Căn cứ pháp lý và thời hạn nộp hồ sơ khai thuế
Theo khoản 1 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, đối với người nộp thuế thực hiện khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo kỳ tính thuế quý, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của Quý I/2026 chậm nhất là ngày 30/4/2026. Tuy nhiên, mốc thời gian này rơi vào chuỗi ngày nghỉ lễ 30/4 – 1/5 và tiếp nối bởi hai ngày nghỉ cuối tuần là 2/5 và 3/5/2026. Áp dụng nguyên tắc xác định thời hạn khi ngày cuối cùng trùng ngày nghỉ được quy định tại Điều 86 Thông tư 80/2021/TT-BTC, đồng thời đối chiếu với khoản 5 Điều 148 Bộ luật Dân sự 2015 về cách tính thời hạn dân sự khi ngày cuối cùng rơi vào ngày nghỉ, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế sẽ tự động lùi sang ngày làm việc liền kề sau đó. Như vậy, hạn chót thực tế để nộp tờ khai thuế GTGT và TNCN theo quý của Quý I/2026 được xác định là ngày 4/5/2026 (thứ Hai).
Quy định nêu trên áp dụng chung cho các tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp và hộ, cá nhân kinh doanh thuộc diện khai thuế theo quý. Việc nắm chính xác mốc thời gian này có ý nghĩa quan trọng vì đây là căn cứ để cơ quan thuế xác định hành vi chậm nộp hồ sơ khai thuế, làm phát sinh nghĩa vụ xử phạt vi phạm hành chính nếu nộp trễ mà không thuộc trường hợp được gia hạn.
Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Solomon203 · CC BY-SA 4.0
Phương thức nộp hồ sơ và các trường hợp được xem xét gia hạn
Về phương thức thực hiện, người nộp thuế được quyền nộp hồ sơ khai thuế bằng phương thức điện tử vào bất kỳ thời điểm nào trong ngày, tất cả các ngày trong tuần, kể cả những ngày nghỉ, ngày lễ, Tết, theo nội dung khoản 1 Điều 8 Thông tư 19/2021/TT-BTC. Đây là điểm thuận lợi giúp người nộp thuế chủ động sắp xếp thời gian hoàn thiện và gửi hồ sơ mà không bị giới hạn bởi giờ hành chính.
Bên cạnh đó, pháp luật cũng dự liệu các tình huống bất khả kháng khiến người nộp thuế không thể hoàn thành hồ sơ khai thuế Quý I/2026 đúng hạn, bao gồm: thiên tai, thảm họa, dịch bệnh, hỏa hoạn, tai nạn bất ngờ. Theo Điều 46 Luật Quản lý thuế 2019, để được gia hạn, người nộp thuế phải lập văn bản đề nghị gia hạn nộp hồ sơ khai thuế và gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi hết thời hạn nộp hồ sơ theo quy định. Văn bản đề nghị cần nêu rõ lý do phát sinh sự kiện bất khả kháng và phải có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc cơ quan Công an xã, phường nơi xảy ra sự việc được đề nghị gia hạn. Việc xác nhận này là điều kiện bắt buộc để cơ quan thuế có cơ sở xem xét, chấp thuận yêu cầu gia hạn.
Biểu mẫu khai thuế và cách xác định kỳ khai theo tháng, theo quý
Đối với nghĩa vụ khai thuế TNCN phát sinh từ khoản chi trả tiền lương, tiền công, tổ chức và cá nhân chi trả thu nhập sử dụng mẫu số 05/KK-TNCN, được ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC và đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 40/2025/TT-BTC. Mẫu tờ khai này áp dụng thống nhất cho mọi tổ chức, cá nhân có phát sinh chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công trong kỳ tính thuế theo tháng hoặc theo quý, không phân biệt việc tổ chức, cá nhân đó có thực hiện khấu trừ thuế TNCN hay không.
Về việc xác định kỳ khai thuế, tổ chức, cá nhân có tổng doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của năm liền kề trước đó vượt mức 50 tỷ đồng, hoặc tổ chức, cá nhân tự nguyện lựa chọn hình thức khai theo tháng, sẽ thực hiện khai thuế theo kỳ tháng. Ngược lại, tổ chức, cá nhân có tổng doanh thu của năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống sẽ thuộc diện khai thuế theo kỳ quý; quy định này áp dụng cả với những tổ chức, cá nhân trong kỳ không phát sinh doanh thu. Việc phân định đúng kỳ khai thuế có ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định thời hạn nộp hồ sơ tương ứng, nên tổ chức, cá nhân cần rà soát doanh thu của năm liền trước để áp dụng đúng kỳ khai.
Các bước thực hiện khai và nộp hồ sơ thuế
Để bảo đảm nộp hồ sơ khai thuế Quý I/2026 đúng quy định, tổ chức, cá nhân, hộ và cá nhân kinh doanh có thể thực hiện theo trình tự sau:
- Rà soát điều kiện doanh thu năm trước liền kề để xác định mình thuộc diện khai thuế theo quý, từ đó áp dụng đúng thời hạn nộp hồ sơ.
- Chuẩn bị hồ sơ khai thuế TNCN theo đúng biểu mẫu 05/KK-TNCN ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC, sửa đổi bởi Thông tư 40/2025/TT-BTC, cùng các phụ lục và số liệu về thuế GTGT phát sinh trong kỳ.
- Ghi nhớ thời hạn nộp hồ sơ chậm nhất là ngày 4/5/2026, do các ngày liền trước rơi vào kỳ nghỉ lễ và nghỉ cuối tuần.
- Nếu thuộc trường hợp bất khả kháng nêu tại Điều 46 Luật Quản lý thuế 2019, lập văn bản đề nghị gia hạn, xin xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Công an xã, phường, và gửi đến cơ quan thuế trước khi hết hạn nộp hồ sơ.
- Thực hiện nộp hồ sơ qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế theo phương thức 24/7 quy định tại khoản 1 Điều 8 Thông tư 19/2021/TT-BTC, hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý trong trường hợp cần thiết.
Một số điểm cần lưu ý
Việc nộp hồ sơ khai thuế đúng hạn có ý nghĩa quyết định trong việc tránh phát sinh các chế tài xử phạt về hành vi chậm nộp hồ sơ khai thuế theo quy định pháp luật về quản lý thuế. Tổ chức, cá nhân nên chủ động hoàn tất hồ sơ trước hạn chót 4/5/2026 thay vì chờ đến sát ngày, nhằm dự phòng rủi ro về kỹ thuật khi nộp hồ sơ điện tử.
Trường hợp có nhu cầu gia hạn do sự kiện bất khả kháng, tổ chức, cá nhân cần chuẩn bị đầy đủ văn bản đề nghị cùng tài liệu chứng minh và xác nhận của cơ quan có thẩm quyền tại địa phương nơi xảy ra sự việc, gửi trước khi hết thời hạn nộp hồ sơ theo quy định tại Điều 46 Luật Quản lý thuế 2019. Ngoài ra, tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công cần đối chiếu kỹ xem mình thuộc diện khai theo tháng hay theo quý dựa trên mức doanh thu 50 tỷ đồng của năm liền trước, để sử dụng đúng biểu mẫu và tuân thủ đúng thời hạn khai thuế tương ứng.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
