Cơ sở pháp lý
- Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử lập sai.
Nội dung chi tiết
Theo khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn đã được cấp mã của cơ quan thuế và hóa đơn không có mã nhưng đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế), người bán cần thực hiện các bước xử lý như sau:
(1) Nếu sai sót chỉ liên quan đến các nội dung như tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ, hoặc các nội dung khác mà không sai về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa, người bán chỉ cần thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không cần lập lại hóa đơn. Đồng thời, người bán phải thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
(2) Nếu hóa đơn điện tử đã lập sai các nội dung như mã số thuế, tên hàng hóa, hàng hóa ghi không đúng quy cách, chất lượng, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác, người bán có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử:
- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai, với dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
- Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn lập sai, với dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Người bán phải ký số trên hóa đơn điện tử mới và gửi cho người mua (đối với hóa đơn không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cho cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn mới (đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế).
Nếu trong tháng, người bán đã lập sai nhiều hóa đơn cho cùng một người mua với thông tin giống nhau, người bán có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn đã lập sai và đính kèm bảng kê các hóa đơn sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn, nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai. Nếu người mua là cá nhân, người bán cần thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của mình (nếu có). Người bán phải lưu giữ văn bản thỏa thuận và xuất trình khi có yêu cầu từ cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Người bán không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận trong một số trường hợp cụ thể như chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định hoặc hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử.
Trường hợp hóa đơn điện tử lập sai là hóa đơn từ máy tính tiền hoặc hóa đơn bán hàng hóa thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, người bán lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai. Đối với ngành hàng không, hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển không cần thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... ngày... tháng... năm”.
Nếu hóa đơn điện tử đã lập sai và người bán đã gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử, người bán chỉ cần gửi thông tin điều chỉnh, thay thế trực tiếp trên Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử của các kỳ tiếp theo mà không cần gửi thông báo hóa đơn đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Trong trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử tại Bảng tổng hợp dữ liệu đã gửi cơ quan thuế thiếu hoặc sai, người bán cần gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung.
Quy trình thực hiện
- Người bán phát hiện hóa đơn điện tử lập sai.
- Xác định loại sai sót và thực hiện thông báo cho người mua.
- Thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử theo quy định.
- Gửi thông báo cho cơ quan thuế (nếu cần) và lưu giữ các tài liệu liên quan.
Lưu ý quan trọng
Cần chú ý đến các rủi ro liên quan đến việc lập hóa đơn sai, thời hạn thông báo và điều chỉnh hóa đơn. Người bán cần chuẩn bị đầy đủ tài liệu, bao gồm văn bản thỏa thuận (nếu có) và các mẫu biểu theo quy định để tránh vi phạm pháp luật về thuế.
Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Solomon203 · CC BY-SA 4.0
Lưu ý quan trọng: Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
