Giao dịch bán hàng trực tuyến, khi nào phải lập hóa đơn

Cơ sở pháp lý

1. Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 (quy định chung về nghĩa vụ kê khai, nộp thuế của người nộp thuế).

2. Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ — trong đó có Điều 9 về thời điểm lập hóa đơn và Điều 14 về nguyên tắc lập hóa đơn.

3. Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử.

4. Nghị định 85/2021/NĐ-CP của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định 52/2013/NĐ-CP về thương mại điện tử, trong đó có quy định về trách nhiệm cung cấp thông tin cho cơ quan thuế của thương nhân sở hữu sàn thương mại điện tử.

5. Nghị định 52/2013/NĐ-CP của Chính phủ về thương mại điện tử (khung pháp lý nền tảng, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 85/2021/NĐ-CP).

6. Nghị định 125/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.

Nội dung chi tiết

Nguyên tắc lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn để giao cho người mua, kể cả trường hợp người mua không yêu cầu lập hóa đơn và không lấy hóa đơn. Nghĩa vụ lập hóa đơn gắn với từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị lớn hay nhỏ, không phân biệt hình thức bán hàng là tại cửa hàng, qua điện thoại hay qua internet. Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu hoặc dùng để cho, biếu, tặng thì tùy trường hợp vẫn phải lập hóa đơn theo hướng dẫn của pháp luật về hóa đơn. Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị nhỏ, pháp luật về hóa đơn có hướng dẫn riêng, theo đó hàng hóa, dịch vụ có tổng giá trị thanh toán dưới 200.000 đồng cho mỗi lần bán có thể được lập chung một hóa đơn vào cuối ngày, trừ trường hợp người mua có yêu cầu lập hóa đơn cho từng lần bán. Từ ngưỡng 200.000 đồng trở lên cho mỗi lần bán, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện phải lập hóa đơn phải lập hóa đơn cho lần bán đó.

Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Public domain

Bán hàng trực tuyến cũng là hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Bán hàng qua website, qua sàn thương mại điện tử, qua mạng xã hội hoặc qua các ứng dụng bán hàng chỉ khác biệt ở phương thức tiếp cận khách hàng, còn bản chất là hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có phát sinh doanh thu. Vì vậy, doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng trực tuyến thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử thì phải lập hóa đơn điện tử cho từng giao dịch bán hàng theo quy định, kể cả khi người mua không lấy hóa đơn. Hóa đơn điện tử phải được lập theo định dạng chuẩn, có ký số hợp lệ và có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế tùy theo đăng ký của người bán. Việc bán hàng qua sàn thương mại điện tử hoặc mạng xã hội không làm thay đổi nghĩa vụ lập hóa đơn của người bán, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác về việc sàn thực hiện lập hóa đơn thay cho người bán theo thỏa thuận và được cơ quan thuế chấp thuận.

Thời điểm lập hóa đơn. Đối với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, cũng không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp người mua trả tiền trước hoặc ứng trước cho một phần hay toàn bộ giá trị hàng hóa, dịch vụ thì việc lập hóa đơn được thực hiện theo hướng dẫn áp dụng cho từng trường hợp cụ thể, phổ biến là lập hóa đơn khi thu tiền, trừ những trường hợp đặc thù được pháp luật về hóa đơn quy định riêng như bán bất động sản, bán hàng dự trữ quốc gia, hoạt động xây dựng, lắp đặt. Với bán hàng trực tuyến, thời điểm lập hóa đơn thường gắn với thời điểm đơn hàng được xác nhận chuyển giao hoặc thời điểm dịch vụ được cung cấp xong, nên doanh nghiệp cần cấu hình quy trình để hóa đơn được phát hành đúng thời điểm thay vì dồn vào cuối tháng.

Trách nhiệm của sàn thương mại điện tử. Thương nhân sở hữu sàn thương mại điện tử có trách nhiệm cung cấp thông tin cho cơ quan thuế theo quy định, bao gồm thông tin về tổ chức, cá nhân có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trên sàn và thông tin về doanh thu của các đối tượng này. Trách nhiệm cung cấp thông tin được quy định tại Nghị định 52/2013/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 85/2021/NĐ-CP) và được triển khai theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Từ dữ liệu do sàn cung cấp, cơ quan thuế đối chiếu với tình hình kê khai, nộp thuế và tình hình sử dụng hóa đơn của người bán để phát hiện các trường hợp có doanh thu nhưng không lập hóa đơn, không kê khai hoặc kê khai không đầy đủ.

