Hộ kinh doanh có thể sử dụng nhiều tài khoản ngân hàng nhận tiền từ các kênh bán hàng khác nhau

Cơ sở pháp lý

1. Luật các tổ chức tín dụng năm 2010, được sửa đổi, bổ sung nhiều lần (gần nhất là Luật số 14/2017/QH14) — quy định quyền và nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân khi mở và sử dụng tài khoản thanh toán tại ngân hàng;

2. Thông tư số 16/2020/TT-NHNN của Ngân hàng Nhà nước quy định về việc mở và sử dụng tài khoản thanh toán tại ngân hàng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài;

3. Luật Quản lý thuế năm 2019 — quy định nghĩa vụ kê khai, nộp thuế của hộ kinh doanh theo phương pháp khoán hoặc phương pháp kê khai;

4. Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp — quy định về đăng ký hộ kinh doanh tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện;

5. Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ — quy định hóa đơn, chứng từ đối với hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ, trong đó có yêu cầu về chứng từ thanh toán qua ngân hàng.

Nội dung chi tiết

Hộ kinh doanh có quyền mở tài khoản thanh toán theo pháp luật ngân hàng. Theo quy định, hộ kinh doanh (với tư cách chủ thể có đăng ký kinh doanh) cũng như cá nhân đều có thể mở một hoặc nhiều tài khoản thanh toán tại một hoặc nhiều ngân hàng khác nhau, miễn là đáp ứng đủ điều kiện và thủ tục do ngân hàng nơi mở tài khoản công bố. Việc pháp luật không giới hạn số lượng tài khoản tạo điều kiện cho hộ kinh doanh chủ động tổ chức dòng tiền theo nhu cầu thực tế của hoạt động bán hàng.

Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Ken Lund from Reno, Nevada, USA · CC BY-SA 2.0

Nhiều hộ kinh doanh lựa chọn sử dụng nhiều tài khoản ngân hàng để phân tách doanh thu theo từng kênh bán hàng, ví dụ một tài khoản nhận tiền từ cửa hàng truyền thống, một tài khoản cho kênh bán hàng online và một tài khoản cho các sàn thương mại điện tử. Việc tách bạch này giúp chủ hộ kinh doanh theo dõi dòng tiền rõ ràng hơn, dễ dàng xác định kênh nào hiệu quả, kênh nào cần điều chỉnh, đồng thời thuận tiện cho việc đối soát doanh thu với sổ sách và cơ quan thuế.

Một điểm đáng lưu ý là quy định về hóa đơn, chứng từ. Đối với các giao dịch có giá trị lớn, chứng từ thanh toán qua ngân hàng thường được sử dụng làm căn cứ để xác định chi phí được trừ khi tính thuế và để hợp thức hóa chứng từ bán hàng. Vì vậy, hộ kinh doanh nên bảo đảm tiền hàng được chuyển khoản đúng tài khoản đã khai báo và giữ lại chứng từ giao dịch, sao kê ngân hàng đầy đủ cho từng kênh bán hàng.

Bên cạnh đó, hộ kinh doanh có nghĩa vụ kê khai doanh thu đầy đủ cho cơ quan thuế. Doanh thu phát sinh từ mọi kênh bán hàng và mọi tài khoản ngân hàng đều thuộc doanh thu chịu thuế của hộ kinh doanh; việc dùng nhiều tài khoản không làm thay đổi nghĩa vụ thuế. Cơ quan thuế ngày càng đẩy mạnh cơ chế thu thập thông tin, đối chiếu dữ liệu giao dịch qua ngân hàng, do đó mọi khoản thu nhập không kê khai có thể bị phát hiện và xử lý theo quy định về quản lý thuế.

