Căn cứ pháp lý áp dụng
Ngày 29/6/2026, Ủy ban nhân dân tỉnh Gia Lai đã ban hành Quyết định số 104/2026/QĐ-UBND, quy định cụ thể trình tự và thủ tục hành chính trong lĩnh vực đất đai áp dụng trên địa bàn tỉnh. Riêng vấn đề hồ sơ đăng ký đất đai lần đầu được nêu tại Điều 24 của Quyết định này. Nội dung Điều 24 được xây dựng dựa trên các quy định nền tảng tại Điều 137, Điều 148 và Điều 149 của Luật Đất đai (Luật số 31/2024/QH15), đồng thời viện dẫn Nghị định số 101/2024/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Đất đai — văn bản này đã được điều chỉnh, bổ sung một số nội dung bởi Nghị định số 49/2026/NĐ-CP. Đây chính là khung pháp lý mà người dân, tổ chức tại Gia Lai cần đối chiếu khi chuẩn bị hồ sơ xin đăng ký đất đai lần đầu.
Về bản chất, đăng ký đất đai lần đầu là thủ tục nhằm xác lập quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất cho người đang sử dụng đất nhưng chưa được Nhà nước công nhận thông qua Giấy chứng nhận. Quyết định 104/2026/QĐ-UBND phân chia thành phần hồ sơ theo hai nhóm chủ thể khác nhau: hộ gia đình, cá nhân và tổ chức, do tính chất giấy tờ chứng minh nguồn gốc sử dụng đất của mỗi nhóm không giống nhau.
Minh họa: Đất đai & nhà ở — Ảnh: USDAgov · Public domain
Thành phần hồ sơ đối với hộ gia đình, cá nhân
Với nhóm hộ gia đình, cá nhân xin đăng ký đất đai lần đầu tại Gia Lai, hồ sơ trước hết phải có đơn đăng ký đất đai và tài sản gắn liền với đất, lập theo Mẫu số 15 ban hành kèm Quyết định 104/2026/QĐ-UBND.
Kèm theo đơn, người sử dụng đất cần cung cấp một trong các loại giấy tờ được liệt kê tại Điều 137, khoản 1 và khoản 5 Điều 148, khoản 1 và khoản 5 Điều 149 Luật số 31/2024/QH15 — đây là những căn cứ chứng minh quyền sử dụng đất hợp pháp. Nếu trên đất có nhà ở hoặc công trình xây dựng, hồ sơ cần bổ sung sơ đồ thể hiện hiện trạng nhà, công trình đó.
Ngoài ra, tuỳ từng trường hợp cụ thể, hồ sơ còn có thể bao gồm:
- Giấy tờ chứng minh việc nhận thừa kế quyền sử dụng đất, được xác lập theo quy định của pháp luật dân sự, nếu thửa đất có nguồn gốc từ thừa kế.
- Giấy tờ liên quan đến việc được giao đất không đúng thẩm quyền trước đây, hoặc các tài liệu về việc mua, nhận thanh lý, hóa giá, phân phối nhà ở thuộc sở hữu nhà nước, nếu thuộc trường hợp này.
- Các chứng từ thể hiện đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính về đất đai, hoặc giấy tờ xác nhận được miễn, giảm nghĩa vụ tài chính, nếu có.
- Hồ sơ thiết kế công trình xây dựng đã qua thẩm định, hoặc văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu công trình, đối với trường hợp có công trình xây dựng trên đất.
- Văn bản xác nhận của cơ quan quản lý xây dựng cấp huyện về việc nhà ở, công trình xây dựng đủ điều kiện tồn tại trên thực địa, nếu có.
Những giấy tờ "nếu có" nêu trên không bắt buộc với mọi hồ sơ, mà chỉ áp dụng khi thửa đất, tài sản gắn liền với đất rơi vào tình huống tương ứng, chẳng hạn đất được giao không đúng thẩm quyền, nhà ở mua hóa giá, hoặc công trình xây dựng cần xác nhận đủ điều kiện tồn tại.
Thành phần hồ sơ đối với tổ chức
Đối với tổ chức đăng ký đất đai lần đầu, thành phần hồ sơ về cơ bản có kết cấu tương tự nhưng căn cứ pháp lý dẫn chiếu khác đi một phần. Cụ thể, tổ chức cũng phải nộp đơn đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 15 kèm Quyết định 104/2026/QĐ-UBND.
Về giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất, tổ chức cần có một trong các loại giấy tờ quy định tại Điều 137, khoản 4 và khoản 5 Điều 148, khoản 4 và khoản 5 Điều 149 Luật số 31/2024/QH15, nếu có.
Trường hợp bên nhận thừa kế quyền sử dụng đất là người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài, hồ sơ cần bổ sung giấy tờ chứng minh việc nhận thừa kế, được xác lập theo quy định của pháp luật dân sự. Bên cạnh đó, hồ sơ có thể kèm theo sơ đồ hoặc các tài liệu liên quan khác nếu phát sinh trên thực tế.
Trình tự thực hiện thủ tục đăng ký
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ thành phần hồ sơ như trên, người sử dụng đất hoặc tổ chức tiến hành các bước sau:
- Rà soát, tập hợp đầy đủ giấy tờ theo đúng nhóm đối tượng của mình, hộ gia đình, cá nhân hoặc tổ chức, như đã trình bày ở phần trên.
- Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận thủ tục đất đai trên địa bàn tỉnh Gia Lai, theo quy định của Quyết định 104/2026/QĐ-UBND.
- Theo dõi tiến độ xử lý và phối hợp bổ sung, giải trình thông tin nếu cơ quan tiếp nhận có yêu cầu trong quá trình thẩm tra, xác minh hồ sơ.
- Nhận kết quả là Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, nếu hồ sơ được chấp thuận và đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định.
Một số lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ
Trên thực tế, nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ đăng ký đất đai lần đầu bị trả lại hoặc kéo dài thời gian giải quyết thường xuất phát từ việc hồ sơ thiếu giấy tờ, giấy tờ không còn phù hợp với hiện trạng sử dụng đất, hoặc chưa đáp ứng đúng điều kiện mà Điều 137, Điều 148, Điều 149 Luật số 31/2024/QH15 cùng Nghị định số 101/2024/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 49/2026/NĐ-CP, đặt ra.
Vì vậy, trước khi nộp hồ sơ, người sử dụng đất nên đối chiếu kỹ từng loại giấy tờ mình đang có với danh mục giấy tờ hợp lệ theo quy định, đồng thời xác định rõ mình thuộc trường hợp nào, chẳng hạn có nguồn gốc thừa kế, được giao đất không đúng thẩm quyền, mua hóa giá nhà ở, hay đã có công trình xây dựng trên đất, để chuẩn bị đúng và đủ tài liệu bổ sung tương ứng. Đồng thời, cần lưu ý các mốc thời gian, thời hạn nộp hồ sơ theo quy định của Quyết định 104/2026/QĐ-UBND và pháp luật đất đai hiện hành, nhằm tránh tình trạng chậm trễ ảnh hưởng đến quyền lợi của mình trong quá trình được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
