Tuy nhiên, pháp luật ghi nhận một số ngoại lệ nhất định cho phép khoản chi không có hóa đơn vẫn được trừ nếu đáp ứng đủ điều kiện và thủ tục chứng minh theo quy định.

Trường hợp thứ nhất, doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh không có hóa đơn. Theo quy định, nếu cá nhân, hộ kinh doanh không phát hành hóa đơn thì doanh nghiệp vẫn được tính vào chi phí được trừ khi lập bảng kê theo mẫu quy định (bảng kê 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC) với đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán, tên hàng hóa dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, ngày mua và có chữ ký của người bán, đồng thời phải có chứng từ thanh toán phù hợp, trong đó các khoản chi từ ngưỡng quy định phải thanh toán qua ngân hàng hoặc qua các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt khác.

Trường hợp thứ hai, chi phí tổn thất do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn bất ngờ hoặc các rủi ro bất khả kháng khác không thể có hóa đơn, chứng từ. Khoản chi này có thể được tính vào chi phí được trừ nếu doanh nghiệp có hồ sơ, tài liệu chứng minh, gồm biên bản kiểm kê, biên bản xác định giá trị tổn thất và văn bản xác nhận của cơ quan chức năng có thẩm quyền về nguyên nhân tổn thất, cùng các chứng từ liên quan đến bồi thường, bảo hiểm nếu có.

Hậu quả khi chi phí không đủ chứng từ là khoản chi đó bị loại trừ khỏi chi phí được trừ, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp phải nộp bổ sung thuế, tiền chậm nộp; trường hợp kê khai khống chi phí còn bị ấn định thuế và xử phạt vi phạm hành chính về thuế theo Nghị định số 125/2020/NĐ-CP. Do đó, doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ chứng từ, ưu tiên thanh toán qua ngân hàng, lập bảng kê đúng mẫu và bảo đảm tính hợp pháp của toàn bộ hồ sơ chi phí.

Quy trình thực hiện

1. Rà soát toàn bộ các khoản chi phí phát sinh trong kỳ, phân loại theo từng nhóm: có hóa đơn, chứng từ; mua của cá nhân, hộ kinh doanh không có hóa đơn; tổn thất do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn bất ngờ.
2. Đối chiếu từng khoản chi với hóa đơn, chứng từ hợp pháp và chứng từ thanh toán; kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
3. Đối với khoản mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh không phát hành hóa đơn: lập bảng kê theo mẫu quy định (bảng kê 01/TNDN), ghi đầy đủ thông tin người bán, hàng hóa, dịch vụ, giá trị và yêu cầu người bán ký xác nhận.
4. Bảo đảm chứng từ thanh toán cho từng khoản chi: các khoản chi từ ngưỡng quy định phải thanh toán qua ngân hàng hoặc hình thức thanh toán không dùng tiền mặt khác và lưu giữ sao kê, ủy nhiệm chi, chứng từ điện tử tương ứng.
5. Lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng từ (hóa đơn, bảng kê, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, văn bản xác nhận của cơ quan chức năng đối với tổn thất) theo chế độ lưu trữ chứng từ kế toán.
6. Kê khai chi phí đúng quy định trên tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp và chuẩn bị hồ sơ giải trình, sẵn sàng xuất trình khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra tại trụ sở doanh nghiệp.

Lưu ý quan trọng

Chi phí không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp thường không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp; việc cố tình hạch toán các khoản chi không đủ chứng từ làm tăng rủi ro về thuế và bị truy thu, xử phạt.

Bảng kê 01/TNDN chỉ áp dụng cho trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh không phát hành hóa đơn theo quy định; không được dùng bảng kê để thay thế hóa đơn đối với các giao dịch bắt buộc phải có hóa đơn.

Thanh toán qua ngân hàng là điều kiện bắt buộc đối với nhiều khoản chi theo ngưỡng quy định; doanh nghiệp không đáp ứng được điều kiện này sẽ bị loại chi phí dù có hóa đơn, chứng từ hợp pháp.

Kê khai chi phí khống, chi phí không có thực bị xử lý nghiêm theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, thậm chí bị ấn định thuế và xử lý hình sự nếu hành vi đủ yếu tố cấu thành tội phạm; doanh nghiệp cần thận trọng khi hạch toán chi phí có yếu tố rủi ro.

Các văn bản pháp luật về thuế thường xuyên được sửa đổi, bổ sung; doanh nghiệp cần cập nhật các văn bản mới nhất liên quan đến hóa đơn, chứng từ và chi phí được trừ để áp dụng đúng, tránh căn cứ trên quy định đã hết hiệu lực hoặc đã thay đổi.

Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.