Cuối cùng, khi sử dụng nhiều tài khoản, hộ kinh doanh cần lưu ý các quy định về phòng, chống rửa tiền. Các giao dịch chuyển tiền lớn, giao dịch có dấu hiệu bất thường hoặc giao dịch chia nhỏ để né tránh kiểm soát có thể bị ngân hàng rà soát và báo cáo cho cơ quan chức năng theo quy định của Luật Phòng, chống rửa tiền. Vì vậy, chủ hộ kinh doanh nên sử dụng tài khoản minh bạch, đúng mục đích và lưu giữ hồ sơ, chứng từ giao dịch đầy đủ.

Quy trình thực hiện

1. Xác định nhu cầu: liệt kê các kênh bán hàng đang hoạt động hoặc dự kiến triển khai (cửa hàng, online, sàn thương mại điện tử) và số lượng tài khoản phù hợp để phân tách doanh thu cho từng kênh.
2. Lựa chọn ngân hàng và loại tài khoản: tham khảo các ngân hàng có chính sách phí, hạn mức giao dịch và tiện ích phù hợp với quy mô hoạt động của hộ kinh doanh, đồng thời lựa chọn tài khoản thanh toán cá nhân hoặc tài khoản đứng tên hộ kinh doanh theo quy định của từng ngân hàng.
3. Chuẩn bị giấy tờ: giấy đăng ký hộ kinh doanh, căn cước công dân hoặc chứng thực cá nhân hợp lệ của chủ hộ và người đại diện, cùng các giấy tờ khác theo yêu cầu của ngân hàng.
4. Mở tài khoản theo quy định của ngân hàng: đến quầy hoặc đăng ký qua kênh trực tuyến, điền thông tin, xác thực danh tính và ký thỏa thuận mở, sử dụng tài khoản theo mẫu của ngân hàng.
5. Liên kết các kênh bán hàng với tài khoản nhận tiền: đăng ký tài khoản nhận tiền với từng sàn thương mại điện tử, cổng thanh toán hoặc kênh bán online; cập nhật số tài khoản nhận tiền trên hóa đơn, hợp đồng và thông tin liên hệ với khách hàng.
6. Theo dõi, kê khai doanh thu và đối soát định kỳ: tổng hợp doanh thu từ mọi tài khoản, đối chiếu với sổ sách và sao kê ngân hàng, kê khai thuế đầy đủ theo kỳ và lưu trữ chứng từ để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế.

Lưu ý quan trọng

Việc mở nhiều tài khoản ngân hàng cho hộ kinh doanh là hợp pháp, nhưng chủ hộ cần khai báo đúng mục đích sử dụng khi đăng ký với ngân hàng, tránh sử dụng tài khoản vào mục đích khác với thỏa thuận đã ký.

Doanh thu phát sinh từ mọi tài khoản ngân hàng, mọi kênh bán hàng đều phải được kê khai đầy đủ với cơ quan thuế; việc dùng nhiều tài khoản không phải là căn cứ để giảm nghĩa vụ thuế và có thể dẫn đến xử phạt nếu kê khai thiếu doanh thu.

Các giao dịch bất thường như chuyển tiền với tần suất cao, giá trị lớn, chia nhỏ giao dịch hoặc có nguồn tiền không rõ ràng có thể bị ngân hàng rà soát và báo cáo theo quy định về phòng, chống rửa tiền.

Nên tách bạch tài khoản cá nhân và tài khoản phục vụ kinh doanh để việc quản lý dòng tiền, tính toán chi phí và kê khai thuế được rõ ràng, hạn chế rủi ro nhầm lẫn khi cơ quan thuế đối chiếu số liệu.

Chỉ sử dụng tài khoản đúng mục đích đã đăng ký, không cho người khác mượn tài khoản hoặc sử dụng tài khoản vào hoạt động trái pháp luật; khi có thay đổi thông tin, chủ hộ cần cập nhật kịp thời với ngân hàng.

Nội dung bài viết chỉ mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý chính thức. Khi gặp vướng mắc, hộ kinh doanh nên liên hệ trực tiếp với ngân hàng nơi mở tài khoản hoặc cơ quan thuế quản lý để được hướng dẫn cụ thể.

Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.