Hạn mức quà tặng 20/10 để được trừ trước khi tính thuế TNDN

Cơ sở pháp lý

1. Khoản 2.30 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định 218/2013/NĐ-CP về thuế thu nhập doanh nghiệp (sửa đổi, bổ sung bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC) quy định khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, với mức tổng chi không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế.

2. Khoản 4 Điều 1 Nghị định 91/2014/NĐ-CP của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 218/2013/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, trong đó nêu rõ các khoản chi mang tính phúc lợi trực tiếp cho người lao động như chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ cho con của người lao động...

3. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 14/2008/QH12 ngày 03/6/2008, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 32/2013/QH13 ngày 19/6/2013, quy định nguyên tắc xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

4. Nghị định 218/2013/NĐ-CP ngày 26/12/2013 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, làm căn cứ chung để doanh nghiệp xác định các khoản chi được trừ trong năm tính thuế.

Nội dung chi tiết

Khoản chi mua quà tặng cho người lao động nhân dịp Ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10 được xác định là khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động. Theo quy định tại Khoản 4 Điều 1 Nghị định 91/2014/NĐ-CP, các khoản chi mang tính phúc lợi trực tiếp cho người lao động bao gồm nhiều nhóm chi khác nhau, trong đó việc tổ chức chi quà tặng nhân dịp lễ, tết như 20/10 nằm trong phạm vi các khoản chi phúc lợi mà doanh nghiệp được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Wim accountants · CC BY-SA 4.0

Để khoản chi quà tặng 20/10 được tính vào chi phí được trừ, doanh nghiệp cần đáp ứng đủ các điều kiện sau: khoản chi là khoản thực chi phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; khoản chi có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định; và việc chi phúc lợi phải phù hợp với quy chế, quy định về chi phúc lợi mà doanh nghiệp đã ban hành. Việc xây dựng quy chế chi phúc lợi rõ ràng giúp doanh nghiệp chứng minh tính hợp lý của khoản chi khi cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra.

Giới hạn quan trọng nhất là tổng các khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động trong năm tính thuế không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp. Lương bình quân thực tế thực hiện được xác định dựa trên tổng số tiền lương thực tế doanh nghiệp trả cho người lao động trong năm chia cho số tháng thực tế thực hiện. Toàn bộ các khoản chi phúc lợi trong năm, bao gồm chi quà tặng 20/10, chi nghỉ mát, chi đám hiếu hỷ, chi hỗ trợ điều trị... đều được cộng dồn để so sánh với hạn mức này.

Phần chi phúc lợi vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, và doanh nghiệp phải loại khoản chi này ra khỏi chi phí hợp lý khi quyết toán thuế.

Việc xác định tổng chi phúc lợi và so sánh với hạn mức được thực hiện tại thời điểm quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp của năm tính thuế. Doanh nghiệp cần tập hợp đầy đủ chứng từ phát sinh trong cả năm, tránh tình trạng đến cuối năm mới phát hiện vượt hạn mức dẫn đến phải điều chỉnh và có thể bị truy thu cùng tiền chậm nộp.

Quy trình thực hiện

1. Lập quy chế chi phúc lợi của doanh nghiệp nếu chưa có, trong đó quy định rõ đối tượng, nguyên tắc và phạm vi các khoản chi mang tính phúc lợi trực tiếp cho người lao động.
2. Quy định cụ thể chính sách quà tặng nhân dịp các ngày lễ như Ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10 trong quy chế, bao gồm mức quà, đối tượng được nhận và căn cứ thực hiện chi.
3. Thực hiện chi quà tặng theo quy chế đã ban hành và thu thập đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp phát sinh từ việc mua quà tặng, bảo đảm tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp được thể hiện đúng trên chứng từ.
4. Tổng hợp toàn bộ các khoản chi phúc lợi phát sinh trong năm tính thuế, bao gồm chi quà tặng 20/10 và các khoản chi phúc lợi khác như nghỉ mát, đám hiếu hỷ, hỗ trợ điều trị, hỗ trợ cho con của người lao động.
5. So sánh tổng chi phúc lợi với 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế để xác định phần chi nằm trong hạn mức được trừ và phần chi vượt hạn mức phải loại trừ.
6. Kê khai đầy đủ khoản chi phúc lợi hợp lý vào chi phí được trừ khi lập hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, đồng thời lưu giữ quy chế chi phúc lợi và toàn bộ chứng từ liên quan để giải trình khi cần thiết.

Lưu ý quan trọng

Quà tặng mua cho người lao động nhưng không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, kể cả khi khoản chi nằm trong hạn mức cho phép.

Nếu tổng các khoản chi phúc lợi trong năm vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế, phần vượt hạn mức sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ và doanh nghiệp phải nộp thuế tính trên phần chi phí bị loại này cùng tiền chậm nộp nếu phát hiện sau khi quyết toán.

Quà tặng bằng hiện vật hoặc tiền cho người lao động nhân dịp 20/10 có thể được xác định là thu nhập của người lao động và phải tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân theo quy định, do đó doanh nghiệp cần xem xét nghĩa vụ khấu trừ, kê khai thuế thu nhập cá nhân tương ứng.

Doanh nghiệp cần xây dựng quy chế chi phúc lợi rõ ràng, chi tiết và áp dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp để tránh rủi ro bị cơ quan thuế loại trừ chi phí hoặc xử phạt vi phạm hành chính khi kiểm tra, thanh tra thuế.

Các quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp, đặc biệt là hạn mức chi phúc lợi, có thể được sửa đổi, bổ sung theo thời gian; doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật văn bản pháp luật hiện hành để áp dụng đúng quy định tại thời điểm phát sinh khoản chi.

Khi có vướng mắc về việc xác định hạn mức chi phúc lợi, cách tính lương bình quân hoặc điều kiện được trừ của từng khoản chi, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc chuyên gia tư vấn thuế trước khi thực hiện để bảo đảm tuân thủ đúng pháp luật.

Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.