Căn cứ pháp lý áp dụng
Việc lập hóa đơn, xử lý thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu, tặng trong năm 2026 được điều chỉnh bởi ba văn bản dưới luật sau: Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về việc lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ — áp dụng cho cả trường hợp biếu, tặng; Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định về thuế GTGT đầu vào đối với hàng hóa dùng để biếu, tặng, khuyến mại; và Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định về các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Eastern Telegraph Company Limited · Public domain
Doanh nghiệp có bắt buộc lập hóa đơn cho hàng biếu, tặng?
Câu trả lời là có. Căn cứ khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải được lập cho tất cả các giao dịch chuyển giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, không phân biệt việc có thu tiền của người nhận hay không. Nói cách khác, doanh nghiệp biếu, tặng hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng, đối tác hay nhân viên — dù không phát sinh dòng tiền thu về — vẫn thuộc phạm vi phải xuất hóa đơn theo đúng quy định, không được bỏ qua nghĩa vụ này chỉ vì giao dịch mang tính chất "cho không".
Đối với các đợt biếu, tặng diễn ra với tần suất cao, số lượng lớn (ví dụ chương trình tri ân khách hàng, quà tặng dịp lễ, Tết), pháp luật cho phép doanh nghiệp gộp thành một hóa đơn tổng hợp phát hành theo tháng hoặc theo quý thay vì xuất từng hóa đơn riêng lẻ cho từng lần giao hàng. Điều kiện đi kèm là doanh nghiệp phải lập và lưu giữ đầy đủ bảng kê chi tiết cùng hồ sơ chứng minh liên quan đến từng lần biếu, tặng nằm trong hóa đơn tổng hợp đó. Trường hợp bên nhận quà tặng có yêu cầu được cấp hóa đơn riêng cho giao dịch của mình, doanh nghiệp vẫn phải đáp ứng và lập hóa đơn theo từng giao dịch cụ thể thay vì gộp chung.
Xử lý thuế GTGT đầu vào của hàng hóa dùng để biếu, tặng
Theo khoản 7 Điều 23 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, thuế GTGT đầu vào phát sinh khi mua hàng hóa sau đó dùng để biếu, tặng không đương nhiên bị loại trừ khỏi quyền khấu trừ. Doanh nghiệp vẫn được khấu trừ số thuế GTGT đầu vào này nếu đáp ứng đồng thời hai điều kiện: một là doanh nghiệp đang kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; hai là giao dịch đáp ứng đầy đủ các điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định chung (hóa đơn hợp lệ, chứng từ thanh toán phù hợp...). Vì vậy, bộ phận kế toán cần rà soát hồ sơ mua vào của hàng biếu, tặng tương tự như hàng hóa phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường để không bỏ lỡ quyền khấu trừ hợp pháp.
Chi phí mua hàng biếu, tặng có được trừ khi tính thuế TNDN?
Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP cho phép tính khoản chi mua quà biếu, tặng vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, với điều kiện khoản chi này thỏa mãn đồng thời các yêu cầu sau: (i) khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; (ii) có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định; và (iii) đối với các giao dịch mua hàng có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Nếu thiếu bất kỳ điều kiện nào trong ba điều kiện trên, khoản chi tương ứng sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ, làm tăng thu nhập chịu thuế TNDN của doanh nghiệp.
Các bước triển khai trong thực tế
Để tuân thủ đầy đủ các quy định nêu trên, doanh nghiệp có thể thực hiện theo trình tự sau:
Thứ nhất, xác định rõ từng đợt biếu, tặng hàng hóa, dịch vụ và lập hóa đơn điện tử tương ứng ngay khi phát sinh giao dịch, theo đúng quy định về thời điểm lập hóa đơn.
Thứ hai, nếu lựa chọn phương án lập hóa đơn tổng hợp theo tháng hoặc quý, doanh nghiệp phải song song xây dựng và lưu giữ bảng kê chi tiết các lần biếu, tặng đã gộp vào hóa đơn đó, sẵn sàng cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu đối chiếu.
Thứ ba, bộ phận kế toán rà soát điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào của hàng hóa dùng để biếu, tặng và thực hiện kê khai khấu trừ nếu đủ điều kiện theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP.
Thứ tư, khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp tập hợp đầy đủ hóa đơn mua vào, chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan để xác định phần chi phí mua quà biếu, tặng được tính vào chi phí được trừ theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
Một số lưu ý về hồ sơ, chứng từ
Sai sót phổ biến khiến doanh nghiệp gặp rủi ro về thuế là bỏ sót việc xuất hóa đơn cho hàng biếu, tặng vì cho rằng không thu tiền thì không cần xuất hóa đơn, hoặc lập hóa đơn tổng hợp nhưng không lưu bảng kê chi tiết đi kèm. Để tránh rủi ro bị truy thu thuế, xuất toán chi phí hoặc xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, doanh nghiệp cần tổ chức lưu trữ đầy đủ, có hệ thống các tài liệu: hóa đơn điện tử (hoặc hóa đơn tổng hợp kèm bảng kê chi tiết), chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản mua từ 5 triệu đồng trở lên, cùng danh sách cụ thể hàng hóa, dịch vụ đã biếu, tặng (đối tượng nhận, thời điểm, giá trị). Theo quy định hiện hành, thời hạn lưu giữ các hồ sơ, chứng từ này là 5 năm kể từ thời điểm phát sinh giao dịch; doanh nghiệp cần bố trí lưu trữ tương ứng để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế khi cần thiết.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
