Cơ sở pháp lý
Vấn đề xuất hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh khi bán hàng trên sàn thương mại điện tử (TMĐT) được điều chỉnh bởi các văn bản sau:
- Thông tư số 32/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính, quy định về việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trên nền tảng TMĐT.
- Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 70/2025/NĐ-CP.
- Nghị định số 117/2025/NĐ-CP, quy định về khấu trừ thuế đối với hoạt động kinh doanh trên nền tảng TMĐT.
- Nghị định số 68/2026/NĐ-CP về thuế thu nhập cá nhân, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 141/2026/NĐ-CP.
Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Oscar Saunders · CC BY 3.0
Trường hợp hộ kinh doanh được miễn tự xuất hóa đơn
Không phải mọi giao dịch bán hàng qua sàn TMĐT đều buộc hộ kinh doanh phải tự xuất hóa đơn điện tử. Theo khoản 3 Điều 4 Thông tư 32/2025/TT-BTC, hộ kinh doanh có quyền ủy quyền cho tổ chức quản lý nền tảng TMĐT — tức đơn vị vận hành sàn — đứng ra lập hóa đơn điện tử thay cho mình.
Việc ủy quyền chỉ phát sinh hiệu lực, giúp hộ kinh doanh không phải tự xuất hóa đơn, khi hội đủ hai điều kiện: sàn TMĐT đồng ý nhận ủy quyền, và sàn đã thực hiện thông báo việc nhận ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử này tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Khi đó, chính tổ chức quản lý nền tảng TMĐT là bên chịu trách nhiệm khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay cho hộ kinh doanh đối với các đơn hàng phát sinh qua sàn.
Ngược lại, nếu sàn TMĐT từ chối nhận ủy quyền lập hóa đơn, hoặc hộ kinh doanh chưa hoàn tất thủ tục ủy quyền, hộ kinh doanh vẫn phải tự mình xuất hóa đơn điện tử cho từng giao dịch bán hàng phát sinh, theo nguyên tắc chung tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Nghĩa vụ kê khai, khấu trừ thuế và quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Song song với vấn đề hóa đơn, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trên nền tảng TMĐT còn phải lưu ý nghĩa vụ thuế theo Nghị định 117/2025/NĐ-CP và Nghị định 68/2026/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP.
Cụ thể, trường hợp sàn TMĐT không có chức năng đặt hàng trực tuyến kết hợp thanh toán trực tuyến, sàn sẽ không thực hiện khấu trừ thuế thay; khi đó hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có trách nhiệm tự kê khai và tự nộp thuế theo quy định.
Về quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo năm, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc một trong hai trường hợp sau đây sẽ phải thực hiện quyết toán: có tổng doanh thu trong năm trên 3 tỷ đồng; hoặc có tổng doanh thu trên 1 tỷ đồng đồng thời lựa chọn phương pháp tính thuế theo thu nhập tính thuế nhân với thuế suất.
Các bước hộ kinh doanh cần thực hiện
Để tuân thủ đúng quy định nêu trên, hộ kinh doanh bán hàng trên sàn TMĐT nên thực hiện theo trình tự sau:
Bước 1: Rà soát, xác định rõ mình đã thực hiện ủy quyền cho tổ chức quản lý nền tảng TMĐT lập hóa đơn điện tử hay chưa, đối với từng sàn đang bán hàng.
Bước 2: Nếu lựa chọn ủy quyền, phối hợp với sàn TMĐT để sàn thực hiện thủ tục thông báo việc nhận ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, theo đúng quy định tại Thông tư 32/2025/TT-BTC.
Bước 3: Trường hợp không ủy quyền, hoặc sàn TMĐT không có chức năng đặt hàng và thanh toán trực tuyến, hộ kinh doanh chủ động tự kê khai, tự xuất hóa đơn và tự nộp thuế theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và Nghị định 117/2025/NĐ-CP.
Bước 4: Theo dõi doanh thu phát sinh trong năm; nếu thuộc diện doanh thu từ 1 tỷ đồng trở lên và áp dụng phương pháp tính thuế theo thu nhập tính thuế nhân thuế suất, hoặc doanh thu trên 3 tỷ đồng, thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo năm, đúng thời hạn quy định tại Nghị định 68/2026/NĐ-CP và Nghị định 141/2026/NĐ-CP.
Những điểm cần lưu ý để tránh rủi ro
Việc bỏ sót hoặc thực hiện sai thủ tục ủy quyền lập hóa đơn, hay chậm trễ trong khâu thông báo với cơ quan thuế, có thể khiến hộ kinh doanh đối mặt với rủi ro bị truy thu thuế, xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, cũng như các vấn đề pháp lý phát sinh khác. Vì vậy, hộ kinh doanh cần chủ động nắm rõ tình trạng ủy quyền của mình đối với từng sàn TMĐT đang hợp tác bán hàng, tránh trường hợp cho rằng sàn đã xuất hóa đơn thay nhưng thực tế sàn chưa hoàn tất thủ tục thông báo với cơ quan thuế.
Các mốc thời hạn thông báo, kê khai và nộp thuế cần được tuân thủ nghiêm túc để phòng tránh bị xử phạt. Hộ kinh doanh nên chủ động lưu giữ đầy đủ các tài liệu liên quan, bao gồm văn bản, mẫu thông báo về việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử do sàn TMĐT gửi cơ quan thuế, cùng các chứng từ, sổ sách ghi nhận hoạt động kinh doanh của mình, để thuận tiện đối chiếu khi cơ quan thuế có yêu cầu.
Do mỗi sàn TMĐT có thể áp dụng chính sách khác nhau về việc nhận ủy quyền xuất hóa đơn, hộ kinh doanh nên thường xuyên cập nhật thông tin từ phía sàn, đồng thời đối chiếu với quy định pháp luật hiện hành để xác định chính xác nghĩa vụ của mình tại từng thời điểm. Điều này giúp tránh nhầm lẫn giữa trường hợp được miễn tự xuất hóa đơn nhờ đã ủy quyền hợp lệ, với trường hợp vẫn phải tự thực hiện đầy đủ nghĩa vụ về hóa đơn và thuế theo quy định chung.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