Hậu quả khi không lập hóa đơn. Hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua theo quy định bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt tùy theo số lượng hóa đơn và tính chất, mức độ vi phạm. Ngoài xử phạt vi phạm hành chính, việc không lập hóa đơn còn dẫn đến rủi ro bị ấn định thuế, truy thu thuế, tính tiền chậm nộp tiền thuế đối với khoản doanh thu đã phát sinh nhưng không được kê khai. Với hoạt động bán hàng trực tuyến, dữ liệu đơn hàng, dữ liệu thanh toán và dữ liệu do sàn cung cấp là căn cứ để cơ quan thuế xác minh doanh thu, nên việc không lập hóa đơn dễ bị phát hiện và chịu chế tài.

Quy trình thực hiện

1. Xác định hoạt động bán hàng trực tuyến của mình có thuộc diện phải lập hóa đơn hay không: căn cứ vào loại chủ thể (doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh), ngành nghề, doanh thu và quy định hiện hành về hóa đơn, chứng từ.
2. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định: chuẩn bị hồ sơ đăng ký, gửi cơ quan thuế theo hình thức phù hợp, nhận thông báo chấp thuận và thực hiện các thủ tục kỹ thuật với tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
3. Lập hóa đơn điện tử ngay khi giao dịch được xác lập theo đúng thời điểm luật định: khi chuyển giao hàng hóa hoặc khi hoàn thành cung cấp dịch vụ, không chờ đến khi người mua yêu cầu hoặc đến kỳ quyết toán.
4. Truyền dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế: gửi dữ liệu hóa đơn điện tử theo đúng định dạng và thời hạn, nhận mã của cơ quan thuế nếu thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn có mã, đồng thời lưu trữ đầy đủ dữ liệu đã truyền.
5. Quản lý và lưu trữ hóa đơn: hệ thống hóa hóa đơn theo từng giao dịch, từng đơn hàng và từng kênh bán (website, sàn thương mại điện tử, mạng xã hội), lưu trữ theo thời hạn luật định và bảo đảm tra cứu được khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình.
6. Xử lý khi phát hiện sai sót: thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn đã lập theo hướng dẫn về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót, thông báo cho người mua và lưu đầy đủ chứng từ về việc điều chỉnh, thay thế.

Lưu ý quan trọng

Bán hàng online không được miễn nghĩa vụ lập hóa đơn. Bán hàng qua mạng vẫn là bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và vẫn phải lập hóa đơn cho người mua theo đúng nguyên tắc áp dụng cho bán hàng trực tiếp.

Không lập hóa đơn không chỉ dẫn đến bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn mà còn có thể bị truy thu thuế, tính tiền chậm nộp tiền thuế và ấn định thuế khi cơ quan thuế xác minh được doanh thu thực tế.

Hộ kinh doanh nhỏ, cá nhân kinh doanh có quy định riêng về việc lập hóa đơn gộp cuối ngày đối với các lần bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị nhỏ, nhưng vẫn phải lập hóa đơn khi người mua yêu cầu hoặc khi giá trị lần bán đạt ngưỡng phải lập hóa đơn. Cần đối chiếu quy định hiện hành và hướng dẫn của cơ quan thuế địa phương để áp dụng đúng.

Sàn thương mại điện tử có trách nhiệm cung cấp thông tin về người bán và doanh thu cho cơ quan thuế, nên việc bán hàng qua sàn không phải là cách để che giấu doanh thu hoặc trốn tránh nghĩa vụ thuế, hóa đơn.

Các văn bản pháp luật về hóa đơn, thuế và thương mại điện tử có thể được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế theo thời gian. Người nộp thuế cần cập nhật văn bản mới nhất còn hiệu lực trước khi áp dụng vào hoạt động kinh doanh thực tế.

Nội dung bài viết mang tính tham khảo chung, không thay thế ý kiến tư vấn pháp lý cho từng trường hợp cụ thể. Khi có vướng mắc về thời điểm lập hóa đơn, loại hóa đơn hoặc thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử, doanh nghiệp và hộ kinh doanh nên liên hệ trực tiếp cơ quan thuế quản lý để được hướng dẫn.

Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.